区块链技术在电子文件管理中的应用展望

闫鹏

摘要：区块链技术给电子文件管理带来了诸多可能。本文从介绍区块链技术的内涵和特点入手，重点分析电子文件管理与区块链技术的契合性，最后提出应用设想。区块链技术在可信验证、可靠存储与数据管理等方面的应用能有效应对电子文件管理的效率与质量问题、可信任问题以及安全性问题，并推动电子文件的智能化管理、可信化服务并保障电子文件的安全。

关键词：区块链技术电子文件应用分析

Abstract：The block chain technology brings many possibilities to the electronic records manage？ ment， this article starts with introducing the inten？ sion， characteristic and core technology of the block chain， combining many problems and existing appli？ cations in electronic records management， applicabil？ ity analysis， and on this basis put forward the applica？ tion of block chain technology in electronic records management. The existing applications of block chain technology in trusted verification， reliable stor？ age and data management can effectively deal with the efficiency and quality problem， trust problem and security problem in electronic records manage？ ment，and promote the intelligent management of electronic records， trusted services and electronic re？ cords security.

Key words：block chain technology； electronic document；application analysis

互联网时代，各种思维、技术、理念及模式创新日新月异，人们对大数据、云计算等概念尚未完全厘清，互联网的迅猛发展又迎来区块链应用的新阶段。区块链技术以其去中心化、不可篡改、可追溯以及去信任化等特点给各行各业带来冲击，也为电子文件管理与应用提供新的机会和可能。InterPARES项目主持者Vic？ toria Louise Lemieux教授对区块链技术的研究较深入，她根据文献研究和访谈调研，提出区块链技术本质上是一种文件档案管理技术的结论，[1]并指出：“若有适合的安全框架与基础设施管理，区块链技术能被用于解决电子文件管理问题”。[2]笔者以“区块链”并含“电子文件”或“电子档案”进行主题检索，在CNKI数据库中检索到有效文献为7篇（检索时间为2018年7月4日）。黄永刚在《基于区块链技术的电子健康档案安全建设》中讨论了区块链技术在电子健康档案中的应用并构想相关场景。[3]刘越男着重分析区块链技术对于文件档案真实性保障方面的突破，探讨其对文件档案管理的冲击，并提出推进相关研究的建议。[4]徐欣欣对国内外已有研究进行梳理，认为“未来研究应从扩大研究对象的范围、结合应用实践、从制度体制上进行探索、借鉴其他领域研究成果四个方面展开”。[5]此外，部分学者关注特定领域，如医疗领域[6]与高校领域。[7]可见，国内档案界对区块链技术的研究尚处于起步阶段，大多停留在特定领域与可行性分析。对于区块链究竟能解决电子文件管理的哪些问题、能解决到什么程度等缺乏深入论述。本文以电子文件管理的问题为切入点，结合区块链应用现状进行契合性分析，并提出具体应用展望。

一、区块链技术的内涵及特征

作为比特币的底层核心技术，区块链技术伴随比特币的风靡受到国内外的广泛关注。据笔者查证，目前学界尚无公认的定义。本文接受的是业界提出的定义——“区块链技术是一种由多方共同维护，以块链结构存储数据，使用密码学保证传输和访问安全，能实现数据一致存储、无法篡改、无法抵赖的技术体系”。[8]

区块链技术创新的设计理念赋予其如下基本特征：一是去中心化，链上全网节点的权利和义务均等，脱离传统中心化管理模式，数据由全网中的节点共享，共同维护。二是去信任化，“区块链技术通过一套公开透明的加密算法使得系统所有节点能在自信任环境下交换数据”，[9]使得多中心化协作成为可能。三是安全与保密性，在区块链系统设计中采用非对称加密技术能让每个操作者都拥有各自的加密代码，实现数据、身份等敏感信息的隐私保密，而哈希算法保证链上数据不可篡改。四是可追溯性，依靠时间戳既能准确记录数据文件创建的时间，又能及时反映数据节点发生的先后顺序。五是智能合约，“是一个能部署在区块链上并可按照规则自动触发执行的数字化程序”，[10]其工作原理类似于if-then语句。

二、电子文件管理与区块链技术的契合性分析

鉴于当下档案领域对区块链技术的应用与关注尚处于萌芽阶段。笔者从电子文件管理面临的挑战与问题着手，结合区块链在相关领域的应用进行二者契合性的分析。

（一）电子文件的管理效率与质量问题

社会信息化发展使得大众的生产与生活方式发生根本变革，作为社会运转的重要支撑与社会记忆的重要形式，电子文件必将是未来文件的基本形态。海量的电子文件不仅存储分散，且质量参差不齐。如何对电子文件及其相关信息进行有效捕获、标准管理是摆在电子文件管理部门的首要难题，也是避免数字记忆流逝的重要问题。其次，全生命周期的电子文件管理活动提前至文件形成阶段，涉及文件与档案部门之间的流转与协作，极易造成效率问题与部门业务摩擦。最后，电子文件管理不仅包括文件本身数据，“这一过程每一次迁移、物理安全、访问数据等等每一个环节的顺利执行才能保證每份文件的真实性”。[11]如何保障信息的完整、合规也是电子文件管理的难题。

（二）电子文件的可信问题

电子文件的可信问题是困扰其发展的一大难题。可信的电子文件才是有价值的，才能作为业务证据与社会记忆持续留存。在现有电子环境与技术条件下，电子文件存在着易更改性、虚拟性，以数据形式表现的电子文件难以确保在未来的保存、迁移、利用中真实性得到持续性的维护等局限。此外，尽管三大诉讼法修改已将电子证据列为独立证据类型，但在实际运行中仍存在尴尬的虚化。“要完全确立电子证据的证据地位，还需不断明确电子证据的定义、证明力标准和证据规则等。从我国整体立法情况看，电子证据的审查认定、证明力大小判断等问题上困难犹存”。[12]电子签名与数字水印等技术对于电子文件的认证的法律支撑力有限，需要依赖公证处或司法鉴定机构，经过繁琐手续后才能形成具有法律效力的证明，这种传统验证过程往往耗时过长、成本过高，使得很多数据难以形成可靠证明。

（三）电子文件的安全问题

目前电子文件安全管理日益受重视，但重要文件被非法窃取、盗用的案例层出不穷。采用二进制编码表示的电子数据不同于传统物理信息载体，深受计算机网络系统及其所依存的软硬件环境的影响。一方面，由于当下电子环境复杂而且缺乏足够的监管，互联网又加速了数据的传递，使电子数据泄露的风险远大于传统载体，极易造成电子文件数据的流失和失控。如何确保电子文件在不可靠的互联网环境下可靠保存传输是一个巨大挑战。另一方面，电子文件作为数字时代的原始记录与重要的社会记忆，其中所蕴含的知识产权，著作权等无形资产，本身也是重要的信息资产。电子数据是一种特殊资产，具有“看过或复制即被拥有”特性，其数据本身易篡改且不留痕迹容易导致所有权模糊，唯一性无法确认，进而使得数据资产被非法访问、修改或占有，损害数据所有者的利益与积极性。

（四）区块链技术自身的契合性

区块链技术作为一项底层技术，和云计算、大数据等一样具备广泛应用的前景。当下应用范畴早已脱离了数字货币为主的金融领域而延伸至物联网、资产管理与公共服务等多个领域。与电子文件管理相关的可信驗证、可靠仓储、数据管理等方面应用也具有一定的成熟度。例如，早在2016年，贵州省便基于区块链技术研发居民的“身份链”，“在保护隐私安全的前提下，对线下实名身份与线上数字身份，统一进行映射关联和统一管理”。[13]在安全存储与可信验证方面，2015年美国的Factom（公正通）基于区块链技术提供链式结构存储，历史记录可永久地保存。而认证后的新信息都可链接在旧记录之后，保证所有信息的可追溯；[14]并以此开展文件认证、数据管理与档案记录的保存与验证。区块链技术在可信安全、分布式存储等方面的现实应用为从技术角度解决电子文件的管理、安全和可信任问题提供了新途径。因此，区块链技术应用于电子文件管理既有实际需求，也具有可操作性。

三、区块链技术在电子文件管理中的应用

（一）区块链技术实现电子文件智能化管理

面对大数据时代文件数量浩如烟海与重要信息稍纵即逝的矛盾，区块链技术的可编程特性可优化电子文件管理的管理模式，提升运行效率。“在美国特拉华州公共档案馆牵头实施的‘智能文件项目中，州政府的机关文件被捕获登记进入区块链中，并利用智能合约技术来实现电子文件的到期自动处置”。[15]文书部门借助区块链技术实现电子文件及相关数据的实时捕捉、自动归集，保证数据收集的完整与高效；此外，到期文档的自动归档移交与实时接收操作，有效避免了传统归档方式效率低下且容易出错等问题，也减少档案部门与相关业务部门的信息摩擦与互动摩擦，保证整个过程的无缝和高效。这使得文档管理人员可把核心注意力置于本职工作，在技术支持下实现价值升值。

（二）区块链技术提供电子文件可信化服务

区块链技术基于数学算法进行信用创造机制的重构，本质是将社会对制度、契约等传统信任转移到对技术、机器的信任。“建立信任的意思是保管者向社会承诺电子文件保存的确凿无疑，这种信任的建立必须要有一套认证其可信的机制、客观方法与程序”。[16]早在2015年，国外的Stampery公司便提供基于区块链技术的认证服务，用户可通过该软件来证明任何文件的存在、完整性和所有权，[17]谷歌的“透明证书”（Certifi？ cate Transparency）项目也结合分布式账本技术将“所有的证书会被附加到一个分布式账本上，任何用户或服务均可检查其将要使用的证书就是账本里存放的证书，相应，伪造的证书会被快速地发现”。[18]相较传统认证方式，基于时间戳与哈希值验证高效便捷，且成本低廉。相关部门不仅可在人事证明、资格审查等公共服务中为利用者提供真实可信、内容齐全的数字化证明，还可在必要时全面提供符合司法需求的电子文件生命运动轨迹证据和说明，使用技术手段很大程度上节约了制度成本。

（三）区块链技术保障电子文件的安全

区块链技术可有效保障电子文件安全。首先，区块链技术保障存储的安全。区别于传统中心化的云备份、云存储可能带来的数据存储风险与读取低效率，区块链技术分布式存储实现链上全网备份，而且单一节点的破坏不会影响整个系统的运行，进而显著提升读取效率，实现有效的容灾与安全保障。其次，区块链技术保障电子文件使用的安全，非对称加密技术不仅可有效保障个人隐私，而且对数据的获取、共享使用主体及其行为进行权威记录与数据有效管控，在使用过程中实现有效的数据管控与权限识别。例如，从2015年12月1日起，爱沙尼亚政府实行了基于区块链的E-居民（e-Residents）项目，为公民提供结婚证明、出生证明、商务合同和其他服务。区块链上的数据存储于全世界数以万计的计算机中，具有公开公证的可复制性与不可更改性，比目前各国使用的传统方法都更安全。[19]最后，对于信息内容及所有权的保护可用智能资产理念实现。腾讯在其区块链白皮书中提出“任何可用代码来标识的东西都可通过被编程的方式记录在区块链上，将其转化为智能资产。进而实现记录、追踪、监测资产属性与变化”，[20]智能资产理念的落实将对电子文件及其相关的数字资产实现有效的监管保护。

四、结论

现有的区块链应用多针对的是公有链，其核心的去中心化理念，实际上是对档案管理部门“权威”的冲击，完全依赖技术自我管理也不完全适用于电子文件领域。除技术本身的局限外，技术从理论到实际应用中的替换成本、落地效果等相关问题还有待进一步观察，法律制度等相应的配套设施该如何搭建等问题还有待进一步研究。区块链技术最终是否应用于文件管理领域尚是未知数。但可以预见的是，区块链、云计算、人工智能等一波新技术的悄然进入，势必将对文件管理造成很多新冲击，专业同行必须尽早关注，提前布局，才能参与并跟上时代发展。

参考文献

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