浅谈年鉴中的索引制作

姜群群

摘 要：年鉴是一种资料密集型的工具书，年鉴索引作为一种重要的检索工具，可以为读者提供简便快捷的检索途径，也可以增加目录的检索深度和广度。文章总结某企业年鉴索引制作经验，参考索引制作相关文献，阐述索引制作方法，为索引制作初学者提供借鉴。

关键词：年鉴；索引；索引制作方法；注意事项

索引是一种查检工具，可以帮助读者快速找到图书、报刊中的知识或资料，是对目录检索的重要补充。年鉴是一种资料性工具书，以条目作为记述主体，条目中的隐藏信息难以通过目录直接查找，但可以借助索引查找，年鉴中的目录和索引互为补充，帮助读者更好地理解和把握书中信息。年鉴索引包括主题分析索引、人物索引、地名索引、表格索引、图片索引等多种形式，年鉴中常见的索引形式为主题分析索引。年鉴主题分析索引是对年鉴内容进行分析概括，将年鉴中的人、事、物、机构等均作为索引内容，提炼出简单的词、词组或者短句，再按一定顺序进行排列，它可以帮助读者快速、直接地找到目标信息，具有较强的实用性和直观性。年鉴索引一般包括编制说明，置于最前部，阐述主题排序方法、索引范围、索引名称标示方法等。本文从主题分析索引角度出发，着重记述索引制作过程及注意事项，以期为索引制作者提供方法指引。

一、主题分析索引的优势

主题分析索引一般按主题词汉语拼音字母顺序、部首笔画顺序等编排，与按页码编列的目录不同，它具有独特优势，比如它可以通过提取隐藏主题揭露书中任何有价值的信息；它可以根据需要确定索引编制范围，比目录更灵活；它能将散落在书中的相同或相似信息集合起来；它可以帮助读者检索到多本年鉴中连续记载的事务信息。总之，主题分析索引的优势使其成为年鉴检索系统的重要组成部分，与目录相辅相成，缺一不可。

二、年鉴索引编制流程及注意事项

第一步，确定索引范围与深度。

1.年鉴索引的制作范围一般以正文内容为标引范围，尽可能包括一切有揭示价值的对象，包括专文、特载、综述、概况、栏目、分目、条目、附录、图片、表格等，编辑说明、后记、目录、大事记、缩略语等一般不纳入索引。当然，也可以根据实际情况对大事记中的记录内容提取索引，总之，索引范围以便于读者查阅为准。

针对为部分内容编制主题索引难度较大的问题，也有学者建议在主题索引之外建立人名索引、地名索引、机构索引、统计数据索引等专名索引，这些专名索引编起来简单省时，读者使用起来也方便、快捷。[1]

2.索引深度决定索引规模，反映内容揭示的程度或水平，是索引编制规划中应当明确的重要内容。国内测量索引深度的方法通常有两种：（1）索引款目与条目总数之比；（2）索引篇幅与正文篇幅比例。[2]前者反映索引解释条目内容的深度，后者从年鉴结构上反映索引所占的份额。

一般来说，一个年鉴条目提取一个主题索引，但如果一个条目包括多方面信息，可从不同角度提取多个索引。对专文、特载、附录等索引到文件、文章、表格名称，一般不再对其中的内容提取索引主题。索引深度直接影响索引数量，索引数量太少，容易遗漏有效信息，数量太大，易造成篇幅臃肿庞大，因此要尽量做到少而精，选择有价值、信息含量高的资料。有的文献中提出，索引数与条目数的比值为1.5左右合适[3]。

第二步，提取主题词并输入页码。索引制作者应在通晓文章内容、明确主题词提取范围及深度的基础上，提炼关键词，并备注相关内容所在位置。索引的主体结构一般包括索引词、页码和栏别，栏别用a、b、c表示。提取主题词时需注意如下几点：

1.站在读者查找信息的角度提取关键词，考虑读者多方面需求，使读者无论从哪个主题出发，都能快速找到相关内容，而且所选主题词下必须有可供查找的内容。年鉴中一个条目或一段文字有时会涉及多个主题，而读者可能只知其中的某个主题，因此编辑在制作索引时要注意从多角度出发，多方面着眼，站在读者角度分析提炼主题词。例如条目【签署PEEK材料导管采购合同】主要内容包括：2月，向B公司就聚醚醚酮（PEEK）材料导管发出询价，组织核价团队对供应商报价进行核价。3月起，与B公司开始谈判….，10月28日，双方签署采购合同。结合不同读者需求，可以提取PEEK材料、聚醚醚酮、导管采购、B公司等主题词。

2.主题词应具有概括性，要能体现有价值的资料，阐明主体内容，使人望题知意，要尽可能简短、明确，不产生歧义。

3.应将主题词前置，即名词置于最前面，后可跟动词、形容词、副词、序数词等。例如从【编制科技发展规划】条目中可以提取关键词科技发展规划编制。

4.如果条目主题词与所附照片或表格标题一致且同页，只需提取一条关键词，并在栏别后加（附图）或（附表）。

5.一个主题词表达一个意思，力求语义单一。例如财务与审计栏目，可以提取财务、审计两个主题词；人才招聘与管理分目，可以提取人才招聘、人才管理两个主题词。

6.从多角度出发，总结提炼出条目中的共性关键词，例如质量培训、档案培训等条目，可以提取共同的隐藏关键词培训。类似共性关键词包括精益制造、采购、资产管理等，具体应根据每本年鉴的特点确定。

第三步，校对、整理主题词，进行排序。

1.校对事项主要包括主题词提取是否准确、有无遗漏、有无错别字、对应的页码和栏别是否准确等。

2.排序前，要将每一个主题词标目编辑为一个自然段，这是利用计算机软件word或excel进行排序的前提。

3.排序前，要对首字是英文字母、阿拉伯数字、标点符号等特殊符号的主题进行整理。如字母打頭的关键词C/A，前面加个汉字才，方便排序时分到相应的汉语拼音字母C类；第一个字为引号、书名号等，排序前将引号和书名号的左半部暂时删除，以便排序时参照引号后的第一个汉字，如将“安康杯”竞赛转换为安康杯”竞赛；首字为阿拉伯数字的，如将2014年工作转换为二014年工作。

4.利用WORD或EXCEL中的排序按钮，实现所有关键词按拼音字母顺序排序。

第四步，进行排序后整理。

1.调整多音字所在的位置，应根据会计档案管理、会议室预约、行业规范、行政复议、重量控制、重阳节活动等关键词首字的发音，调整其在索引表中的排列顺序。

2.针对首字是英文字母、阿拉伯数字、标点符号等特殊符号的主题词在排序前被转换的情况，结合实际将主题词恢复原样。例如将才C/A恢复为C/A，将安康杯”竞赛恢复为“安康杯”竞赛，将二014年工作恢复为2014年工作。

3.合并相同、相似的索引主题词，如将波音公司 100a，波音公司 100c，波音公司 133c合并为波音公司 100a、c，133c

第五步，进行排版和校对，在索引主题词前加上首字拼音的声母，统一排版格式，完成排版和校对。

三、结束语

高质量的年鉴索引能够帮助读者快速全面地检索目标信息，有针对性地挖掘、揭示重要主题。作为年鉴编辑人员，要充分认识到索引在年鉴编纂工作中所发挥的重要作用，学习索引制作知识，借鉴相关经验，建立和完善适合自身年鉴特点的索引编制规范和标准，使年鉴编纂工作跟上大数据时代读者的需求。

参考文献：

[1]初云峰：提高年鉴索引编制质量的几点做法，年鉴信息与研究，2007（2）：56-59.

[2]康艳，衡中青：国内年鉴索引研究概况，图书馆理论与实践，2013（3）：23

[3]杨汉钧：《提高年鉴索引质量的几个问题》，载《年鉴信息与研究》1998年第3期