事业单位档案管理信息化建设分析

王乐萍 宋晓蕾

摘 要：事业单位中档案资料管理很重要，这些档案资料在很多业务办理开展方面有极高的参考价值，在其他方面也能发挥用武之地。基于此，事业单位要强化档案管理，还要使其与信息化时代的产物，信息技术和信息设备结合起来，使档案管理更加现代化、智能化。在档案信息化管理中，档案资料管理的很多流程都可以快速高效完成。因此事业单位有必要加强档案管理信息化建设，相关人员要加强对档案管理和信息技术的研究，以使两者结合更好。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；建设措施；

事业单位的档案管理信息化建设正处于方兴未艾节段，在信息技術层出不穷，信息设备不断问世的背景下，档案管理只有不断进行信息化创新和建设，档案管理才会更加现代化。在档案管理信息化建设中，事业单位必定会遇到很多问题，相关人员应从多角度出发，解决问题。本文主要针对事业单位档案管理信息化建设进行分析。

1 事业单位档案管理信息化建设问题

1.1 档案管理不规范

只有规范化管理档案，档案的管理流程、档案本身资料的编辑整理质量才会得到保证，档案利用效率才更高。在实际中，事业单位进行档案管理信息化建设的时间虽然不短，但建设力度比较小，建设进程比较慢，有很多流程在开展过程中，人为参与痕迹比较重，信息技术和设备利用效率低。所以最终会出现很多人为误差，比如档案序号编目没有统一标准，也不规范，目录内容和实际资料无法对应起来，这样不规范的档案资料利用价值是低下的[1]。事业单位应重视这种情况。

1.2 档案检索差，档案统一管理水平低

档案检索完全可以通过相关的信息技术和设备完成，但在实际中，事业单位因为人员素质问题或设备软件建设力度差等，在大多数情况下，一般选择人工检索，这极大降低了档案检索效率，在检索过程中，甚至会出现人工误差，这些都是档案管理信息化建设中应该解决的问题。

1.3 档案管理专业队伍有待建设

事业单位档案管理专业队伍还处于有待建设状态，现有的管理人员在数量和质量上往往不能满足档案信息化管理要求。在档案管理中，岗位培训以及其他业务与档案管理工作都应独立存在，相关的工作人员也要做好区分。在实际中，档案管理部门人员有限，他们往往身兼数职，所以不能将全部身心投入到档案管理中来。另外档案信息化管理中，需要应用到很多信息技术和设备软件，这些都要有专业的信息知识作为支持，管理人员往往不能胜任该工作，甚至会出现档案资料损坏问题。

1.4 资金投入不足

事业单位资金主要来自国家财政，所以资金本身就有限，资金使用预算计划中，档案管理信息化建设资金只占其中一小部分，这些资金难以购置优质信息设备和软件，所以事业单位档案管理信息化硬件和软件还有待健全[2]。

2 事业单位档案管理信息化建设措施

2.1 实现档案管理的标准化、规范化

针对不规范的档案管理现象，事业单位应建立专门的管理制度，在该制度下，事业单位在档案信息化管理方面，应以国家信息化管理标准为参考，建立符合自身发展的管理标准。在档案信息化管理中，更是要加大信息技术和信息设备的利用率，人员只是起到辅助作用。在档案管理流程进行中，这些人员可对档案资料的格式、档案信息完整度、档案资料目录编制情况以及与正文内容的符合度等进行检查，看其是否正确，是否规范。此外，事业单位还要对每种档案管理软件和设备的运用建立统一标准，使其在应用时不会出现错误。

2.2 实行数字化档案管理，提高检索效率

数字化技术是信息时代的产物，该技术可以实现大量数据信息的快速传递、分享和处理，事业单位完全可以将其与档案检索和档案管理结合起来。在数字化管理中，完整的档案原资料会被完好无损保存下来，这可以满足用户的档案检索需求，提高检索效率[3]。将数字化技术应用在档案资料储存中，该技术会先对档案信息进行数字化转化，在保存的过程中，档案目录会自动生成，并与全文内容共同保存在数据库中，在该技术应用中，不会发生目录与内容不对应情况。此外事业单位还要建立专门的档案管理信息化网站，该网站会为档案资料共享提供平台，为档案人员交流联系提供渠道，为用户检索档案资料提供途径。这些都会提高档案的检索效率和利用效率。

2.3 建设专业的档案管理队伍

事业单位要加大档案管理信息化建设力度，首先要建立一支专业的管理队伍，将信息化管理工作交代给他们，由他们全身心贡献自身力量，辅助档案管理信息化建设。这支队伍中，每个人员都要自己的职责，每个岗位都有专属人员，避免一人多岗现象。在管理队伍建设中，事业单位中的岗位培训人员还要定期培训这些管理人员，使其具备管理素质外，还要掌握足够的信息技术和设备软件操作知识。

2.4 加大档案管理信息化建设投入

完善的档案管理信息设备和软件是管理信息化建设的基础，事业单位应在建设之前，就做好总体规划，在规划中，要对档案管理信息化建设的内容和流程以及阶段等进行规定，还要对信息化建设预算资金进行规划，使相关的软硬件都能得到完善。

3 结语

事业单位档案管理信息化建设中，需要解决的问题或需要实施的建设措施还有很多，比如信息管理安全问题和信息安全防护措施等。这些都需要事业单位做好引导作用，而其他的部门都要辅助档案管理部门做好信息化建设工作和档案信息化管理工作。

参考文献

[1]丁会峰.事业单位档案管理信息化建设探索[J].产业与科技论坛，2017，16（18）：242-243.

[2]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.

[3]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（16）：128-129.