档案管理中存在的问题及对策

摘 要：随着信息技术的发展，电子档案对传统档案的冲击日渐加剧，人们对档案管理工作的重视不够，档案管理人才的流失，单位对档案科室的投入不够等直接导致了档案管理出现问题，但是档案管理的重要性其实影响许多学科领域，人们身份信息等重要机密文件都与档案管理的完善分不开，本文介绍了几种档案管理中存在的问题并提出了解决措施，以此来说明档案管理的重要性。

关键词：档案管理；机密文件；管理问题；解决对策

每一门学科都有他自己存在的价值，我们如果想要得到一个领域它所存在的问题，那么必须先分析这个领域它发展的历史与意义。所谓档案，它的历史可以追溯到文字开始出现的时期，只不过开始记载文明并编撰成书的时候我们管它叫各类史书典籍，其实从夏商周开始古人们就已经对史书进行过归类整理，这也是"档案”管理的前身。到了清康熙年间，档案开始作为一个独立名词而登上历史舞台。随着文明的进步和历史的演变，档案管理制度日趋完善， 加上如今互联网大力发展的支持，档案管理也更加的现代化。不论是上到国家建设或是中到国企私企的人事管理再或者下至每个人的人生发展轨迹，档案的发展都与之关系紧密。档案涉及到非常多的不同级别的机密，一旦泄露，不仅给了犯罪分子可乘之机，而且对档案管理者及档案所有人都是财产及名誉的严重损失，以下是我在档案管理中遇到过的问题，以及我对这些问题提供的解决措施：

1 电子档案与传统档案之间的"矛盾"问题及解决措施

可以说计算机的发展对档案的管理已经达到了登峰造极的地步，最明显的是档案变得越来越薄，辅助软件越来越丰富，在人事归档的角度来说，电子档案的确提供了十分便利的程度，这是造福人类的一大幸事。再者说现在指纹技术发展也迅速，将指纹归档在学生考试方面来说，就减少了很多的舞弊案，这是提高社会公平一大幸事。在计算机技术不发达的年代想要调档或者更改档案是相当的复杂，中间要浪费太多的人力物力，还不一定达到我们想要的结果。相比之下，传统档案越来越不被人接受，甚至有些单位已经实行全电子档案制。那么传统的纸质档案就没有必要存在了吗？答案当然是否定的。首先计算机技术的发展也带动了黑客事业的兴起，现实生活中我们的QQ号就经常被盗，导致个人隐私泄露，电子档案也存在着这种漏洞。相比于个人的信息遗失，国家的机密泄露事件就显得太大了，大到没有人能冷静的应对，所以健全网络安全就迫在眉睫。一旦遭遇这样的事，要重建网络档案就要依赖于纸质档案的存档了。现在电子档案已经相当普及，但是传统档案也应一直沿用，协调好两者之间的关系，给予同样的重视是十分必要的。

2 后备人才不足问题及解决措施

后备人才不足说到底就是重视程度不够。档案管理学在许多高校中并不作为本科专业而设立，许多学生及家长都是以今后发展为因不会选择档案管理专业，认为档案管理没前途，但这是认知上的弊病，许多家长并不了解档案管理是什么就来盲目的下定义。有些我们看似并不起眼的专业将来也能在社会中应用的十分广泛，用自身所学能够造福社会，是中国青年之幸，是中国社会之幸。要知道现在许多部门的人事档案管理人员其实并不专业，但是他们从事的却是重大机密的行业，不允许有丝毫的纰漏，档案管理需要更多的有相关知识的人才来共同建设。

3 档案管理室的条件问题及相关解决措施

大部分单位的档案室已经很久没有人打掃过了，灰尘一片，甚至有些地方有了蜘蛛网，真的是触目惊心，作为一个档案管理的工作人员，感到很辛酸。其实目前国内许多小企业还无法达到<<国家档案管理条例>>中明文规定的整齐规范、分类严谨等，反而杂物堆积，更有甚者成了单位的仓库，管理设备也出现老化过时，种类不齐全。单位上级对档案管理条例规定的不健全，下级执行人员操作的不规范不重视，直接导致档案的损坏甚至遗失。许多单位对这类问题的答复是"单位资金紧张没有多余的钱去设置单独的档案室”，而有些有资金的单位也是找各种理由去回避这类问题。还有一些单位有资金也有独立档案室，但是对档案管理人员的要求不到位，没有提前进行相关知识的培训。所以对待单位档案管理室的条件必须重视，有一个舒心的环境员工工作起来也会更加努力。这类问题最好的解决方式就是从上而下逐级进行审查，将档案管理问题提到上层领导的议事日程里，与其他部门共同评比，优秀的档案管理人员可进行各类奖励，并积极聘请相关的优秀人员加入进来共同努力。

4 档案分类不标准问题及相关解决措施

有很多档案室它们的档案分类也是不标准的，在地上堆积如山的档案里想要从中找出精确的档案可难比登天了。比方记载不同地区的人事档案不可能放在一个档案柜，试想一个档案柜里既有不同区的人事档案又有不同年代的人事档案，很难管理，这时档案分类显得尤为重要，这就要求档案管理者必须熟知各个档案的类别，对于兼性档案要如何处理的办法。再比如个人档案的年限问题，如果一个工人他要在几年内退休，那么档案记录者要详细记载此名工人他是何时上班何时退休，他中间有没有因为疾病或是其他个人因素而离开以及具体的时间是什么时候，这中间不可以存在任何差错，否则将来涉及到调档问题或其本人要办理任何个人手续会出现各类纠纷。这类问题最好的解决措施便是要明确每个档案的类别，针对不同类别的档案分别进行档案归类，对于兼性档案一定要做好记录，调档时保证准确的拿到所需档案。

5 档案记录精确度问题及相关解决措施

在工作过程中曾经出现有人要办理退休问题，到相关单位办理手续，但是他的身份信息显示他已经达到退休年龄，但是档案记录差了几个月，这中间出现了差异导致他还要出示其他许多相关手续，使他忙的焦头烂额，这件事却关系到了档案记录的精确问题，上世纪计算机不发达的年代身份信息出错是常有的事，只在我身边就有好多年龄出现偏差的，这和档案记录人员的疏忽是脱不了关系的，档案关系到一个人的一生，记录问题必须严肃对待，有些人为了能够提前退休故意加大了年龄，这些假的东西是千万不能出现在个人档案中的，这可以上升到相关法律问题，法律是严肃的，我们档案记录者要更加的严肃严格，才能确保社会秩序正运行才能维护社会公证。

6 档案室工作人员流动性大问题及相关解决措施

因为档案室工作人员普遍工资不高，单位重视程度又不够，在没有大力投入资金之前，档案管理人员的流动性很大，交接过程往往容易出现差错，每个人对新环境的熟悉都要一定的时间，他们如不是严格受过档案管理培训那么他们每个人对档案分类的理解也会不同，当需要调档的时候就会耗费许多时间，档案数量之大，类别之多，没有经验的管理者便不能游刃有余。对于人员流动性大必要的措施就是给与相对应的薪资以及优厚的福利待遇，相应的回报是获得人心的必要方式，当然也是必须经过档案培训的专业人才。

档案管理是一项集技术性、责任性、机密性的一项工作，以上问题及应对措施也只是冰山一角。要改变强档案管理的现状，就要提高对档案管理工作的社会认知，大力培养档案管理的专业人才，要做到严谨高效秩序稳定的档案管理工作在科技迅速发展的今天是十分必要的。

参考文献

[1]张肇旭，杨玉艳.资源档案对经济建设的作用[J].兰台内外.2013（05）.

[2]袁晓川.档案学研究的国际进展[J].档案学研究.2013（02）.

[3]莫自超.新时期档案管理工作的理论与实践[J].科技创新导报.2010（31）.

作者简介

谭敏（1982-），，女四川省眉山市彭山区人才流动服务中心从事档案管理工作。