新形势下社保档案管理存在的问题及改善措施

尹敏霞

摘 要：社保档案属于民生档案的重要组成部分，是参保单位和职工权益的真实记录，是社会保障工作的客观依据。新形势下，社保业务量和档案数量与日俱增，社保档案管理存在着许多问题，如何科学、规范地管理好社保档案是关键。本文主要分析了新形势下社保档案管理中存在的问题，并提出加强社保档案管理的措施，以供参考。

关键词：新形势；社保档案；问题；措施

社保档案管理是实现社会保险事业健康可持续发展的重要基础，在记录信息、改进社保政策、创新社保体系等方面有着重要的参考意义。新形势下，社保档案管理主要存在社保业务证明材料复杂、部门档案分散、管理标准不统一等，这就需要我们加强社保档案管理，做到科学化、规范化、法治化。

1 新形势下社保档案管理中存在的问题

1.1 社保业务证明材料杂多

社保业务是需要查阅大量的档案，复印或是直接提供众多的原件资料，因此是一项严谨、手续繁琐的工作。公民在办理社保业务的过程中涉及多个部门，在到相关部门开具证明材料时，也需出具相应证明。某一环节不能对号入座，直接导致社保业务不能办理。例如，在办理保障性住房过程中，需社区介绍信，提供身份证明、户口证明、婚姻状况证明，人社局查缴养老保险，车管所提供无车辆备案材料，需要提供原单位收入证明、用人单位职工情况证明、房管局查询房产情况，手续杂多，需填写许多表格，需多个部门签字盖章。特别是在办理退休手续过程中，办理对象大多为六十岁以上的老年人群，他们询问多，记忆力减退，各部门工作人员需不厌其烦时时提醒，再加上部分人行动吃力，给政府部门和公民都造成诸多不便。

1.2 部门档案过于分散，缺乏有效整合

虽然计算机的普及使用让社保档案可以得到更好地保存与存储，但由于社保业务涉及部门机构多，计算机和互联网不能全覆盖，纸质档案依然占有相当大的比重。再加上各部门间缺乏共同的操作平台，不能互联互通，信息不能共享，在社保档案的管理过程中，依然会出现很多的问题[1]。比如，企业退休人员在办理退休手续过程中，需要原来的企业盖章，原来的法人签字。如果中间工作单位发生过多次变化，每一个单位都得跑一趟，均需要开具证明。特别是由企业转到事业单位的，在工龄衔接上会出现很大的空挡，手续更加繁琐，更难办理，容易对个人造成损失。如原有单位已经破产或原单位拍卖流转，人员流动大，法人更换多，一些证明材料难于形成，证据链不足，给职工退休办理造成很大不便，严重者甚至办理不了退休。归根结底是机构设置过于分散，由于各个机构之间的组织、行为准则以及行为规范等都存在差异，各个部门之间难以实现资源信息的共享，致使分散的部门之间无法印证和互信，严重阻碍了各部门之间的资源交换和共享。

1.3 缺少统一的管理标准

人社部2016年5月出台了“关于加强和改进人力资源社会保障领域公共服务的意见”（以下简称意见），为了方便社保信息自助查询，意见要求推进“电子社保”建设，全面推行社会保险个人权益记录网络查询和自助打印服务。同时，推进人事档案信息化建设，启动全国流动人员人事档案基础信息库建设工作，逐步实现档案基础信息异地查询。以某县为例，全县共有23个乡镇，且大部分分布在山区，最偏远乡镇距离县城有300余里。（许多职工到了退休年龄，需要办理退休，往返一趟县城需要两天或者两天以上的时间。）有的职工档案保存在原单位，有的在人事局干部档案管理中心，有的挂靠在一些私企，有的在个人开办的经办机构。更有甚者，在自己手中保存，这样，既不便于管理，也不保證安全。没有统一的社保规范和标准，最终导致各个部门之间社保档案管理的规范标准各不相同，交流合作更加困难，资源得不到共享，档案管理工作更为混乱。

2 加强社保档案管理的措施

2.1 社保档案要信息化、现代化

必须提高档案管理人员运用现代化技术的能力，更新各级档案人员的知识结构，同时加大投入、增配软、硬件设施。把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建部门档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。加大社保档案工作宣传力度，利用各种手段和渠道，诸如电视台，广告牌，移动宣传车，扶贫下乡，发放宣传品。按照不同类型人员分门别类，做出参照数字，让个人看得懂，记得死，行得通。建议有条件的地方试运营便民网，提供信息公开，涵盖信息公开、行政审批、公共服务、县区政务等[2]。让群众可以利用微信公众号、电脑、自助终端热线了解国家政策和各项便民措施，随时随地的享受政务便捷服务。让互联网+成为社保档案的主阵地。

2.2 加快社保档案管理的一体化进程

社保档案管理—体化是指从社保文书和档案工作的全局出发，实现从社保文件的制发到归档管理的全过程管理，将社保档案文件处理和档案管理融为一体。结合平山县实际情况，以县档案馆为平台，以馆藏档案为基础，把全县各单位档案集中归档，重新规范，既要把纸质档案文书归类，也要把电子文书存档拷贝。不论单位如何变换，档案文号始终如一，这样就避免了一人多岗，一人多位的情况出现。既方便了个人，也减轻了单位的负担。对职工档案的永久保存加上了双保险。

2.3 加快社保档案管理工作的信息化进程

长期以来档案部门始终未能摆脱“重藏轻用”的局面，而在当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。为满足档案信息化要求，采用计算机和档案管理等现代化手段，实现档案资源共享，方便干部职工查阅、利用。实现公开化、标准化、信息化、制度化。现在，每个乡镇都设立了社会保障所，全部实现了网络信息化建设。这样既方便了基层工作人员，同时方便了百姓[3]。也减轻了县级部门的负担。社会保障各部门和档案行政管理部门要相互合作，共同促进社保档案信息资源的整合与共享，提高社保档案管理的利用效率，最大限度的利企便民。

2.4 加强社会保障档案管理队伍的建设

由于社保档案的内容非常丰富，具有很强的动态性，而且需要对其进行分析、评估和信息化管理，这对社保档案管理人员配备提出了更高的要求。以平山县为例，退伍兵员安置，乡村医生待遇，乡镇临时聘用人员的补偿，乡村代课教师的待遇兑现，扶贫攻坚等新情况，新工作，对档案人员的科学配备和精细化操作提出更高标准。因此，建立健全用人机制，加强档案管理人员的教育培训尤为重要。通过相应人才计划，提高社保档案工作人员的素质，为建立健全社会保障体系做出贡献。

2.5 提高社保档案管理队伍的业务技能

档案人员的知识水平和管理能力直接影响群众的满意度。社保档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。需列出计划，与档案行政管理部门加强联系，积极组织社保档案员进行培训，以乡镇和县直部门为单位举办各类培训班。积极开展经验交流。必要时同上级主管部门进行对接学习，做到“请进来讲，送出去学”。同时，要加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，以保证档案工作的连续性，努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍。

3 结束语

加强社保档案管理是促使社会保障体系得到全面发展的重要途径，因此必须加强社保档案管理建设力度。各级档案部门要与社会保障职能部门协力合作，加快社保档案管理的信息化、现代化、一体化进程，加强管理队伍的建设，提高社保档案管理队伍的业务技能，从而形成社会保障档案管理与服务共同发展的良好形势，推动社会保障事业的健康可持续发展。

参考文献

[1]郎淑琴. 浅析社保档案管理的信息化建设[J]. 科技视界， 2013（10）：108-108.

[2]徐阳. 我国社保档案管理的法制建设研究[J]. 北京档案， 2014（4）：10-13.

[3]刘志刚. 浅谈社保档案管理工作中存在的问题[J]. 价值工程， 2015（2）：164-165.