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学校档案利用工作点滴谈

2018-10-26方利辉

新教育时代·教师版 2018年29期
关键词:档案馆利用学校

方利辉

摘 要:学校档案是学校发展过程中学校工作活动的记录,它反映着学校各个时期的面貌。对于学校编史修志、行政管理、教學、科研、维护学校或师生员工的利益,有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用。如何把学校档案建立好、利用好,发挥学校档案价值,为学校、社会服务,是每个档案工作者需要思考和实践的一个重要问题。

一、做好档案收集,丰富档案信息资源

1.做好宣传工作,争取各方面的支持

利用全校教职工大会宣传档案法律法规,提高全校教职工档案意识,明确做好档案材料的收集工作是学校各部门及每个教职员工份内的工作。增强教职工收集移交档案的自觉性,尤其要争取校领导的支持,只要领导的档案意识提高了,对档案工作重视支持了,那么档案收集工作中遇到的一切问题就可顺利得以解决。

2.制定收集制度,明确收集范围

学校档案馆要认真编写本单位的档案归档范围,并以文件形式下发,使大家都知道自己在工作中形成的需归档的文件材料必须移交档案部门统一集中保管,使之具有约束力。在内容上要涵盖所有载体档案,措施上要做到公开和落实,促使每个职能部门都能自觉遵守这一工作制度。

3.建立档案收集网络

在学校各部门内设立一名兼职档案员,学校综合档案馆工作人员要经常与各部门兼职档案员保持联系,充分发挥兼职档案员最清楚本部门工作活动情况的优势,调动他们的工作积极性,使之自觉地做好其负责工作资料收集与归档工作。档案馆工作人员还要进行一年一度的集中定期收集,以确保学校档案各门类和内容的齐全与完整。

二、档案工作人员的素质

1.爱岗敬业

作为一名从事档案管理工作人员,首先应充分认识到档案工作是一种责任重大、最光荣的职业。只有热爱本职工作,具有坚定的信念和立场,具备强烈的责任心和敬业奉献精神以及崇高的职业道德修养。才有可能把档案工作做好。档案利用工作是一项服务性工作,因此档案工作人员要明确服务方向和服务对象。端正态度,提高服务质量,必须严守国家秘密,恪守职业道德和执业纪律,不要由于利用而泄密。

2.熟悉家底

熟悉家底是做好利用工作的第一步骤,就是要求档案工作人员要熟悉学校档案馆保存的各种档案的门类、内容以及存放库存位置,练就“一问清” 、“一拿准” 、 “问不倒”的过硬本领。才能迅速准确地为利用者提供所需资料。这对提高查找档案的效率具有决定的意义。譬如,当利用者说出查档内容时,档案工作人员能及时判断出这类档案的有与无。有的,在哪个全宗,存放在何处,基本上做到心中有底。没有的,也要说出原委。只有熟悉了馆藏档案内容,才能快速提取案卷,提高工作效率。

3.提高自身素质

档案是最直接、最原始、最准确的知识载体,档案工作决不只是查查翻翻那样简单,而是一门技术性、研究性很强的工作。这就要求档案工作人员,要紧跟时代和科技发展的步伐,树立终身学习思想,加强学习,补充新知识、新技能,不断给自己“充电” ,以满足档案工作现代化的需要。

三、坚持“以人为本,服务至上”的服务理念

在提供档案利用服务中,档案工作人员要有一颗为人民服务、热爱档案事业的心。时时把利用者的需要当作自己的需要,处处把利用者的困难当作自己的困难,设身处地为利用者着想,要以“以人为本,服务至上”的服务理念为工作宗旨。树立以利用者需求为导向的服务思想,用“四心”贴近利用者。这样才能把档案利用服务工作做好。

四、健全用档制度

在利用过程中,常会出现对档案利用中的权限盲区问题,有的利用者,对一些凭证式、会议记录等档案原件材料要求复印;有的人代他人查询成绩和开具学历证明,有的为了找人而查询其登记表中的地址、家庭电话,针对出现的问题,在提供资料同时,既要积极提供档案,又不漏机密,如何解决好利用者与管理者之间矛盾,我认为是建立健全规范化用档制度。

五、不断创新档案利用服务机制

传统档案利用工作服务机制,主要形式有:以档案原件提供利用、以档案复制品提供利用、利用档案内容书写档案证明提供利用。服务方式内容主要包括:就地阅览、档案借阅、复制供应、档案咨询、档案展览、目录交流等。档案利用服务工作多数以闭门守摊,等待利用者上门的被动服务为主。其服务的方式、方法、手段都显得被动、内容单一、服务面窄。难以体现档案工作的价值,档案工作传统的服务机制已不适应时代发展的要求。因此,必须不断创新学校档案工作服务机制,因为它是信息化时代对学校档案管理工作提出的必然要求。应开发更多实用性的档案服务形式。将传统型与现代型服务方式相结合,主动地、有针对性地、形式多样地将信息传递给利用者,扩大服务范畴实现全方位、多功能满足利用者信息需求。向利用者提供灵活的服务。

六、做好档案利用信息服务反馈

学校档案馆通过各种途径将信息传递给利用者,此时档案服务活动并没用结束,为了了解档案的服务行为、服务项目在学校和社会服务活动中的效果,还需要做好档案利用信息服务的反馈工作。信息服务效果的反馈,是指导档案利用信息服务不断调整,更好地运行的科学手段。其目的就是通过对利用信息服务所产生的反馈信息进行分析研究并及时采取措施。从中发现档案在收集、整理、鉴定等基础工作中的缺陷。及时总结经验教训,促进改善学校档案服务工作,从而提高工作效率。学校档案利用部门要针对提供利用过程中出现的各类情况向整个档案工作提供反馈信息。例如,在利用过程中查全率、查准率不高,是否是档案收集不全、检索渠道的不通畅;利用效果不理想是否是因为分类方法不科学;服务中发生争执是否与利用手续过于繁锁;以及利用者对现存档案实际利用的评价满意程度等等。档案部门如果能及时主动收集、整理、分析各种反馈信息,通过因果互动的反馈机制,就可避免在服务工作中的盲目性,使档案信息服务走向良性发展的轨道。

以上所述是我对提高档案利用率的几点看法。在当前经济发展形势下,档案管理利用工作有其新要求、新内容、新特点和新方法。作为学校档案管理人员应不懈努力、与时俱进,加强学习,要多方位地了解学校在不同时期对档案的需求,强化档案馆的社会功能,从而探索出利用工作的新规律。转变观念,积极主动参与到学校各项工作中去,强化责任心,提高档案的利用率,更好地为学校及社会服务。

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