编制采购计划岗位任务认知分析

刘磊

摘 要： 编制采购计划是生产企业重要的工作任务，对保障企业生产运营正常进行具有非常重要的作用。编制采购计划任务一般由生产企业采购部门采购员或计划员负责，采购员或计划员要完成这一岗位任务，需要具备内外部良好的沟通能力，收集基础资料的能力，完成资料的分析整理能力，在此基础上，才能编制好采购计划，进而完成岗位任务，为企业做好管理服务。

关键词： 生产计划；物料清单；采购认证

编制采购计划岗位任务，是指物流企业采购管理部门下发给采购员或计划员的工作任务，主要任务内容为，联系生产部门和仓储管理部门，根据生产计划、物资消耗计划及库存量编制采购计划，并最终通过向供应商发出订单的方式实施计划的过程。

采购计划编制的计划期通常为一年，一般会根据企业实际需要，在年度采购计划的基础上按照生产经营需要，再行编制季度、月度、周等时期的采购计划。

一 编制采购计划任务岗位职责划分

编制采购计划任务通常由企业采购部门负责，是采购部门基层工作人员依据基础资料，在完成认证计划的基础上制订的实际采购清单。

企业可根据自身规模、组织架构模式及实际运营需求，在采购部门设置采购员、计划员等基层岗位负责编制采购计划任务，规划比较大，采购业务量较大的企业可单独设立采购计划编制岗位专项负责编制采购计划任务。

编制采购计划任务一般由采购员或计划员岗位负责，该任务对应岗位职责主要包含以下几个方面：

（一）沟通联系生产部门

采购员或计划员需沟通联系生产部门，及时获取生产计划，掌握整体用料需求，还要

1.生产计划

生产计划是企业经营计划的重要组成部分，是企业从事生产管理活动的主要依据。生产计划是企业对生产任务做出的统筹安排，拟定的需要生产产品的品种、数量、质量和进度的计划。

生产计划对于生产部门非常重要，生产部门为制订生产计划也需要收集基础资料，按进度做好产品的品种、数量等安排计划，控制产品质量等。

因此，为完成编制采购计划任务，采购员或计划员需要及时沟通联系生产部门，及时跟进生计划进度，做好信息的沟通，编制好采购计划，保障生产部门的物料供应连续不中断，保障企业生产经营活动能够正常开展。

2.物料清单

物料清单指生产单件产品所需要的零部件的清单及组成结构。物料清单一般由生产部门提供，随着技术的进步及生产工艺的提升，生产部门还会对物料清单进行调整。

采购员或计划员要跟进生产部门物料清单，及时掌握物料清单最新信息，在确定生产计划的基础上，根据物料清单信息，最终确定生产制成品所需物料的数量，进而为编制采购计划做准备。

（二）沟通联系仓储管理部门

仓储管理部门主要负责企业生产用物料、半成品及制成品的存储与保管工作。采购员或计划员在编制采购计划时，需要确定生产制成品的需物料的数量，还要与仓储管理部门沟通联系，及时掌握仓库存储物料数量、质量等信息，避免重复采购，降低采购浪费，科学制订采购计划。

（三）完成采购认证计划

确定的采购的数量及质量等信息，还要解决向供应商采购的问题，解决这一问题是通过采购认证实现的。采购员或计划员要完成采购认证计划，一般会通过初选供应商和终选供应商这两步骤实现。

1.初选供应商

许多生产企业，特别是新设立的生产企业，采购符合生产企业物料标准的商品及选择合适的供应商需要做大量的工作。

通常应先确认供应商的范围 ，再通过实地考察、电话访问等方式查验商品是否符合采购要求，从而进一步缩小供应商的范围。

2.终选供应商

终选供应商是对商品符合采购需求的供应商进行综合认证，从供应能力、接收临时订单能力、经济实力等方面对供应商进行认证，再根据合作关系，最终确定供应合作伙伴的过程。

特别地，单次采购可能会选择一家或部分供应商完成采购供应任务；但认证的供应商都有与之合作的机会，只不过评分越高，合作的机会越大。

此外，采购与供应工作也是双向选择的结果，采购方自身经营能力和效果也会影响供应商合作的态度及供货能力。

二 编制采购计划任务流程

采购员或计划员不仅要协调好部门内关系，即与生产部门的关系、与仓储管理部门的关系，还要协调好外部关系，主要是与供应商的关系。在协调好内外部关系的基础上，采购员或计划员可着手编制采购计划。

采购员或计划员编制采购计划的原则是在保证物料使用功能的条件下，认真完成物料的审定等工作以降低采购成本。在编制采购计划的任务流程中，核心是采购清单的制作。

编制采购计划任务的具体流程如下：

（一）收集采购计划编制的资料

通过内部沟通，获取生产计划、物资消耗计划及库存量等基础资料。对这些基础资料进行必要的审核，查实数据的真实性，复核资料的有效性，估算数据的误差范围，为数据的分析整理打下坚实基础。

（二）进行资料分析

通过生产计划和物料清单，确定生产所需的物料种类及数量，在保障最低库存或安全库存的前提下，剔除这些物料库存种类及数量，计算需要实际采购的物料种类及数量。对资料的分析整理通常通过Excel办公软件实现，要求采购员或计划员要懂得数据处理的相应操作；有条件的企业可通过合作开发分析软件的方式实现数据的自动化处理，只需要进行基础数据的审核录入，不需进行专门的运算，从而减少数据处理的运算量。

（三）编制采购清单

根据采购计划编制需要，在对资料进行分析的基础上，就可以初步编制采购清单，从而确认采购商品的种类、数量及质量等要求，根据拟采购商品种类及总价值，初步确定拟采用的采购的方式，提出选择供应商的条件，如供应商的产能、应急订单能力、提供服务的水平、支付货款的时间等，为选择供应商提供依据。

（四）选择供应商

根据初步编制的采购清单物料信息，确定采购选择供应商的范围，对供应商进行综合考评，在双方充分沟通的基础上，最终确定各批次采购任务的供应商，根据采购商品数量、种类及质量等的特点，综合运用集中采购、分散采购及分散采购的采购方法与供应商商讨初步定价等采购计划编制的内容。

（五）調整采购清单

在综合考察供应商产能、临时订单处理能力等的基础上，对采购清单进行调整，使之符合企业实际生产的需要。

（六）生成采购计划

完成年度采购计划的编制，据此编制季度、月度及周采购计划，确定采购的批量、次数、时间等具体信息。

总之，采购计划编制任务是企业采购部门重要的岗位任务，采购计划是保障企业生产顺利进行的基础，在制订采购计划的过程中，需要从事这一任务的采购员和计划员要懂得开展工作的方法及业务开展的流程，并能够根据供就商供货方式和特点及企业自身经营需要进行灵活调整。

参考文献

[1]王志文，物流采购管理，上海交通大学出版社，2015.1.

[2]种美香，雷婷婷，采购与供应管理实务，清华大学出版社，2016.9.

[3]张晓芹，黄金万，采购管理实务，北京邮电出版社，2015.