信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革探讨

张艳芳

摘 要：网络信息化社会是我国未来经济发展的必然趋势，更是当前企业与政府传统职业转型的首要前提，针对相应的办公效率和资料管理上具备着传统无法匹敌的优势，特别是办公室文书档案管理工作中，针对数目不断增长的资料和档案而言，有效的采取管理手段，能够满足资料的安全性和实用性，对后续档案的使用和转移也具备着准确性的前提。本文将根据现有办公室文书档案管理工作的弊端进行分析，以信息化实用的意义探查改革方法与对策，确保企业或政府机构的正常发展。

关键词：信息社会；档案管理；改革探讨

办公室文书档案管理工作是企业或政府用来统计人事或项目材料的工作部门，其本身虽然遵循着相应的规律进行档案存储，并依靠相应的管理手段和环境确保档案的完整性与功能性。但在档案不断积攒的过程中，会逐渐出现空间不足或排序混乱的情况，以至于严重影响项目后续进程或人事资料的提取，对企业或政府造成大量的经济财产损失。

1 办公室文书档案管理工作改革的必要性

办公室文书档案管理工作是我国当前企业及政府职权人事实行的基础，更是相应工作的经验的有效贯彻，针对相应具备特性的工程或项目更具备凭证的作用，对我国法制社会的建设提供了有效的前提依据，更为人事管理方面的需求提供了相对系统的框架。

但在当前网络信息化普及的环境下，传统的办公室文书档案管理工作已经难以满足社会经济飞速发展的步伐，与此同时在档案储存查阅方面也具备着相应的困难，对相应的查阅效率有严重影响的同时，更容易造成资料混乱错误，为企业或政府单位的职能实施埋下隐患。

故而有效的办公室文书档案管理工作改革，是当前社会为满足相应职能所必须做出的改变，一方面能够满足相关档案的管理，并有效解决相应的档案存储用地，大大降低了档案管理成本；另一方面则利用信息化的特性，方便了办公室文书档案的管理，更大大提高了相应提取效率，为企业人事管理和项目管理提供了基础保障。

2 现阶段我国企业办公室文书档案管理工作存在的问题

2.1 办公室文书档案管理工作与信息社会发展严重脱节

伴随着社会经济的飞速发展，我国办公室文书档案管理工作仍旧停留在相对传统的纸质档案管理模式，伴随着数据不断增多也面临着档案混乱和难以查询的难题，延误了相关职业与项目的资料查询效率，更容易出现因为保存问题的破损或是遗失状况出现，为相关责任人或企业造成严重的经济损失同时，对后续档案库的实行意义造成了极大的困扰，并加重了相关档案管理人员的任务量，使后续管理环境仍旧难以改善。

2.2 办公室文书档案管理工作人员缺乏相关专业知识和技能

在社会经济化转型的今天，传统生产力早已经摆脱了束缚，并且拥有了更加广泛的延伸平台，这些都是依靠着网络信息技术才能达到的特性，对于相关工作的系统化和专业化要求也越来越高。尤其是在办公室文书档案管理工作方面的专业知识技能缺乏，更面临着相应管理手段无法满足其他部门的需求状况，造成企业或政府整体效率无法真正达到贯彻，并为后续大信息化环境的发展埋下了隐患，导致企业或地方政府专业化知识与技能无法普及，造成整个企业或政府，在开展工作方面与社会脱节。

2.3 办公室文书档案管理工作人员转型困难

办公室文书档案管理工作涉及极多的档案材料整理，如果将现有纸质材料进行数据信息化的转移，势必会面临将传统纸质向信息化转型的过程，一方面加重了资料转换的工作量，促使文书档案管理人员的排斥感；另一方面则容易出现疏漏增强了相应档案的二次资料遗失风险，故而确切的解决办法是企业办公室文书档案管理工作转型的要务。

3 建立健全我国企业办公室文书管理工作改革的方法和对策

3.1 对办公室文书档案的管理方式进行改革创新

办公室文书管理的方式进行改革，能够在很大程度上提高办公室文书档案管理工作的效率，是我国企业办公室向规范化迈进的必经之路。

为了解决在企业办公室文档的管理过程中出现档案登记记录不明确的情况，对其管理方式要大力进行改革创新。首先，在今后的文书档案管理过程中，要明确档案的具体责任人，就是在办公室人员接受一份文书后，必须对其有个准确地了解并明确其责任。其次，文书档案管理工作要有完善的分工体系，要分工具体，落实到个人，减少文书管理的过程中出现错误等。

3.2 建立企业办公室文书档案管理的保障工作

企业办公室的文书档案管理工作是为了保障企业的信息安全和为整个公司在办公过程中提供方便的一项工作，因此，对文书档案的保障机制非常重要。引进先进可靠地安全系统不仅提高的文书档案的安全性，还在一定程度上体现了我国现代企业的改革创新意识，有利于企业人员工作效率的提高。

3.3 完善办公室文书档案的检索系统

完善办公室文书档案的检索系统要确保文书档案保存的完整性与安全性，并且检索系统方便于查找文书档案和将其归档，以促进相应工作的后续使用条件，并针对计算机的使用和归档采取有效的系统设置，并未相应档案存储提供更加规格化与完整化的存储流程，以方便后续工作人员或相关人员的资料查找。

3.4 定期清理过期或失效的文档

过期或者失效的文档不仅没有任何的使用价值，还占用了一定的储存空间，浪费有限的办公室资源，并且极容易与其他文档混淆，为文档的查找使用造成了阻碍，因此，定期的清理失效或过期的文档对提高企业办公室文书管理工作的效率有重要意義。

3.5 加强办公室文书档案管理人员的专业技能培训

在这个信息化与时俱进的时代，信息与经济并存使信息量日益增大。企业办公室的文书管理工作作为信息化的一部分，无法摆脱这种趋势而独善其身，为了使信息化更好的渗透到经济生活的层层面面，要求办公室的管理者及相关的工作人员具备一定的专业知识和技能，所以加强办公室文书档案管理相关人员的专业技能培训是有力的手段，要起到取长补短，完善其身的作用，使办公室的文书档案管理工作能够符合新时代下信息化社会的要求，能够适应社会发展的潮流，从而大大的提高我国企业办公室文书管路工作的质量。

4 结语

信息时代的发展改变了我国传统的经济体系发展模式，以其优异的统筹条件和数据条件完善了相应工作的缺点与平衡，并在此基础之上极大提高了工作的效率。办公室文书档案管理工作是我国企业与政府关键的档案部门，其本身便具备着档案的梳理和提取职能，以先进信息化时代的发展来看，将完善合理的系统运用到其中是将来我国档案管理的发展趋势，若无法跟上信息化的潮流，将势必导致后续企业或政府职能出现漏洞，为档案管理埋下隐患。

参考文献

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[3]张玉梅. 信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J]. 办公室业务， 2017（2）：108-108.