数字化技术在房地产档案管理中的探讨

卢冬梅

摘 要：随着当今社会科学技术的迅速发展，“互联网+”时代的到来，数字化技术必将是未来房地产档案管理中不可或缺的重要组成部分。目前，城市建设迅猛发展和国家住房制度改革深刻影响了房地产业并且日益受到决策部门的关注，房产交易、抵押、租赁、担保、测绘量极大造成了房屋交易更加频繁，房地产档案覆盖范围广泛、产权变更日常交易化，增加了房产管理部门的日常办公业务以及房产档案的总量。

关键词：房地产；档案管理；数字化技术

1 导言

网络化房产权属档案是城市房产行政主管部门在房产权属登记、调查、测量、权属转移、变更等房产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录是城市房产权属登记管理工作的真实记录和重要依据。在以往的房地产档案工作只是手工记录满足日常的查档服务，而利用数字化技术可以使档案随时录入随即在计算机网络里完成，方便快速的完成产籍登记、修改、统计、编目、查询、打印等程序，有效的提高了档案管理工作的效率。在数字化管理房地产档案时，档案文本是最原始的凭证需要入库保存，平时依靠存储在计算机的文字、图表、声像一体的多媒体信息进行服务。

2 数字化技术的特点

2.1 项目化特点

房地产企业的经营和运转，均是以房地产项目为依据进行的，此种情况导致房地产企业的项目开发，是以时间顺序展开的。因此，想要从整体上全面地对房地产企业的项目开发、项目实施、项目结果三者进行记录，则档案管理工作要对房地产企业所有的发展活动展开一次科学系统的分类，并遵循项目原则，收集和整理所有的项目资料。贯彻和落实项目原则，在此基础上形成的房地产档案，才具有系统性和科学性，项目原则下的档案，具有更高的参考价值。

2.2 共存性特点

一般情况下，房地产企业在开发房地产时，其开发工作对象通常有两种，一是特定区域，二是某个片区，而在房地产开发过程中，其开发模式，也以分栋建设模式为主。虽然，在实际的开发过程中，具体的工程以分散的形式进行，但是，无论是项目的审批还是项目的建设，或者是项目的管理，都是房地产企业以集中的方式展开的。

2.3 共有性特点

房地产企业进行的一切开发工作，都将以商品的形式体现出来，商品是开发工作的最终成果，商品被购房者购买后，购房者可以自行对自己所购买的商品档案进行查阅，加深对商品的了解。房地产企业的管理人员，需要利用档案对企业开发出来的商品进行科学、有效、系统地管理，而对于商品的购买者而言，可以利用商品的相关档案，在商品发生质量问题、手续问题时，有效地维护自己的合法权益，向房地产企业进行索赔。

2.4 专业化特点

房地产档案，是对房地产企业建设发展过程中所有重大历史事件的真实记录，也是房地产企业经营管理的具体体现。不同房地产企业中档案内容相应的有所差别，但其侧重点都是与房地产企业相关的内容。房地产档案，是房地产企业发展的历史史册，真实记录了发展过程中的重大历史活动。因此，无论是记录语言的使用上，还是记录内容的选择上，都具有一定的专业水准。

3 房地产档案数字化管理目前所面临的问题

当前我国有关档案数字化管理发展速度迅猛，这一进步推动了档案管理智能化，增强了相关档案管理的安全性和便捷度。但是一个事物的发展是长期的，在房地产档案数字化管理的过程中渐渐的也出现了很多问题需要我们解决。首先在档案数字化管理的过程中相关档案的搜集存储还存在不少问题，在相关信息搜集上还有不少难度，在搜集中的不确定性也有可能导致相关资料的错误性，这会让信息的真实性降低，进一步降低数字化管理的可信赖程度。此外相关的档案管理的数字化应用缺乏足够的创新意识，服务单一，很难满足消费者渐渐增长的需求，这让房地产档案管理数字化仅仅停留在表面，这不但限制了相关管理工作的进行，还将令相关房地产企业的业务受损导致很多服务的开展能力低，进一步限制相关房地产企业的发展。在房地产档案管理数字化开展的同时企业的相关人才结构很难满足企业数字化发展的需要，相关技术能力还有待提升。

档案管理数字化发展的过程中还将面临如何处理传统的信息录入同现代化数字技术档案处理的关系问题。电子档案的信息录入通过一些电子媒介，只有在一定条件的情况下才可以进行档案录入和信息化处理。而传统的信息管理模式较现代化的数字管理模式而言所受的约束条件相对较少，但是录入方式相对较为繁琐，查找不够便捷。在档案管理数字化过程中受某些客观因素影响容易造成相关数据的丢失，而面對房地产之一信息量和数据量都很巨大的行业而言一些存在的错误很难被找到。在电子档案的传播过程中，受全环境的影响这些内容的真实性极有可能得不到保证。所以相关管理者在进行相关数字化管理的过程中还应当注意保留相关的原始文件，以便于相关管理人员更好的进行档案管理工作。

4 房地产档案管理中有效运用数字化技术的策略

4.1 建立数据化的系统和完善的内部平台

在房地产领域，信息与数据是重要的财产，关系着人们利益，从房地产交易过程看，也是个人经济能力与财产信息的情况统计，可以从房地产档案资源上了解到一个人的资本情况，所以要通过建立数据化的系统，通过内部平台的搭建，提高房地产管理的有效性与安全性。在工作管理过程中，数据的传输效果与其质量有着必然联系，通过房地产数字化技术的运用，实现了数据传输平台的构建，可以保障数据传输的高速性。为提高数字化管理效率，要重视一下两点内容：首先，对于数据库的组建，需要利用扫描技术，把扫描的资料进行数据库组建，利用该形式，提高工作人员工作效率，也减少出错率。其次，以有效的传输平台构建为要求，把房地产档案信息管理工作进行数字化整合，利用有效优化，实现传输的有效性，以此搭建更好的内部平台，通过建立具有一定价值性的中心系统，保证传输数据的高效性与保密性，避免被利用或盗取。

4.2 加强创新型数字化技术人才的培养

房地产档案管理，为提高工作人员的数字化技术运用效率，必然要构建一支具有专业水平的管理团队，要求相关人员，要具备数字化技术操作能力，例如，具备设施的维护、升级能力。在进一步提高工作人员技术水平的同时，要实施有效的培训，培训要具有针对性，不同工作内容，制定不同的培训机制，实现工作人员的专业化发展。利用管理水平提高，不断推进数字化技术的高效运用，充分肯定其建设的意义与价值。

4.3 建立健全管理制度

在房地产档案管理过程中，需要建立有效的管理制度，通过制度的构建，更好地推动数字化技术的运用效率，首先，要做好规划和控制，制度制定过程要考虑数字化档案信息的敏感性与机密性，规定形成有效的安全认识。避免因档案数据的丢失或被盗取，造成一定的损失。其次，重视数字化系统环境的的构建，制度中要包括对于档案机房出入的控制，要通过环境条件与保证管理工作，提升房地产资源的储存效率。

5 结束语

总之，在与传统档案资源的管理对比过程中，数字化档案管理的高效运用，符合时代发展，也迎来新的发展机遇，在房地产档案管理过程中，以数字化为根本的管理模式，在开展工作时，相关人员要重视数字化档案管理的特征，同时也要按标准开展，以此提高档案数据的安全性，通过科学化的管理，提高档案管理工作的服务水平。

参考文献：

[1] 于明明.数字化技术在房地产档案管理中的运用探索[J].城建档案，2017（10）：16～18.

[2] 黄华.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].中国管理信化，2017（20）：162～163.