新常态下文化馆档案的数字化管理策略研究

李培强

摘 要：随着我国互联网和数字技术的飞速发展，文化馆档案作为文化大发展大繁荣中的一种重要的信息资源之一，传统的档案管理已然不能满足新形势下新发展的需要，档案数字化管理势必成为当今社会文化馆档案建设中的重要内容。本文首先叙述了档案数字化管理的含义与必要性，阐述了当前文化馆档案数字化管理中存在的一些问题，最后探讨了如何提高文化馆档案的数字化管理水平的有效措施，望能对当下的文化档案管理提供一些借鉴。

关键词：文化馆档案；档案管理；数字化管理

1 引言

近年来，各级各地文化馆一直非常重视档案的建设和管理工作，积极采取措施，有效地推进了档案的自我完善与发展。然而，作为一名文化馆工作人员，在利用档案资源时，总是碰到一些问题，最突出的便是档案资源的完整性不够，查阅资料费事，利用档案不方便，弄不好还会在使用过程中丢失资料造成严重的后果。分析其原因，这些年来文化馆的档案建设和管理往往都是沿用传统的管理手段，以纸质档案为主，几张数字照片和几段数字视频刻成光盘为附的管理方式。对档案的管理缺乏现代化数字化技术管理手段。为此，本人就文化馆档案中的数字化管理谈点自己的想法。

2 文化馆档案数字化管理的含义与必要性

所谓文化馆档案的数字化管理是以纸质档案资料为基本工作对象，管理人员通过扫描，录入到数据库服务器存储中，实现档案的存储、备份和检索利用，达到档案管理保密性好、成本低、检索方便、寿命长等目的的管理方式。

其必要性：1.文化馆的档案具有其特殊性，展览、表演、培训类活动较多，如组织一场展演：从起草活动方案、节目单的设计制作、通讯稿的撰写、演出队伍回执单的整理、演出食宿情况统计、演出时的全程摄影摄像、到新闻稿的撰写，这一过程会产生许多文档、表格、照片和视频。无不反映了档案数字化管理的重要性；2.目前文化馆积极利用现代媒体开展宣传推广工作，就我馆而言，手机app终端、微信微博、门户网站、互动触屏等宣传平台已使用多年，这些平台上的宣传资料更需要数字化档案资料来支撑；3.文化馆档案的数字化管理能大大提高工作效率，减轻工作强度，随着单反相机、高清摄像机、扫描仪、计算机等数字设备的普及使用，可以丰富档案的数据表现形式，提高档案资料的完整性和全面性；4.档案的数字化管理可以对每个环节分别进行权限的管控，存储迅速、查询方便、传递快速、备份简单、且资源可共享。有的信息和数据可根据档案利用者的需要进行便捷的修改和补充。

3 新常态下文化馆档案的数字化管理中存在的问题

由于档案的数字化管理涉及的技术层面比较广，而且数字化档案建设和管理的专业性很强，目前文化馆的数字化管理中尚存在一些问题：

1）档案数字化处理设备不齐全，多数文化馆仅有一台电脑和扫描仪。数字化建设和管理的存储设备比较落后，还停留在本机上处理本机上保存的管理模式，没有专业的数据库服务器、存储设备以及配套的安全设备。导致档案利用共享很不方便，安全性不高

2）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配。档案管理人员往往都是一些老职工，缺乏档案数字化管理的理念，加上平时缺乏系统性的相关培训，技术性很强的数字化处理能力更是“天方夜谭”。就我们熟悉的单位来说，档案管理人员不仅不是计算机专业毕业的，档案的数字化管理甚至没有一个配套的标准软件。处理数据时总会出现一些不尽人心的问题，如处理的数据格式不统一、照片变形等问题。要进行高效的数字化建设和管理确实存在一定的困难。

3）目前档案管理人员习惯性地把各部门转交上来的材料存档，缺少一个主动采集的意识。会导致部分档案资源的全面性和完整性不够。

4 新常态下文化馆档案的数字化管理策略

1）根据文化馆业务特点要求，制定一套档案管理制度，如《档案管理工作标准》《档案数字化规范》《档案保管保密制度》《档案查阅利用制度》等相关制度。使档案数字化管理在市级应用过程中少走弯路。并要求各部门落实人员，负责对自己部门举办过的活动资料按照档案管理的数据格式要求全套完整的交给档案管理人员，由档案管理人员进行仔细检查管理。在档案的数字化工作中，不管是数字化之前的档案检查，还是数字化后的图像、数据质量检查工作都要认真对待。要求档案管理人员将每日的工作档案目录进行公示和集体检查。保证文化馆档案数字化工作能够有序、有效、有质的推进。

2）要提高档案管理工作人员的职业能力。随着文化馆事业的不断发展，人才队伍的壮大，服务内容发生了变化，活动形式也发生了改变。首先要变革档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识。应对年龄偏大的档案管理人员要进行计算机类的职业技能培训，使他们熟练使用计算机进行档案管理，提高工作效率；其次，争取引进具备数字化技能的人才，保证有效推进先进的档案管理模式。

3）根据文化馆业务特点要求，结合档案管理有关条款。如展览展演、培训讲座、会议、日常馆务等业务都有各自的档案特点。定制开发一套适合文化馆档案特点的数据库管理软件系统，系统集权限分配设置功能、数据录入上传功能、搜素查询功能、导入导出打印功能、远程备份功能等一体的软件系统。并配有专业的数据存储访问服务器。并请专业人员教会档案管理人员如何使用系统，面对常见系统故障如何解决。

4）加大数字化档案管理的投入，配备充足的数字化档案管理设备。文化档案馆要加大档案数字化管理设备的投入资金，并建立有效的监督机制，确保资金能够有效的投入到档案数字化管理设备上。在设备类型的选择上，要充分的考虑当前文化馆的实际需要以及经济上的合理性，优选出技术先进经济合理的数字化档案管理设备，进而提高档案管理的数字化水平。通常使用的设备有：支持A3的高速扫描仪、PC机、文本转换仪、单反相机等。

对于数字化档案的安全应该确保档案实体的安全和档案机密的安全。首先我们来看档案实体安全的维护。对于归档档案应该做出防写处理。不能对涂层进行擦、划、触摸等等记录。載体应该直立放置，避免载体遇到尘土，防止载体变形。对于数字化档案的存放的温湿度都要适宜，并且还要使其远离磁场，要使其隔离有害气体，并且能够定期的进行检查。

最后我们来介绍一下档案机密的安全。数字化档案使用者应该按照规定使用档案，同时应该注意档案的保密性。数字化档案上网或者联网的时候应该符合国家或者单位的保密要求，能够对保密文档做出有效的防范措施和监管保障。保密文件的销毁应该连同不可擦除的载体一并进行销毁。对于数字化档案的销毁来说，要先办理审批手续。非保密文档可以进行逻辑删除。

文化馆档案数字化管理需要对移交的电子档案验收、核对，认为收集的资料无误、合格后再注明案卷号、文件名。然后对所有的文字档案、图片档案、音频、视频资料分门别类录入到数据库系统，并设置权限。当需利用档案时，必须遵守有关管理规定，并能第一时间检索到需要的完整的档案资料。

5 结语

综上所示，在文化馆的档案管理工作中引入数字化的管理方式是大势所趋，也是档案管理发展的实际要求。通过对文化馆档案进行数字化管理，能够有效的提高档案的安全性，在实际的文化馆档案管理过程中，要对档案管理的实际情况进行充分的分析，尤其是档案数字管理中存在的问题，进而对问题采取有针对性的改进措施，从而提高档案管理的数字化水平。

参考文献

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[2]丁学刚.文化馆档案的数字化管理探究[J].档案管理：332

[3]张晨滢.有关艺术档案的数字化管理的探讨[J].图书档案：255

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