大数据时代下档案管理的价值提升

白如冰

摘 要：在当前时代发展的背景下，我国科学技术水平呈现出不断发展的趋势，可以说互联网技术的应用已经无所不在，档案管理是社会发展中的一项重要工作，传统的档案管理方式显然已经不能满足现代社会的发展要求了，因此必须要进一步完善档案管理的工作内容，使其价值得到最大化的体现，在大数据时代的发展过程中，档案的电子化趋势可以让档案的查阅工作变得更加便捷，所以电子化的档案是今后的重要方式。通过对档案的管理可以发现，在电子化的档案管理中，其自身的价值得到了显著的提升，因此本文重点对这方面的内容展开了论述，希望可以在今后对档案进行更加有效的管理。

关键词：大数据时代；档案管理；价值提升

立足科技飞速发展的今天，互联网技术不断完善，对新时期档案管理有效性影响巨大。基于大数据环境，档案管理的突出特点是电子化与数字化，突显信息技术的应用价值。依赖网络化的管理，为使用者提供更加便捷的服务，管理成果突出。面对档案管理数据化的趋势，要重视应用全新的网络化技术结构，强化档案信息的科学管理，为档案价值的体现创造更加有力的条件。

1 “大数据”的概念

互联网技术的不断发展以及“云时代”的到来，大数据也逐渐进入了大众的视野。对于什么是“大数据”，学术界众说纷纭。但究其本质，“大数据”是在信息爆炸时代背景下的巨量资料、海量信息，是无法通过目前的主流软件工具的归纳整理而获取有效内容的信息资产。其具备的特征有：一是庞大的数据量，从TB级别到PB级别。二是繁杂的数据类型，从文字、图片到音频、视频等。三是较低的价值密度，海量的数据信息使其具备真正价值的信息有限。四是高效的处理速度，这也是“大数据”有别于传统数据的一大显著特征。

2 基于大数据时代对档案管理信息化价值的阐述

2.1 大数据时代档案管理面临的新变化

大数据时代使档案管理面临新的环境。首先，传统纸质档案已显滞后性。鉴于此，档案管理理论急需调整与改变，突破传统束缚。其次，信息数据服务得到全面发展。数据时代的档案管理更加趋于多元化与社会化，开放程度增强，网络化成为档案信息服务的新趋势。最后，档案管理手段发生变化。将档案管理中涉及的信息收集、储存以及整合任务全部集中在数字化环境中完成。

2.2 档案管理信息化是适应时代发展的必然要求

随着时代的进步，科技影响力遍及各个领域，档案管理面临新的要求，在开放性与资源共享性方面的需求日益增强。为了更好地适应这一发展趋势，档案管理需要重视构建更加开放的管理系统，紧跟时代发展节奏，积极完善，切实提升档案管理工作效率。

2.3 档案管理信息化为决策者提供更加可靠和全面的信息支持

立足档案管理本质进行分析，档案代表的是资源的集合，是对社会各个领域发展状况的详细记录。对行业发展而言，任何决策的制定都离不开大量信息数据的支持和佐证，只有保证信息的准确性与全面性，才能形成准确的判断，避免决策失误，保证决策与时代发展的契合性。立足海量信息资源，构建多元化方案，在分析对比之后，进行择优选择，增强决策的科学性。随着电子化档案在各行各业中的普及，使用者能够以更加快捷的方式进行档案的查找与使用，档案服务更具有针对性，信息可靠性增强，为决策的制定提供更加有力的信息支持。

3 大数据时代档案管理的价值提升

3.1 加快档案信息化标准规范的制定

对于档案信息化建设来说，标准规范是最基本的要求。但是在目前，一些企业的档案信息化管理还存在标准不明确现象，甚至对有些管理方面都没有制定相应的标准。所以相关的档案行政管理部门需要对一些企业的档案信息化标准进行规范，建立相关的档案信息化管理工作制度和体系。对所有信息化管理都坚持规范性原则，使得电子文档可以正确地归档，对数字化档案的工作程序进行有序化和规范化执行，避免出现重复建设的现象等，进一步加强档案信息化建设的有章可循和有法可依原则，保证档案信息化建设工作高效进行。

3.2 提高档案管理人员的素质

在企业当中，档案信息化是一项要求技术性非常强的工作，档案信息化建设的关键是对人才的建设。因此企业的档案部门，在适应档案信息化建设的要求时，还需要对档案管理的工作人员进行相关的技术培训和指导，打造出一支业务技能强信息化技术能力强的复合型人才。除此之外，还需要注意企业的目的是利润最大化，企业必须考虑的问题就是人力资源成本，所以对于要求信息技术方面的高素质人才进入档案管理部门是不行的，企业的档案管理部门需要转变档案管理工作的思路，并且积极主动和企业的信息部门进行相互合作，将相关网络以及服务器维护的工作交由信息管理部门负责，这样就可以有效解决档案管理部门的信息技术人才问题。

3.3 突破传统档案管理思维的束缚，树立全新的档案管理理念

在传统档案管理工作中，焦点放在小数据管理中。发展到大数据时代，更加关注档案数据的多元化与完整性。因此，要从观念上对新时期的档案管理进行思考。档案数据的价值在于使用，并不局限在档案本身，也就是说，在重视原始档案数据收集整理的同时，还要对其潜在价值进行挖掘。大数据之所以得到推广，根本原因是有助于数据库价值的挖掘与应用。鉴于此，档案管理人员要适应新时期档案管理实践，树立主动服务思想，重视挖掘数据信息背后的价值，有效发挥档案信息对决策的指导性作用。另外，要增强对大数据的再认识，构建关联性思维，善于掌握数据之间的关系，实现数据管理由粗放型向精细型的转化，在数据的作用下，为各行各业的发展提供可靠性数据，增强预测能力，促使其向着智慧方向发展。具体讲，要明确档案管理发展现状，对管理中存在的问题和不足端正认识，严格控制档案开发、管理等环节，为构建数字化的档案管理模式创造有利条件。

3.4 加强风险排查，保障信息安全

網络风险具有隐蔽性高、破坏力大等特征，必须加强对风险的排查，保障信息安全。档案管理界必须定期对防护系统进行升级，时刻关注网络安全动向，做到以预防为主要任务。同时，也要制定详细完备的应急预案，如果发生意外，可以迅速启动应急预案，将损失降到最低。

3.5 推动档案管理信息化与行业信息化的全面融合

鉴于大数据的深远影响，档案信息化建设需要重视专业机构的组建。信息化的档案极具多元化特点，为了保证整体建设的顺利进行，档案管理者要给予正确的指导和支持，强化协作，部门间积极交流合作。也就是说，档案管理工作的开展需要与行业整体信息化发展相融合，成为这一领域信息化总体规划的一部分。只有加强档案信息化建设，才能实现档案信息化与行业发展的积极融合，有效发挥档案资源的价值，为整个行业决策的制定提供有力的技术支持。例如，立足企业发展，档案信息对企业经营管理意义重大，能够在研发阶段、经营领域以及管理中发挥效能。只有对档案进行高效开发与应用，才能为企业收益的获取提供巨大支持。

4 结语

随着大数据时代的技术不断完善和发展，档案管理的工作也在不断地提高，相信在不久的未来，档案管理在大数据的发展下会取得更大的突破，档案信息也会在大数据的发展下得到充分的利用和开发。

参考文献

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[2]苏继红.大数据时代背景下的档案管理解析[J].城市建设理论研究 （ 电子版 ），2017（13）：273-274.

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