如何改进高校档案管理工作

杨阳 关英慧

摘要：社会在不断发展与进步，高校的日常管理工作也应与时俱进，实现管理方式的不断改进。档案管理是高校管理工作的重要內容，其管理状况的好坏直接反应了高校管理水平的高低。近年来，随着高校体制不断发生改革，档案管理工作也面临着相当大的考验，工作内容也愈发复杂，基于此种现状，本文将结合当前高校档案管理工作现状问题展开探讨，提出改进高校档案管理工作的具体建议。

关键词：高校;档案管理工作;改进

众所周知，各大高校是我国人才培养的主要阵地，而高校档案能够清晰、准确地记录学校的变革与发展历程，其将教育、科研、管理集中为一体，是高校行政工作的重要组成部分，同时更是国家档案事业的重要组成部分。由此可见，档案管理工作是高校实现优质办学的必要条件之一，除了能够衡量高校的管理水平之外，实现高校档案管理工作的改革与不断进步也是相关档案管理工作人员的重要工作内容与方向[1]。因此，需结合当前高校档案管理工作的现状和问题进行科学分析，谋求改进的方法。

一、当前高校档案管理的现状

（一）管理制度问题

目前，我国高校档案管理工作受多方面因素的限制无法顺利展开，如高校经费投入、师资水平等原因导致高校档案管理工作开展并不顺利，呈现档案管理混乱的局面。究其原因在于高校档案管理制度存在问题，如档案目录建立不完善，不便于后期的档案查找等工作的进行。

（二）管理人员问题

新时期，虽然高校不断谋求着自身的发展，对人才素养的要求也逐步提升，但在实际工作中，高校档案管理人员的业务能力和素养仍存在诸多问题。如无法适应新时期网络时代给高校档案管理人员提出的挑战，档案管理人员信息管理能力较低。另一方面，由于学校管理人员在思想上认为高校档案管理工作不重要，因此，档案管理工作者的工作动机不强，在同一工作岗位上很难做出工作的创新，易产生倦怠之感。

（三）管理设施问题

当前高校档案管理的方式过于传统，尤其在信息技术快速发展的今天，档案管理工作并未及时运用先进的信息技术来辅助其工作，致使高校档案管理工作效率低下。此外，高校在档案管理方面没有投入相应的资金，导致高校档案管理工作整体落后。

（四）领导层问题

高校领导层将更多的时间和精力投入到学校建设和发展等方面，对于档案管理工作存在一定的忽视。如不能及时、有效监督高校档案管理工作的实际进展情况，那么，高校档案管理即使出现问题也不能及时被发现并找到相应的解决对策。

（五）档案利用率问题

档案管理工作之所以存在，主要原因在于通过档案信息能够服务于学校的发展，包括为教学、科研等多个方面提供可参考的有价值信息。但在实际的档案利用方面，由于人员意识以及档案管理模式等多方面的因素致使高校档案实际利用率偏低，没有发挥档案管理的真正作用[2]。

二、改进高校档案管理工作的建议

（一）不断健全档案管理制度

根据国家相关部门的明确指示，高校档案管理工作要不断健全管理制度，明确档案管理工作人员的职责，充分发挥高校档案管理工作的实际效益，为高校的良好发展服务。在档案管理制度健全方面，应从档案收集之初就明确制度细则，包括档案的收集、归档、保管以及后续的利用、保密工作等的细化。要明确高校档案管理制度是必须纳入高校管理工作的一项重要内容，将其作为相关管理工作者工作考评的重要标准。在健全高校档案管理工作时，领导层要提高重视程度、员工层要加强业务素养，在人力、物力、时间等方面都要做到科学、有目的、有意义地投入，从而使档案管理工作开展得更加有效。

（二）提升管理人员水平

改进高校档案管理工作，还要从档案管理工作人员入手，全面提升档案管理队伍的建设，提升其业务素养和综合能力，使高校的档案管理工作人员能够适应新时代发展下对其提出的高标准和严要求。首先要提高高校档案管理工作人员的政治素养，使其能够站在学校发展的角度反思自身的工作，提高对自己的要求，明确自身肩负的责任和使命，认真对待本职工作。学校要为高校档案管理工作人员提供更多的学习和提升自我的机会，全面提升其业务素养和综合能力。另外，要引进业务能力强、思想先进和创新能力强的人员，为高校档案管理工作注入新鲜的血液。同时要明确奖惩制度，给予高校档案管理工作人员充分的工作动力和信心的同时，使其能够在工作中时常警醒自己，认真、严谨对待本职工作。

（三）加强管理设施建设

现代网络技术的不断发展应给予高校档案管理工作新的启示，前文提到当前高校档案管理工作形式落后，方法传统，如果能加强高校档案管理设施的建设，无疑对于高校档案管理工作的改进将起到一定的促进作用。如充分利用现代信息技术将原本以纸质为档案记载的形式转变为光盘等记录的形式，不但能够大大增加档案存储的空间，还能减少资源的浪费，同时便于档案查阅和数字化管理。档案管理工作人员能够将更多的时间和精力投入到档案管理的其他工作方面，实现人力资源的有效协调和利用。另外，档案管理通过信息技术手段实现信息化和数字化，还有利于档案资源的共享，有效提升了资源的利用率，发挥资源的最大效用。

综上所述，高校在谋求自身不断发展的同时要充分思考当前档案管理工作的情况，客观分析档案管理现状，谋求科学、有效的方法改进档案管理工作，充分发挥档案管理工作的智能作用，将档案管理工作落到实处，从而为高校的发展提供强有力的支撑。

参考文献：

[1]范晓燕，闫琳，牛艳莉.高校档案管理工作信息化建设探析[J].内蒙古科技与经济，2017 （12）：17.

[2]金爱新.高校档案管理工作中存在的问题与对策分析[J].办公室业务，2017 （9）：104.