顺应科技发展潮流提高房地产档案信息化管理水平

摘要：现代信息技术的迅猛发展已渗透到各行各业，对一些传统的工作管理模式提出了挑战，房地产档案管理的信息化是提高档案保管利用、提升行政管理部门服务质量、工作效率的必然选择。本文结合房地产档案管理的实际内容以及信息化发展趋势对提高房地产档案信息化管理进行探讨。

关键词：房地产档案；信息化；必要性；措施

随着信息技术的快速发展，计算机网络办公系统渗透到房地产工作的各个方面。这种办公方式打破了档案资料手工记录的模式，信息化对于提高工作效率已经起到了重要作用。档案管理工作是在发挥传统作用的基础上，又被赋予了现代化需求的一项基础社会工作。因此档案管理工作想要满足现代化社会发展的进程，必须要将先进的技术手段和档案管理理念相结合，不断提高档案的利用率，成为当前档案管理工作的主流趋势。

一、房地产现代化档案管理工作的定义

房地产现代化档案管理是指在房地产档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面运用现代信息技术，对档案信息资源进行收集、管理、记录和存储，使档案管理加入现代化工作手段。

随着当前科学技术的飞速发展，以计算机信息技术为核心的现代化科学技术在房地产档案管理工作中正被廣泛使用。传统档案管理即以纯手工为主的工作正在向信息化、现代化手段转变。网络化的计算机技术带动房地产管理模式发生变化，为房地产档案信息收集、整理、查询和利用管理提供以计算机网络平台支撑，实现房地产档案管理向现代化发展，提高档案管理工作效率和质量，服务房地产经济的快速发展。信息化技术在房地产档案管理中的广泛应用为向无纸化发展提供支撑条件，使电子档案的发展成为可能。同时，要实现房地产档案管理的现代化还必须借助现代化管理的其他电子仪器，作为整理、存储档案的载体。例如，在档案管理中对占用内存较大的图像型资料就可以采用音像档案，在档案利用的过程中为了避免信息丢失和处理大量繁杂信息就可以采用机读档案，采用搜索功能找自己想要利用的信息。

二、房地产档案管理现代化发展的必要性

（一）房地产档案管理向现代化发展是由现实条件所决定的

房地产档案是房地产行政主管部门依照法律规定代表国家对房地产所有权进行登记，确认和规范的管理活动中形成的不同形式和载体的历史记录。这些档案需要长期保存，而且是独一无二的，这就对档案管理人员提出了较高的专业要求。但传统的纸质档案存在潮湿和腐烂危险，因此对储藏环境提出了较高的要求。在这种前提条件下，不仅要考虑纸质档案的存放环境，同时还需要支付大量的保管经费。可以说实现档案信息化管理是基于房地产档案管理工作的现实要求。

（二）房地产档案管理工作有适应现代化发展的需求是其自身特点决定的

首先，房地产档案管理的动态化特点要求必须实行信息化管理，采用现代发达的计算机网络技术。就档案管理工作而言，房地产与其他行业相比，所属权的变更和自身性质的变更具有动态性特点。因此，针对房地产所有权变更的这种特点对房地产档案管理也要动态化。计算机网络技术对信息可以实时更新的特点也同时决定了可以对房地产档案管理实行信息化管理。其次，从房地产档案的利用特点来说，房地产档案利用频繁，日常的查阅率高。信息化的档案管理有利于对房地产档案的一些信息进行查阅。

（三）信息化管理是提高房地产档案管理工作效率的必然要求

传统的档案管理需要大量的人力进行手工记录、整理，提供利用。这种工作方式的特点就是工作量大、效率低，费时费力。实行信息化管理后，档案管理有计算机网络技术做支撑能够实现管理的自动化，实时化，网络化。只需进行一次数据录入，就可以实现内部数据共享，为各类相关信息的打印提供了便利，档案工作人员可以模糊查询、组合查询、分类查询出所需的档案信息。档案库中的信息统计工作，可在电脑中设置的数据库中完成工作，工作效率得到了大大提高。

三、房地产档案管理现代化发展措施

（一）加强档案管理信息化建设

首先，建立和完善档案信息管理系统，完善档案收集系统和检索系统，方便多角度对房产抵押、交易等的查询。通过扫描仪、手机、相机将相关房地产资料输入档案管理系统，建立起完整的档案数据库。其次，收录档案的信息资源。通过编写接口程序从房地产业务系统中接受目录数据和原数据；也可对传统纸质档案数据进行扫描，采集相关数据，将数据通过条码识别后自动上传到文件服务器的相应位置，与目录数据和原数据进行关联存储。第三，档案管理系统的网络登录用户要严格限制使用权限，对于核心数据库要求制定申请批准程序，以提高房地产管理系统安全性。

（二）档案管理工作现代化发展，建立完善的房地产档案管理系统

加强档案管理的现代化建设，需要对工作人员的现代化管理思想进行强化，让档案管理人员充分理解房地产管理的内涵。同时还要将房地产档案管理与社会实际和行业发展实际相结合，把房地产档案的社会价值最大化利用。

（三）重视人才培养

房地产档案工作的现代化进程和相关工作者职业能力和素质紧密相关。第一，要提高档案管理工作者对于网络技术使用能力，全面且系统地掌握信息技术的相关知识，提高计算机操作能力，使其学会对档案数据的数字化处理技术，能够有效运用互联网发布相关档案信息，实现电子档案的网络归档。第二，房地产档案管理工作的信息化建设中，要从档案管理的全局出发，拓宽采集面，为实现行业管理内部资源共享奠定基础，让涉及的相关机构、合作部门的数据有效汇聚起来，形成档案管理工作中所需的信息流。第三，重视人才的大力培养，为提高工作人员的素质创造优良环境，提供更多的学习，研究和进修的机会，丰富他们的知识，分享优秀管理经验，熟练掌握和运用现代化科学技术手段和方法，完善知识储备；在培养中还要注重加强与其他相关学科的联系，如图书馆学和情报学，注重信息搜集能力、技术应用能力的培养，以适应当前房地产档案现代化管理对工作人员综合素质能力的要求。

参考文献：

[1]陈丽华.试析房产档案管理的数字化技术实践[J].管理观察，2014（7）.

[2]袁涛.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].山东档案，2013（2）.

[3]张玲.新时期档案管理现代化与档案信息化建设研讨[J].卷宗，2016（8）.

作者简介：张桂琴（1976），女，汉族，天津人，本科，中级职称。