交通运输档案管理中的问题及优化策略之研究

盛芳

摘 要：随着我国经济的快速发展，现阶段，我国的各个行业对于档案管理工作的要求也越来越严格。尤其是对于交通运输管理部门而言，铁路、水运、公路 、民航、站场物流、城市客运、邮政工作的档案数量日益增多，加大了档案的日常管理难度。这也就本文主要针对交通运输档案管理中的问题和优化措施展开讨论。

关键词：交通运输；档案管理；问题；应对措施

交通运输档案的管理是交通运输管理中比较重要的内容。交通运输的档案既能够反映出交通运输行业的发展状况，又能够为交通运输的管理方式提供数据和资料的支持。但目前，档案破损、档案数据丢失是档案管理中比较常见的问题。为了能够确保档案管理工作的真实性和完整性，交通运输部门应该对档案管理的模式和制度进行创新。

1.交通运输档案管理中遇到的问题

1.1档案管理人员的管理意识薄弱

就目前的档案管理工作而言，档案管理人员的管理意识薄弱是档案管理工作效率不高的最主要的原因[1]。在档案的管理工作中，大部分的档案管理人员对于档案管理工作没有正确的认识，不了解档案管理工作的意义。导致其对于档案资料的收集和整理工作都比较忽视，进而出现了档案存储的混乱的现象。长此以往，很容易造成档案丢失、破损的现象，使得档案失去了保存的价值。

1.2档案管理的专业程度较低

由于交通运输部门对于档案管理工作的忽视，导致档案管理人员的自身能力和水平都存在较大的问题，档案的管理过程不够科学。在档案的管理过程中，由于专业的技能相对薄弱，部分的管理人员在进行档案管理的过程中，只是单纯的依靠经验的总结，并不能够将当前的行业发展情况与档案管理工作相结合，使得档案管理工作的质量较低，档案的安全性和完整性得不到保障。

1.3档案管理的制度存在缺陷

现阶段，档案管理工作的支部不够完善是导致档案管理工作效率低的主要原因[2]。在交通运输行业的档案管理中，由于交通运输部门管理制度的不完善，档案管理人员对于档案的日常收集、整理、记录和保存方面都比较随意，导致出现档案混乱的现象。在需要对档案进行借阅时，很难在第一时间找出相应的档案，影响了交通运输部门的工作效率。

2.解决交通运输档案管理工作中所遇到问题的措施

2.1加强对于管理人员的培训，增强其专业能力

档案管理人员是档案管理工作的主体。在交通运输部门档案管理工作中，只有管理人员具有较强的专业能力和素养，才能够确保档案管理工作的顺利进行。交通运输部门可以组织现有的档案管理人员进行专业化的培训，扩宽档案管理人员的视野，让其对于交通运输行業档案管理的发展趋势和现状有所了解，使得档案管理人员能够在学习专业技能的同时提高自身的专业素养，进而促进档案管理工作的高效进行[3]。另外，交通运输部门还可以引进专业型人才。比如在人员招聘的过程中，交通运输部门要加强对于应聘者专业知识和技能的考核，又要考核应聘者对于国家的各项法规、方针、政策的了解程度，同时还要对应聘者的适应能力进行测试，进而选拔出高素质、高能力的全能人才，确保其能够尽快适应档案管理工作的相关内容，提高档案管理工作的质量。

2.2提高档案管理的意识

在交通运输档案管理的工作中，交通运输部门应该不断地提升工作人员的管理意识，增强档案管理人员对于档案管理的重视，使得能够正确的认识到档案管理的意义，进而能够严格的要求自己，确保档案管理工作的顺利进行。为了能够提高档案管理人员的管理意识，首先交通运输部门领导就应该以身作则，加强对于档案管理工作的关注程度，进而引起相关工作人员的重视。

2.3对档案管理的制度进行完善

无规矩不成方圆。所以对于交通运输档案管理工作，交通运输部门也应该建立相关的制度，以此来对管理人员的自身行为进行规范与约束 [4]。比如，交通运输部门可以建立交通运输档案管理日常工作制度对管理人员的日常工作内容进行规定；建立档案保密制度，防止档案信息泄漏；建立档案借阅制度对档案的借阅人员进行登记记录，确保档案借阅过程的安全性。

2.4建立信息化的档案管理模式

信息技术的快速发展对于人们的生活产生着重要的影响。在交通运输档案管理的工作中，相关的工作人员也应该加强对于信息技术的运用，建立信息化的档案管理模式。在信息化的管理模式下，档案管理人员可以将纸质的档案信息转化为电子版进行储存。相对于纸质档案而言，电子版的档案更加的便于储存、调阅和查找，可以有效的提高交通运输档案管理的效率与质量。

比如蒙阴县交通运输局在交通运输档案的管理中就已经采用了信息化的管理模式。蒙阴县交通运输局建立了数字化档案管理系统，并将所有的档案信息都录入了计算机中，实现了档案的电子版储存[5]。为了能够确保档案的安全性，蒙阴县交通运输局还对交通运输档案管理系统进行了加密处理，档案的借阅则需要形影的权限。同时对于比较重要的档案信息，还实施了双重保护的措施，建立起了数据恢复中心，以此来避免数据的丢失，确保数据的安全性。

3 结束语

综上所述，交通运输档案管理工作是交通运输部门比较重要的一项工作内容。为了确保档案管理工作的顺利进行，使得档案的真实性和完整性不受破坏，交通运输部门应该加强对于管理人员的培训，增强其专业能力，并不断地提高工作人员对于档案管理的意识，促进档案管理工作的高效进行。同时，交通运输管理部门还应该建立完善的档案管理制度，以此来对管理人员的自身行为进行约束。另外，在交通运输档案的管理工作中，管理人员还应该加强对于信息技术的运用，促进档案管理工作的信息化发展，为提高我国交通运输档案管理水平以及促进交通运输业长远发展奠定基础。

参考文献

[1]方月. 交通运输档案管理中存在的问题与对策研究[J]. 山东工业技术， 2016（21）215-215.

[2]邢振婷. 交通运输单位档案管理存在的问题及对策分析[J]. 经营管理者， 2017（15）.

[3]杨红霞. 交通运输档案管理的”新常态”思考[J]. 办公室业务， 2016（5）：94-94.

[4]郭宝财. 交通运输档案管理存在问题及对策分析[J]. 长江丛刊， 2016（35）：164-164.

[5]李艳华. 企业单位在档案管理工作中 存在的问题及解决对策[J]. 陕西档案， 2016（5）：50-50.