浅谈企业涉密档案的管理工作

王晓雷

摘 要：随着档案保存形式的多样化，涉密档案的管理工作也随之更加复杂。而本文将就“如何在企业中做好涉密档案管理工作”这一问题进行论述。

对于企业档案馆来说，其管理、保存的涉密档案往往关乎着企业利益乃至国家安全。在档案数字化不断普及的今天，涉密档案的形式也越来越多样化、复杂化，涉密档案的泄密渠道也随之不断增加。因此，在当前的形势下管理好涉密档案，是企业档案管理人员的一项重要任务。

1 制定完善的涉密档案管理制度

要做好涉密档案的管理工作，先要制定出符合企业自身情况的管理制度。企业可根据《保密法》、《涉密档案管理制度》等法律法规及相关主管部门的保密要求，结合企业自身情况，制定出有法可依且具备可执行性的管理制度。使企业内管理、利用以及产生档案的人员能确切的了解何为涉密档案，并以制度来保证相关人员在管理、利用档案等方面不会出现错误，杜绝泄密事件的发生。同时，管理制度中也应写明涉密档案的管理方式和利用方法，以及档案泄密后相关人员的惩罚措施等。尽可能以明确的制度为后面的涉密档案管理工作奠定基础。

2 划分涉密档案的范围、种类与等级

对企业来说，“商业秘密”和“国家秘密”是档案保密管理工作中常见的涉密档案类型。

2.1 商业秘密

商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。如公司研发产品的相关数据、招投标文件的内容等关乎企业竞争力，对企业生存发展至关重要的各类信息。对于企业来说，是否属于商业秘密，是由其根据自身的利益需求来确定的。

2.2 国家秘密

国家秘密是指关系国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知情的事项。由于商业秘密会在一定条件下会转化为国家秘密，因此，在企业正常的经营生产中，很有可能会产出包含有国家秘密的档案。如军工企业在产品研发生产中产生的档案，工程设计企业设计的与政府机关或军用建筑相关的设计图纸，勘测企业产生的部分属于保密范畴的水、陆域地形图等。

2.3 保密等级

不同于企业自行定密的“商业秘密”，“国家秘密”有着确切的保密等级。其由低至高分别为秘密、绝密、机密三个级别。其中最高等级的绝密级只有中央国家机关、省级机关及其授权的机关、单位可以定级。机密级则至少需要设区的市、自治州一级的机关及其授权的机关、单位才可定级。在遇到属于国家秘密范畴的档案时，可报请有定密权限的上级机关、单位、业务主管部门或保密行政管理部门进行确定。若企业经常产生涉及国家秘密的档案，则可向业务主管部门或者保密行政管理部门申请定密权限，以便企业依法依规自行定密。

3 聘任合规的涉密人员并划定涉密人员等级

无论是企业还是国家，产生秘密、管理秘密的主体还是“人”。因此，对企业内的涉密人员来说，也理应有与其他非涉密人员相比更严格的要求。

3.1 聘任涉密人员时的条件与要求

企业在聘用涉密岗位的人员时，除学历等基本条件外，还应要求该人员具有中国国籍、热爱祖国、拥护宪法、品行端正且具有相关涉密岗位要求的业务素质和能力等。而曾受过刑事处罚，被开除过公职，有吸毒、赌博等不良嗜好或曾严重违反保密规定的人员等，则不应聘任为涉密人员。此外，在涉密岗位上的人员还应与公司签订相关的保密协议书，接受保密教育，掌握保密知识技能并自觉接受保密监督检查等。

3.2 涉密人員的等级划分

如同国家秘密区分级别一样，涉密人员也分为一般、重要和核心涉密人员三个级别。对一般的企业来说，涉密人员多为一般涉密人员，即“日常工作中产生、经营或者经常接触、知悉秘密级国家秘密事项的岗位为一般涉密岗位，在一般涉密岗位工作的人员为一般涉密人员”。

4 确保涉密档案保存设施及设备符合保密要求

4.1 涉密档案库房

涉密档案保管库房，除需满足普通档案库房所应具备的保管条件外，还应有进一步的保密防护措施。保密库房要与办公室、阅览室分开，库房内加装防盗报警监控系统，窗户加装金属护栏，大门应为金属防火防盗门等。此外，库房应由涉密档案管理人员管理，严禁无关人员进入。

4.2 涉密计算机

对大多企业档案馆来说，数字档案多存储于服务器、PC机等计算机设备上，而涉密数字档案也是如此。

存储涉密档案的计算机，除存储设施需比照涉密库房外，对计算机设备本身也应进行重点防护。其中包括按时对计算机数据进行备份、对计算机进行电磁防护和抗干扰处理等。

而对存储涉密档案的计算机自身来说，也有诸多不同于普通办公用计算机的要求。首先，涉密计算机必须保证“涉密不上网，上网不涉密”，即与网络物理隔离。因为现今的互联网环境十分复杂，涉密计算机一旦联网，就有很大的几率感染木马病毒或者遭受黑客攻击，从而导致涉密档案的数据外泄。其次，不要在涉密计算机上使用无线鼠标、无线键盘等无线设备，因为这些无线设备的无线信号极易被人用设备拦截从而造成泄密。也不应连接带有数据存储机能的打印机、扫描仪等设备，以免涉密数据留存在设备的存储模块中被他人窃取。其三，在使用移动存储介质方面，涉密计算机也有一定的限制。如向涉密计算机内拷贝数据，应使用一次性写入光盘或使用有国家相关保密部门批准的数据导入设备等，同时也不允许普通计算机与涉密计算机使用同一个存储介质。而除以上几点外，对于涉密计算机的防毒软件，涉密计算机的密码设置等方面，相关的保密法规也有详细的规定。

5 为涉密档案做好提供利用工作

提供档案利用，是档案管理工作的重要一环。但涉密档案拥有在一定时间内只限一定范围的人员知情这一特性，因此在提供利用时，不可毫无限制。在企业中提供涉密档案的利用服务时，一般采取要求档案利用人填写审批单的方式来对利用人加以限制。商业秘密的审批单可由企业自行设定，国家秘密审批单则由保密相关的政府机关制定格式。以纸质秘密级档案的借阅利用为例，可由借阅人填写审批单后交至企业内保密部门及领导批准，借阅时还应填写借阅秘密档案登记表；若需对秘密档案进行复制，还应填写秘密档案复制发放登记表，并由最后接收秘密档案复制件的人员填写接收记录单并将其返还给发送档案的单位。此外，在将涉密档案发往外单位时，应按照相关法规由企业员工携带涉密档案并送达目的单位，若无法由企业员工送达，则应以机要邮件的形式，通过机要交通或机要邮件部门送达，切不可以普通快递或邮件的形式寄送。而在发送涉密数字档案时，也不可通过网络传播。应以刻录一次性写入光盘的方式从涉密计算机内复制数字档案，并同实物档案一样，通过企业员工携带或发送机要邮件的方式将光盘送达。总之，完善企业涉密档案的管理方法是一项重要而又复杂的工作。而如何在确保符合法律法规的前提下，使利用涉密档案变得更加简便，进而平衡好档案保密与档案利用间的关系，则是需要档案管理者去不断思考的一个问题。

参考文献

[1]国家保密局编写组.中华人民共和国保守国家秘密法释义[M].北京：金城出版社.2010

[2]王汉英.档案管理中的保密工作[J].机船兵电档案.2012（1）：40-41

[3]肖乾，孔凡海.档案信息化系统安全体系研究[J].机船兵电档案.2015（1）：51-53

[4]韩晋莉.浅析科研档案的保密管理工作[J].机船兵电档案.2014（3）：42-44

[5]郭秀娟.如何做好企业商业秘密档案的保密管理工作[J].机船兵电档案.2012（1）：42-43