当前高校办公自动化过程中存在的问题及建议

摘 要：随着网络时代的不断发展，办公自动化已经迅速走上前台。当前，自动化已广泛应用于日常文件处理等多项办公领域并取得了积极效果。高校办公室作为高校服务师生、联通上午的重要环节，对于办公自动化的需求也日益强烈。然而由于种种原因，当前多数高校办公室办公自动化整体推动缓慢。本文正是基于此问题，希望通过对高校办公室办公自动化推进过程中存在问题的剖析，为高校办公自动化的发展建言献策，从而对高校办公自动化的发展发挥积极作用。

关键词：办公自动化；高校；必要性；问题；建议

随着信息技术的不断发展，计算机在各个行业都取得了广泛的应用。尤其在办公领域，基于网络信息化的极速发展，社会整体办公自动化水平迅速提高，办公信息交换速度呈几何级增长，给我们的工作带来了极大的便捷。作为社会整体的重要组成部分之一，高校以其教书育人的承继性和科学研究的开拓性为社会发展提供了强大的动力。以下，笔者将以办公室为例，从办公室办公自动化的必要性、现阶段存在的问题以及建议等三方面对高校办公自动化的发展做出剖析。

一、高校办公室办公自动化的必要性

高校办公自动化水平的提升，既契合了当前时代发展的要求，也是高校作为教学科研高地自身的需要。下面，笔者将从三方面对办公室实现办公自动化的必要性作出分析。

（一）适应时代发展的需要

随着网络技术的发展，信息交换水平不断提升，快速准确已成为时代的标签。为适应时代变化，加强与国际、国内高校及其他行业的交流互通，办公室必须努力提升自身的办公自动化水平，通过自身的发展发挥带动作用，促进学校整体水平的提升。

（二）提升办公室工作效率的需要

一直以来，办公室作为窗口单位，承担了较为繁杂的工作，包括文件的起草与收发、会议安排、对外交流与接待、信访核查与处理等多项内容。办公自动化水平的提升对于提高办公室工作效率，尤其是文件处理、归档等的工作效率大有裨益。

（三）做好参谋服务工作的需要

办公室工作的一项重要内容便是为领导提供参谋服务。随着信息化的发展，信息的传播与分享功能日益强大，办公室提升自动化水平，为工作人员收集更多有用材料提供了可能，为替领导提供科学化的参谋服务奠定了基础。

二、当前办公自动化过程中存在的问题

当前办公自动化的发展与网络信息化的进步同频共振，前者在一定程度上也反映了后者的发展水平。但是在当前高校办公自动化发展过程中，还是存在一些问题，制约了办公自动化的进一步升级。总结起来，主要体现在以下四方面：

（1）部分办公人员意识薄弱。尽管高校工作人员总体知识水平较高，但是由于长久以来传统办公模式的影响，部分高校工作人员推进办公自动化意识薄弱，这在一定程度上阻碍了高校办公自动化水平的提升。

（2）软硬件发展不平衡问题。部分高校在推动办公自动化过程中，由于过于注重硬件设备的升级改造，对软件应用方面建设关注度较低，导致整体应用体验较差，对推动办公自动化产生不良影响。

（3）信息的安全性问题。办公自动化依托于网络及信息化技术的发展，它在带给我们便利的同时，也给信息的安全性带来了极大考验。例如，随着电子文档的兴起，越来越多的文件以电子形式留存，而如何保证文件的安全性和保密性是我们日常工作中面临的挑战。

（4）过渡阶段的矛盾性问题。随着办公自动化的不断推进，传统的办公模式转向自动化模式已是大势所趋。如何实现过渡阶段效率和准确性的统一，也是目前高校办公自动化过程中的面临的一大问题。例如：传统上来说，纸质文件以领导书面批示及用章作为生效的标准，随着办公自动化的推进，如何做好电子签章及纸质签字同等效力问题成为摆在我们面前的难题。

三、当前高校办公自动化发展的建议

发展必然会带来问题，而问题的解决则能推动发展迈上更高层次。针对高校办公自动化中存在的几类问题，笔者认为应当从以下三方面入手对症下药，推动高校办公自动化水平的提升。

（1）增强办公人员综合素质。推进办公自动化，首先要帮助办公人员树立紧迫意识并加强培训，锤炼其技能。意识即自觉，只有办公人员真正树立了办公自动化意识，掌握了办公自动化的基本技能，高校办公自动化的推进才能真正落到实处。

（2）建章立制，建立全面系统的规章制度。高校应对办公自动化过程中存在的风险进行评估，并以实实在在的制度规范工作人员的行为，让他们有章可循，尽可能降低办公自动化过程中出现失误和疏漏的可能性，保证信息的安全性。同时也要将规章制度切实落实，对造成损失和泄密的行为要依规依制惩处。

（3）成立专门机构，统一协调，制定工作进度和阶段目标，逐步推进办公自动化的发展。针对办公自动化的全局性及长期性特点，高校应当成立专门机构协调推进此项工作，应当制定切实可行的方案，扎实推進，逐步实施，以踏石留印、抓铁有痕的精神保障高校办公自动化的发展。

高校办公自动化是一项庞大的工程，内容涉及高校工作的方方面面，牵一发而动全身，只有周密规划、逐步推进、扎实落实，才能真正获得成效。

参考文献：

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[2]邱晖.推进高校办公室办公自动化的思考[J].广西教育学院学报，2010（2）.

[3]王丽霞.高校办公室办公自动化的建设和面临的问题[J].中山大学学报论丛，2002（6）.

[4]杨磊.论高校办公自动化[J].科技创新导报，2007（35）：157.

作者简介：潘佳佳（1988—），男，汉族，教育硕士，现任河北医科大学校长办公室科员，主要研究方向：学科教学。