城建档案管理信息化建设探究

魏宏梅

摘 要：城市建设的快速发展有赖于经济和科技的发展与进步，城建档案管理也是城乡发展中的重要一环，反映了城市发展的过程，记录了这个过程中的有关历史档案数据，对于城市之后的发展非常重要，具有指导性的作用，电脑相关技术以及电子信息技术的发展使得城建档案管理更加简便和多元化，这种信息化的模式使得城建管理的效率和准确率得以增加，为城市的发展提供了依据。

关键词：信息化；城建档案管理；管理

改革开放以后，城市建设逐步加快，城市化的发展速度水平逐年加快，并逐步完善，城市发展和城市建设档案作为一个重要的信息，记录着城市的起源和发展，可以为城市规划和建设提供数据并作为历史基础，使得城市得以变好和发展。而由于科学技术的发展进步，城市建设档案管理的模式朝着的信息化方向改变，通过信息化的建设研究，使得我国新时期城建档案管理的模式得以改进，水平得以增加。

1 城建档案管理信息化的概况

1.1 城建档案管理信息化的概述

城市建设档案作为城市规划、建设和信息管理过程中所创造的记录，包括图像、文字、照片等，无疑可以说是城市发展日记。在社会经济新时期和科技发展新趋势下，城市建设档案管理的发展趋势也需要适应时代的变化，利用现代信息技术使得城市建设档案管理信息化得以实现。另外，还需要实现城市建设档案的信息化。随着我国不断扩张的城市规模和不断增加的城市建设工程数量，城市建设档案的数量将继续增加，档案管理的困难也会升级，因此城市建设档案管理信息化的实现具有历史必然性和现实可行性。

1.2 信息化管理城建档案的主要内容。1）城市建设档案信息化的资源建设。主要包括数字化实现现有城市建设档案，对各类电子文献进行收集整理，最后将其整合到信息数据库中。2）为了实现城市建设档案管理信息化，还需要构建城市建设档案管理应用系统和基础设施的建设。应用系统的建设主要是通过收集、整理和利用城市建设档案的各种信息来增加城市建设档案的使用效率。基础设施建设主要是指建设城市建设档案信息的网络和数字的设备。3）对培养城市建设档案管理信息化人才队伍进行培养，储备城市建设档案管理人才，增加城市建设档案管理的专业化水平。4）完善相关标准和规范。城市建设档案的电子文献收集、文献归档、分拣和图书馆信息电子档案资源的存储、查阅等，都需要提前设定详细的过程，以保证信息化管理城市建设档案的进行。

2 完成信息化管理城建档案的必要性

2.1 增加城市建设档案的效率。新时期城市建设档案信息管理有利于增加城市建设档案的效率。城市建设档案管理信息化，实际工作时可以只输入一个信息，以便通过计算机软件生产不同的目录，所以可以满足不同文件使用时的需要，也有利于城市建设档案信息资源共享，增加城市建设档案的利用效率。

2.2 多样化信息输出方式。一般进行的城建档案管理时，主要任务是手工整理和收集档案。但随着城市建设规模的扩大，需要对城市建设档案信息进行整理，这就会耗费很多的人和时间成本，致使生产率降低，工作精度也会降低。如果实现信息化管理城市建设档案，计算机技术可以用于对大量的数据收集和整理，这样不但可以减少工作的工作量，增加工作效率和档案的准确性安排，实时查询检索的城市建设档案管理信息，且输出方式多样化，有利于提高城市建设档案信息管理效率。

2.3 提供参考。城市建设档案作为记录在城市发展和建设的重要信息平台和数据平台，涉及城市规划、建筑施工、文化环境以及许多其他方面的数据，实现信息化管理城市建设档案，提供信息和数据查询的方便，可以为研究工作提供更多的信息。城市建设档案信息管理有利于城市建设档案规范现有的资源，可以为城市发展提供依据和参考，有利于增加数据采集的效率，并促进城市建设档案管理科学技术人员档案的使用。

3 城市建设档案管理信息化存在的不足

3.1 对城市建设档案管理信息认识问题。城市建设档案管理是城市工作的重要组成部分，在城市规划和后期建设中发挥着重要作用。但城市的一部分领导人和建筑商在治理的过程中，关注城市扩张和硬件设施建设，极容易忽视城市建设档案管理信息化的实行，理解城市建设档案管理信息化不足，部分领导人和文件管理的意识不够，使城市建设档案管理和城市建设滞后，滞后概念不利于实施城市建设档案管理信息化。

3.2 资本投资不足。城市规划的发展和建设是在一定的预算范围内进行的，但是由于一些原因导致了对城市建设档案管理信息的认识有限，所以资金有限，缺乏资金导致了设备管理信息化的缺乏。而实现城市建設档案管理信息化的过程中需要配备打印机、电脑、扫描仪和其他硬件设备，还需要购置有关信息数据库、构建局域网，如软件，这将需要大量的资金支持，但由于较小的资金投入力度，严重影响了城市建设档案管理信息化。

4 满足城市建设档案管理信息化的举措

4.1 树立档案管理的新理念。城市建设档案管理系统由硬件、软件和数据三部分构成，通过外部购买可以形成硬件和软件设施，城市建设档案管理的核心是数据，需要认真的建设和维护管理。因此，为了更好地适应时代的进步和社会的变化，档案管理人员应建立新的档案管理模式，对档案管理信息化拥有乐观的态度。按照提出问题、分析问题解决问题的思路。首先，根据档案管理的诉求，列举档案管理信息化的整体规划和实施办法，使城市建设档案管理信息化得以系统性、渐进性地实现。然后，利用信息技术手段，搭建城市建设档案管理平台，推进档案信息数字化建设，逐渐实现对城市建设档案信息化的管理。

4.2 全面提高管理人员的素质。城市建设档案管理人员作为影响管理信息化最活跃的因素，应充分发挥人员在信息化管理过程中的积极因素，坚持以人为本，运用人才培养。逐步实现城市建设档案管理信息化，对传统的档案管理模式进行了改进，更好地要求了档案管理人员。一是对现有的档案管理人员再教育，开展岗位和信息化管理技能培训。二是招聘城市建设和档案信息管理专业人士。人才培养计划要循序渐进。最后，必须制定合理的激励措施。该政策鼓励管理者为实现城市建设档案管理信息发挥作用，充分调动员工的积极性。

4.3 完善建设有关法律法规。城市建设档案管理作为档案管理的一个分支，具有档案管理的基本特征和根本属性。现在，《档案法》是城市建设档案管理遵循法律，所以在实际实践中，城市建设档案管理信息化的建设应该加强城市建设档案管理法律法规，城市的发展应该结合自己的特点和实际需求，适应城市建设档案管理政策的发展需求，制定严格的城市建设档案管理、工作流程等收费规章，以保障信息化有序进行。

4.4 增加投入的财政资金。财务支持对于实施城市建设档案管理信息化是基础性的举措，而足够的资金支持是购置建设过程中所需的硬件、软件等设备的必要条件和基础性条件，因此，在预算中要考虑到城市建设档案管理的信息化建设，以保证顺利有序的进行信息管理。经济和科学技术的发展促进社会生产领域的进步，城市建设档案馆是城市发展和记录信息的载体，重视城市的发展，城市建设档案管理也应该符合时代的发展趋势，使用现代先进的科学技术，创新化城市建设档案管理的模式，对城市建设档案管理进行信息化建设，有利于提高城市建设档案管理水平和城市的长久发展。

总之，在现代社会背景下的科技和经济迅速发展，稳步推进，城市建设和城市建设档案信息记录下整个城市快速发展过程中数据和信息载体，促进城市发展具有重要的现实意义。所以，有必要加强新时期建设城市建设档案管理信息化，全面提高现代城市建设档案管理水平，促进城市稳定持久发展。

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