人事档案管理的重要性及优化途径

孙品

【摘 要】事业单位的档案管理重点在于人事档案，科学做好人事档案管理能够优化人力资源配置。文章主要介绍了当前人事档案管理存在各种各样的问题，介绍了人事档案管理的重要性，就科学提高人事档案管理水平作出初步探索。

【关键词】人事档案；重要性；优化

一、.人事档案管理的重要性

（一）体现个人阅历

每个人从上学到工作，整个阅历都可以通过其人事档案来体现。所以做好人事档案管理工作意义重大。人事档案管理人员必须高度重视自己的工作，认识到自身工作的责任和重要性，认识到通过自身工作的细致表现，可以讓每个人的档案更加真实和完善，通过对于档案的管理与归档可以为每个人提供有效的帮助。只有认识到自身工作的责任感，才能对工作更加的充满热情，才能更好的投身于人事档案管理工作中去。

（二）是科学使用人才的重要参考依据

随着中国的改革开放的深入发展，人事档案管理工作也发生了很大的变化，现代档案管理工作越来越规范，对我们加强人事档案管理开发和利用提出了更高的要求。人事档案是由本人的原始材料和历史文献组成的，它充分记录了个人的政治思想和性格、业务能力、知识水平、工作状况和工作业绩、为组织部门全面地、历史地考察了解和使用人才提供依据，并为国家积累档案史料。人事档案管理工作作为一项基础性和服务性的工作，其管理内涵、标准、方法和手段是随着社会的发展和人事制度的改革而不断更新的。人事档案反映了个人经历、工作能力，人事档案由于其真实性、原始性、较强机密性，是考察人才的重要研究手段，因此，管好用好人事档案对人才资源开发中起着重要的作用。

（三）体现相关部门的工作质量

评价人事档案管理部门工作的质量和效率主要参考的就是人事档案的工作是否完整和真实，要想提高人事档案的真实性，提高其完整性，就要不断创新相关体系，完善有关规章制度，提高工作的合理性，这对于人事档案管理部门来说具有重要意义。

二、提升人事档案管理水平的优化途径

（一）制定有效的人事档案管理制度

要想更加优化人事档案管理工作，制定有效严禁的管理制度是非常有必要的。制度建立后，就可以有法可依，依据制度层层落实，将工作做细做实。为此，人事档案管理单位要从以下几个方面做好人事档案管理制度的建立工作：首先，确定人事档案管理的规范性。规范的档案管理工作可以为后续的工作带来便利，因此，档案管理部门可以多学习国内一些先进地区的档案管理办法，将别人先进的管理规范与自己人事部门的实际情况结合，制定适合本部门的档案管理规范。其次，对管理人员制定严格的奖惩措施。严格的制度可以带动人员的工作积极性，对于工作认真，工作效率高，为人事档案管理工作提供更多帮助的人员给予奖励，通过这样的奖励可以有效的带动所有人事档案管理人员的积极性。

（二）提高人事档案管理人员的综合水平

每一个档案管理人员的综合素质都会影响用人单位的相关工作开展，如果其综合水平比较低，那么很难做好档案管理工作，要想进一步提高人事档案管理人员的综合水平，就要从以下几个角度出发：第一，要做好相关的培训工作。只有合理安排培训工作，才可以让员工明确自身岗位职责，更好的融入工作当中，不管是专业知识培训，还是综合素质的培训，都会对人事档案管理工作产生重要影响。第二，要合理设置人事档案管理工作人员，通过新老员工的搭配，可以让部门既注入新的力量，又有经验丰富的员工，有利于提高工作效率。

（三）加强人事档案的信息化管理

增加计算机在干部档案管理中的应用范围，建立人事信息库，便于快速准确地掌握每个工作人员的历史和现状资料，为领导和人事部门提供相关数据、建立档案收集和归档制度，及时收集新的人事管理数据，不断丰富档案材料的内容。在日常工作中，应随时收集员工在各项工作中的奖惩，各种新知识、新技能、新理论的培训情况等，及时更新到档案中，为信息利用增加新鲜内容，这是信息化管理工作的基础。建立和完善各种人事信息库，做好平时的储存管理工作，要有创新意识，合理配置人才档案资源，挖掘人才潜能，使人事档案工作更好的为单位发展服务。

（四）创新更多的人事档案管理的方法

合理的人事档案管理方法可以让人事档案管理工作起到事半功倍的效果。创新更多的适合人事档案管理的方法也是提升人事档案管理水平的关键环节。为此，人事档案管理单位必须从根本上创新适合本单位的管理方法。比如，在人事档案管理中，可以分组分片进行，将所有的人事档案根据人员的地区进行分组，并将分组的人事档案进行分人管理。这样通过分组分类管理，提供了工作效率，缩短了工作时间。另外，在人事档案管理工作中，可以制定各类运行表格，将近期工作和要开展的工作以运行表格的形式呈现，并将这些表格进行张贴，通过这样的方式可以将工作进展一目了然，这样无形的就给人事档案管理人员以激励，有效提升其工作积极性。

三、.结语

总的来说，人事档案管理工作对于用人单位和个人都具有重要意义，必须加大重视力度。对于用人单位来说，要想真正提高人事档案管理水平，一方面要提高管理人员的素质，另一方面还要创新自身的管理方法，当然还要完善相关的制度，只有这样才可以提高人事档案管理工作水平，优化目前的档案管理工作，不管是对于用人单位自身，还是对于每一个员工未来的发展都具有重要的意义。

（作者单位：山东省单县发展和改革局）