浅谈高校档案管理信息化建设

孔爱苹

摘 要：随着计算机技术及网络技术的不断发展，高校档案信息化建设势在必行，发挥档案在高校发展中的最大优势，实现档案资料的高效性和共享性，提高档案的管理水平，对现有的管理方式进行完善。

关键词：高校；档案管理；信息化建设

随着信息化时代的不断发展，计算机技术与网络技术的普及，传统的管理模式已经满足不了社会的发展，档案信息化建设成为高校档案管理的发展趋势。档案信息化管理模式以高效、方便、快捷的优势逐渐取代传统管理模式，这对于不同高校之间资源的交流以及融合都有着极为重要的意义；档案信息化建设能在很大程度上提高档案管理水平，使档案相关资料的作用最大化。本文主要对高校档案管理信息化建设的现状、必要性以及存在的问题进行分析并提出应对之策。

1 档案信息化建设对高校发展的必要性

随着高科技的发展，电子化、信息化、数字化已经遍布各个领域，档案信息化建设是时代发展的需要，2000年国家档案局在《全国档案事业发展“十五”计划》中提出：“要坚持依赖科教振兴档案事业的方针，加快档案信息化进程”，把档案信息化建设作为“十五”期间的一项战略性任务明确下来。高校档案信息化建设能够最大程度的发挥出高校档案管理的效率，提高高校档案资料的利用率。高校档案由纸质版向电子版转化，既利于档案的保存，也有利于档案的查询，提高了档案的利用效率，也对档案的安全性提供了有力的保障。高校档案信息化的建设势在必行，推进档案的数字化工作，有利于档案信息资源的保存，提升高校档案管理服务工作极为重要。

随着我国经济的全面发展，档案信息化建设是高校档案管理的必然趋势，只有不断地探索、更新档案管理理念，管理方法，只有改变循规蹈矩，一成不变的管理模式，提升档案管理员的业务水平，才能使高校档案信息化建设稳步、高效、有序的进行。只有这样才能跟上飞速发展的网络化、信息化的时代步伐。

2 高校档案信息化建设存在的问题

2.1 高校档案信息化资源相对分散

为了适应社会的快速发展，各高校信息化建设也在稳步推进。由于学校各部门采用的办公系统不一样，各部门按照自己的要求对数据进行处理，造成系统的存储数据没有统一的标准，统一的格式，统一的要求。缺乏统一的管理平台，缺乏资源共享的平台，导致查询、检索利用的难度和成本加大。

2.2 高校对档案管理重视程度不够

各个高校主要以发展教学、科研为主，对档案管理的重视程度相对较低，投入的人力、财力不足。由于缺乏资金投入，档案馆基础设施建设跟不上，档案设备相对落后，没有先进的数字化建设的设备。档案馆也缺乏专业的档案管理人员，财力和人力是制约高校档案信息化建设的最大障碍。这就导致了档案数字化管理相对其他部门管理工作滞后。

2.3 档案馆缺乏专业的管理人员

很多高校档案工作长期被忽视。档案管理人员来自其他单位的兼职或是外聘人员，没有专业的管理知识；档案管理人员的文化素质参差不齐，档案管理人员很少甚至没有接受过档案管理相关专业知识教育和培训，只是凭借工作经验、技能来完成工作，工作积极性不高；档案信息化建设需要能够熟练操作计算机，懂得档案管理规范的专业性人才；没有专业知识的档案管理人员已经不适应档案数字化建设的需要。

2.4 缺乏统一的档案信息化建设规范标准

由于高校各个部门采用不同的办公系统，各取所需，再加上学校对档案管理的不重视，所以没有制定档案存储的统一标准，统一规范。因此在信息化建设中缺乏统一的管理平台、缺乏统一的管理机制、缺乏资源共享平台。这使得信息化建设的标准、规范相对滞后，达不到档案信息化建设兼容性的要求。

3 加强高校档案管理信息化建设的主要措施

3.1 提高高校档案信息化建设水平

高校档案记录着学校发展的历史，高校档案在学校的发展中起着非常重要的作用。高校檔案信息化建设是适应社会发展的需要，信息化建设的推进能够发挥出高校档案管理的优势和效率。使档案资料以纸质版和电子版两种方式保存，避免了纸质版资料由于时间和不可抗拒的因素损毁，还有电子版资料作为备份，电子版资料的保存就可以将损失降到最低。纸质资料向电子资料的转化，确保了见证学校发展的珍贵图片和历史资料得到妥善保存。高校档案信息化建设是高校发展不可分割的一部分，高校必须重视档案信息化建设，认识到高校档案的作用和价值。使有价值的档案资料以网络化、信息化的方式存在于学校的共享平台中，发挥出档案资料的最大价值，让他服务广大师生。

3.2 建立高校档案信息化建设的安全保障体系

高校档案信息化建设安全也是一个很重要的的工作，如果没有有效的安全保障管理体系，涉密文件的安全性得不到保障。首先要制定一个严格的保密制度，对相关档案管理人员进行保密制度培训，分配权限，责任到人。其次是网络安全，随着高科技的飞速发展，网络安全问题也应运而生；做好计算机病毒查杀，定期检查网络安全，防止黑客和不法分子盗用数据；实行实名制登录，专人专管，严格身份认证和密码管理，发现问题及时解决，确保档案信息系统的安全。最后保证信息数据存储安全，对每一份档案采用纸质版和电子版等方式采用不同的载体进行多重保存、异地保存，保证信息数据安全。

3.3 加强高校档案的规范、标准化建设

高校档案规范、标准化建设是档案信息化建设的必要条件，高校相关管理人员应该根据实际情况制定一个档案资料存储的统一标准，自己开发或购买档案专用软件。各个职能部门按照学校要求对资料进行收集、整理、分类，数字化加工。档案的信息化建设严格按照高校的规范化标准执行，相关管理人员负责监督，使高校档案信息化建设更加规范，标准。

3.4 加强高校档案管理人员的业务水平

高校档案管理人员业务水平存在差异，工作没有积极性，缺乏档案专业的管理人员。档案信息化建设离不开计算机专业人才，高素质的档案专业人员。高校应该优化档案管理人员结构，引进档案管理专业人才和计算机专业人才，通过档案相关业务知识培训，提高档案工作人员的综合素质，提高档案工作人员对信息的保密意识和安全意识，建设一支具有较高素质的专业性人才，才能更好地完成档案信息化建设。

高校档案信息化建设是社会发展的需要，是高校发展不可分割的一部分。只有重视档案事业的发展，立足眼前，加大投入，培养和引进档案信息化建设需要的复合型人才，提高档案管理人员的专业素养；严格档案查询流程和保密制度；强化档案信息化建设的规范标准；加强安全保障体系，使档案利用价值最大化，实现共享。只有做好了档案信息化建设，才能做好数字档案馆建设，为高校的发展提供有力的资料支持。

参考文献

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