高职院校归档电子文件资源建设的路径研究

摘 要： 随着信息化技术的不断发展，电子办公已经成为一种新型的办公方式。电子文件成为新式的信息储存载体，被各界所广泛使用。高职院校在社会的影响下，开始利用电子文件进行信息传递，让学校的教学、科研等工作通过信息化的方式进行开展。电子文件为高职院校办公提供了便利，但是也给高职院校的文件归档工作提出了难题。因此，高职院校要在电子文件归档工作中进行多方面的调整，找出符合学校教育发展的归档方法，提高学校的工作水平。

关键词： 电子文件；归档；高职院校

电子文件是在信息化时代，以磁带、光盘等数码设备为载体，用电子计算机进行读取、操作、传送的文件形式。电子文件具有纸质文件所没有的多种优势，例如电子文件的共享性高，不受时间、空间约束，只要有网络即可操作。电子文件不需要实际的存储空间，只是保存在数码载体中，提高了信息的利用率。高职院校使用电子文件进行办公，缩短了文件传输时间，节约了纸张，工作效率提升了很多。

一、 高职院校归档电子文件资源遇见的问题

（一） 归档管理制度不完善

在高职院校的电子文件归档工作中，存在着管理制度不完善的现象，各个环节权责不清，出现问题无法及时找到负责人。一些部门觉得归档工作任务量大、任务难度高，不能主动去承担归档工作。另一些部门使用的归档观念不正确，将与纸质文件有关联的电子文件进行归档，无关联的则放到一旁，不作处理。还有些部门归档方法不正确，将纸质文件的归档方法误用到电子文件归档上，造成了文件的混乱。在不完善的管理制度下，归档观念、方法都没有明确的标准，归档工作全凭工作部门的自主意愿操作，有很大的随意性，同时对文件的后续工作也有很大的影响。

（二） 电子文件的收集难度高

随着网络技术的发展，高职院校已经被校园网全面覆盖。网络传输带来方便的同时也给文件的收集工作带来了问题。学校的传发部不用进行纸质文件的传送，各个部门、教师直接利用校园网即可接收文件。各部门在接收后会进行打印，进行纸质文件的存档，但是对网上的电子文件却视而不见。有的部门在电子文件制作的时候步骤精细、管理严格，但是丝毫没有意识到电子文件的归档问题。还有的部门计算机设施不好，存储不了过多的电子文件，随着时间的推移，新文件逐渐将旧文件覆盖，让一些有重要价值需要归档的电子文件被删除。

（三） 电子文件的真实性、可靠性低

纸质文件上面有部门负责人签名、学校公章印记，能保证文件的真实性和有效性。在后期出现疑问时，还可以进行查阅，起到一个历史记录的作用。电子文件存储在网上，文件的内容和保存格式经常会发生变化，可能因为设备问题或者网络问题造成文件的损坏，可能因为黑客的攻击造成文件的丢失，还可能在传输的过程中被人截取进行改动，真实性和可靠性大大降低。电子文件的真实性和可靠性的考证是归档工作中最大的问题，直接影响着归档工作的成败。

二、 高职院校归档电子文件工作的对策

（一） 建立完善的归档制度

高职院校要建立健全的归档制度，各个环节要权责分明，要有专人负责，专人监督，形成一个完整的归档过程。要遵循国家的电子文件管理标准，结合本校的实际情况，创新出发扬本校特色的文件归档标准，让各个部门在进行归档时有统一的标准作参考。要对进行归档工作的各个部门进行定期的考察，解决各个部门在归档中遇见的问题，让各个部门了解学校对电子文件归档工作的重视，从而树立正确的文件归档观念。各个部门使用的电子设备不同，要提出一个公用的标准格式，让电子文件在每个部门都能正确的被读取和应用。还可以建立奖励机制，对归档工作做得好的部门进行奖励，以优秀部门为榜样，带动其他部门更好的进行电子文件的归档工作。

（二） 创造安全的归档工作环境

电子文件在归档工作中，要有安全的工作环境。电子文件受到的危险主要有两种，一种是外部网络攻击，一种是内部操作问题。外部的网络攻击是指黑客或者学校的竞争对手对电子文件进行攻击、窃取、更改，让电子文件无法发挥作用，对付这种危险主要是以预防为主，在校园网设置防火墙系统，进入校园网要输入相应的身份信息，减少外部人员进入校园网的可能。电子文件要进行加密，电子文件不能交叉观看，只能查阅、浏览自己部门的文件。进行电子文件操作时要有相应的权限，只有权限足夠才能进行使用、更改。内部操作问题是指工作人员错误性的操作或者是网络病毒对文件的感染，为了避免这种情况的发生，要在文件操作系统中加入实时报存的功能，减少工作人员因失误造成的麻烦。还要培养工作人员的责任意识，在操作前要考虑清楚步骤，出现问题要及时找出原因，不能在电脑上查看校外网站，减少沾染病毒的风险。

（三） 采用新型的文件归档方式

在学校信息的发送中，要注意各个部门进行协调，在工作上互相帮助。文件编写部门要咨询好整理部门文件的适用格式，为文件传输创造流畅的通道。文件整理部门接受文件后，要注意对电子文件进行编号，做好文件的区分和归类，避免出现文件重复整理的情况。双方的合作目标一致，各自做好自己的本职工作，提高了文件归档的工作效率。针对那些没有纸质文件对应的电子文件，要查找出编写部门，重新进行文件归档，保护电子文档的应用价值。在电子文件的使用下，不能忽略纸质文件的功能与重要性，要引导部门两种方式结合使用，发挥出两种文件的联合优势。

电子文件在高职学校的使用范围越来越广，受众越来愈多，但是在文件归档工作上也有许多问题。高职院校要建立健全的归档制度、创造安全的归档工作环境、采用新型的文件归档方式，用现代化的眼光看待电子文件，利用新技术，提高学校的工作水平，才能让学校在高职教育的路上越走越远。

参考文献：

[1]秦美峰.新时期高职院校电子档案整合管理路径探究[J].黑龙江教育（高教研究与评估），2013（8）：89-90.

[2]刘晓燕.如何做好高职院校档案管理中的电子文件归档工作[J].四川职业技术学院学报，2014，24（1）：135-137.

[3]戴婷婷.高职院校电子文件及其归档管理研究[J].漯河职业技术学院学报，2015，14（6）：191-192.

作者简介： 吕鹏，湖南省衡阳市，湖南环境生物职业技术学院公共基础课部。