先付后审破解报销难题

2018-11-05

行政事业资产与财务 2018年9期

（中国航天科工集团有限公司财务部北京）

一、常规报销流程及其缺陷

1.常规报销流程的基本步骤和主要特点

企业对于费用报销流程通常是这样设计和执行的。第1步：填单提交。即业务人员在报销系统中填写报销单、扫描原始票据并提交审批。第2至N步：审批审核。即业务部门、归口管理部门、企业负责人按照企业规章制度中规定的审批流程和权限，逐级完成所有审批环节；财务部门完成财务审核环节，如果达到金额标准，还会触发多级财务审核。第N+1步：付款制单。即出纳将已审定的付款信息（收款方名称、开户行、账号、付款核定金额、用途等）通过手工或银企直联等方式在银行结算系统填制付款单。第N+2步：复核到账。即付款复核岗核对出纳提交的付款单的准确性，确认无误后审核通过并完成款项支付。

这种报销流程一般可称为常规报销流程，其主要特点是先审后付，即所有审批审核环节通过之后进行报销付款，支付到账是整个报销流程的最后一步。

2.常规报销流程的缺陷

一是流程冗长。对于没有建立财务共享中心的企业，常规报销流程最少是五步，即第1步：企业员工填写并提交报销单，第2步：一位业务部门领导审批，第3步：一位财务人员审核，第4步：出纳付款制单，第5步：付款复核并资金到账。对于建立财务共享中心的企业，常规报销流程最少是七步，即在上述五步流程的基础上增加共享中心审核和复核两个步骤。对于大型企业集团，由于经营规模大、管理层级多、管理链条长、内控要求高以及建立了财务共享中心等多因素影响，一笔普通费用报销的全流程通常多达十多个步骤和环节。

二是报销款到账慢且到账日期无规律。由于流程冗长，以及各级审批审核人员无法实现即收即审的实时效率等各种原因，大家普遍感觉报销周期特别长、报销款到账特别慢。同时，由于各级审批审核人员的处理时间不可预测，导致整个审批周期、到账日期无法提前确定。这种不确定性很容易导致报销人员产生焦躁情绪。

三是报销体验差、业财矛盾突出。一方面，业务部门和业务人员反映报销难、到账慢、体验差，对财务部门给予“差评”。另一方面，财务部门也备感“委屈”，主要理由是：流程冗长不是财务部门造成的。整个报销流程的每一个审批环节都是基于企业规章制度设置的，都是为了符合风险内控要求，都是为了合法合规，不仅很难删减，而且经常会因为新增管控要求而增加审批环节。财务部门的审核付款等几个处理环节只占整个报销流程的一部分，报销进度涉及多个部门多个审批人员。“报销难、到账慢”往往不是财务部门单方面造成的，也不是财务一个部门就能解决的。此外，各级审批人员也感到“无奈”，由于职责任务多、工作压力大以及经常开会、经常出差，既无法保证多久能够完成报销审批，更不可能实现即收即审、实时处理。由于这些情况，业财双方经常矛盾争执多，互相都不满意。

二、打造先付后审的快速报销流程的总体设想

为了解决常规报销流程的缺陷，许多企业做出了探索，但由于没有突破“先审后付”的传统思维，成效并不明显。笔者认为只有颠覆传统思维，将员工报销体验放在与风险合规管理并重的高度，实行报销流程创新变革，打造先付后审的快速报销流程，才能从根本上破解“报销款到账慢、报销体验差、业财矛盾多”的难题。报销流程变革的总体思路是：“重构流程、完善规章、先付后审、快速到账、核定差异、多退少补、员工满意、风险受控”。

1.重构报销流程

基于流程再造理念，聚焦先付后审、快速到账的目标，对报销流程进行重新设计，即第1步：员工填写报销单后直接提交到出纳；第2步：出纳按报销人填写的申请金额办理付款制单；第3步：付款复核岗办理付款复核，复核通过后款项按申请金额实时支付；第4至N步，相关领导逐级审批、本单位财务初审、共享中心审核复核并生成会计凭证。其中：若核定金额与申请金额相同的，直接按申请金额自动生成会计凭证；若核定金额与申请金额有差异的，财务人员在审核时应当更改核定金额，审核通过后自动生成会计凭证，其中：费用成本科目金额按核定金额入账、货币资金科目按申请金额入账、两者差额计入应收应付款科目并按员工进行辅助核算；第N+1步，系统按月自动统计每位员工的累计应收或应付款金额，并在次月工资中进行扣减或补发或者以其他方式进行结算。

2.识别流程风险

先付后审的快速报销流程具有以下风险：一是快速报销流程缺乏规章制度支撑的合规性风险；二是员工快速报销额度设置过高或未控制，出现问题后无力归还的资金损失风险；三是对于先付款的报销单在审批审核过程中发现各种质量或不合规问题，员工不配合处理，甚至故意拖延，致使先付款报销单长期无法办结的时间风险；四是员工无事由借款或报销，恶意占用公司资金的信用风险；五是员工收款后对核定差异不认可引发劳资纠纷的法律风险。

3.制定管控措施

一是修订企业报销管理规定。对先付后审报销流程的使用范围、管理措施等有关事项做出明确规定。

二是建立员工报销承诺机制。在报销系统中设置《员工报销承诺书》，由员工进行电子签名，对报销责任义务做出承诺（比如同意报销核定差异在工资中扣补等），未签名承诺的员工不适用快速报销流程。

三是建立报销质量评价和扣分机制。每年度授予每名员工10个质量分。报销流程中每一次驳回必须说明理由，属于质量问题或者违规问题的，应当对照报销质量扣分标准进行扣分。如果质量分扣为零，系统自动停止该名员工报销权限。如果员工要恢复报销权限，必须自费购买质量分且必须重新接受报销知识与规章培训并通过测试。

四是建立员工信用额度动态管理机制。对于先付后审的报销，先付款时占有信用额度，报销审核完成时释放信用额度，信用额度用完后系统自动恢复该员工报销单走常规报销流程。信用额度与员工的信用状况、报销质量和效率挂钩，由报销系统自动计算、自动控制、动态变化、随时可查。员工信用额度=该员工上年度实发工资总额×信用风险调节系数×报销质量调节系数×报销效率调节系数。

其中：信用风险调节系数=某员工年度累计核定金额/累计申请金额，且最大值为1，主要反映员工的诚信度，也即若员工无理由恶意报销的话，其信用风险调节系统很可能减至零。报销质量调节系数=该名员工年度剩余质量分/质量满分值，主要体现对报销质量高的员工的鼓励和对报销质量低的员工的惩罚，如果一名员工报销质量低、问题多、扣分多的话，质量调节系数就会很低。报销质量调节系数在0-1区间，最小值为0，最大值为1。报销效率调节系数=全体员工单个步骤平均处理时长/该名员工单个步骤平均处理时长，主要体现对报销处理效率高的员工的鼓励和对报销处理效率低的员工的惩罚，如果一名员工单步处理时长优于平均值时，报销效率调节系数大于1，如果一名员工单步处理时长劣于平均值时，报销效率调节系数会小于1。