浅谈图书馆档案管理的数字化建设

冯海英

摘要：随着现代网络技术不断地发展，几乎所有领域都开始普及了信息技术的应用，目前我国许多图书馆都引入了数字化的方案到档案管理的工作里面去了，借助先进的信息技术使得档案管理工作开展得更加顺利和有效，给用户提供越来越好的服务。本文将分析一下图书馆档案管理进行数字化建设的重要意义，接着并提出一些更好开展图书馆的档案管理工作的有效策略，以供参考。

关键词：图书馆;档案管理工作;信息技术;信息化建设

1.图书馆档案管理引入数字化建设的重要意义

给广大的社会群众提供针对性的服务、信息传递速度快、档案管理人性化、内容涉及范围广以及信息化程度越来越强等等这些都是现如今图书馆进行数字化建设的一些主要的优势。所以，在图书馆档案管理工作里面，图书馆要意识到引入数字化建设的必要性，将档案管理工作做得越来越细化，满足广大社会群众对资源的需求，进而不断完善和改进档案管理工作中的细节以及服务等方面。

1.1 引入数字化建设，能够有效提升信息资源的利用率

通过应用现代信息技术对档案信息进行扫描或者精加工，制作成电子档案的形式来进行保存和使用，这也就更加呈现出将数字化应用到档案管理工作里面所带来的便捷功能，信息材料通过借助科学技术，以一种全新的形式给广大群众使用，给传统的档案管理工作引入了一种全新的操作模式，进而使得这个工作环节变得更加简洁以及便捷，对于整理一些时间比较久的档案资料，一般都是需要许多工作人员来进行的，这会浪费许多的劳动力以及时间，导致需要花费大量的管理成本费用以及困难的查询障碍。将现代数字化技术引进到图书馆档案管理工作里面，传统的纸质版的档案梳理工作也变得更加便捷和简洁，通过对文献进行扫描等操作就可以有效的保存和保管档案，这样就大大地减少了图书馆的储存空间的使用，并且在无形之中大大提高了对信息的保存以及应用的效率。

1.2 信息传输的网络化，大大提高了社会化的服务质量

将数字化技术应用到图书馆档案管理工作里面，能够使得档案管理工作的效率大大提高，借助互联网强大的背景之下以及发达的科学技术确保给用户提供最高质量服务，使得信息共享能够得到最大范围的普及，并且还能够给图书馆开展新兴业务提供技术的支持，使得档案管理工作可以在工作模式、工作内容以及工作质量上都能够得到最高的提升。在图书馆档案管理工作里面引入数字化技术，还不会被时间以及空间所限制到，使得信息能够高效率的、规范化的开放，对图书馆档案里面的信息资料进行实时共享，达到资料不受距离困扰的传输的目的。

1.3资源利用的共享化，能够满足不同用户的需求

将数字化建设引进到图书馆档案管理工作里面最大的特点就是，突破信息化技术的局限以及互联网的限制，使得信息资源可以在最大范围里面给广大的用户提供服务，进而就能够满足广大用户的所有需求，并且还能够在图书馆管理权限的范围里面给用户提供信息交流的这项功能，推动文献和信息在一定的范围里面进行运转，达到信息最优共享的目的。而且，这并不只是针对当地的图书馆用户所提供的服务，其它地方的图书馆用户也能够享受这个服务，只要进入到这个图书馆的网站平台或者通过和其它图书馆用户进行信息交流就能够随时随地收获到有关的知识和信息，这也就做到了信息资源利用的最大共享化，满足不同用户的各种需求。

2.档案管理工作数字化建设的有效策略

2.1 完善档案管理数字化建设的配套设备

如果想有效展开图书馆档案管理的数字化建设，一定要重视硬件和软件这两方面的装置。在硬件这方便，首先就是要构建完整的数字化设备系统，其中包括了计算机、交换机、服务器、扫描仪等这些必备的数字化设备，接着额还要对这些数字化设备进行相应的跟踪，对于系统比较落后的设备要做到及时更新升级，这就是图书馆档案管理数字化建设的对于硬件的要求。软件方面指的就是数字化档案信息管理系统的建设，这就需要构建一个完整的数字化管理系统。第一步就是要构建信息接收、搜集系统，这个系统一定要确保档案信息的精确性以及可靠性，其中包括接收和整理每个部门所移交的电子档案信息以及电子目录，网络搜集和处理每个网站一些有关的信息，档案资料征集工作管理等。接着就是要构建一个管理存储系统，管理存储系统主要确保档案信息的完整性以及安全性，包括档案信息的动态管理、数据安全、保护以及办公自动化管理等。最后就是要开发利用系统，实现档案管理的网络化。

2.2 档案管理要重新塑造原文资源库

纸质资料、声音资料以及影响资料等等这些都属于原文资源，原文资源是一手资源，具有着一定的权威性。所以，在进行图书馆档案管理数字化建设里面，不单单要实现数字化建设，还要满足图书馆用户阅读原文、接触原文资料的需求，把原文资料与开放档案用户目录数据库有效地融合在一起，这样就可以确保档案信息的权威性，同时还可以确保档案信息的精确性以及真实性，并且还可以使得图书馆信息资源的最大化利用。

2.3 重视高素质人才队伍建设，给档案管理数字化建设提高人才保障

在任何一个行业里面，每一项工作的顺利进行都是需要高素质人员的。通過一些调查，现如今许多图书馆在进行档案管理工作的时候，往往都会缺少专业的档案管理工作人员，工作人员的质量并不在同一条直线上。因此，在目前档案管理数字化建设里面，更加需要重视高素质档案管理工作人员队伍的建设。一名优秀的档案管理工作人员一定要具备高度的责任感、积极的工作心态并且还要有专业的知识和技术，这样才能够给图书馆档案管理数字化建设带来强大的技术支持人员。对于图书馆优秀的工作人员，需要不断激励他们自觉加强自身业务的学习，同时多点安排一些相关的工作讲座以及定期对档案管理工作人员进行针对性的培训，这些措施都能够有效地提高工作人员的工作素养。

总结

将数字化建设引进到图书馆档案管理中，是现如今社会发展的必行之路，能够实现科学技术与先进文化的有效结合。但是通过对目前图书馆的发展情况来看，还是会存在许多问题。所以这就要进行仔细的研究，不断地总结经验，做到与时俱进，不断创新，使得图书馆档案管理数字化可以更加便捷地给广大群众提供服务。

参考文献：

[1] 范金怡.分析图书馆档案管理及其数字化建设[J].科技资讯，2016，14（4）.

[2] 杨阳.浅谈档案数字化管理应用[J].科学中国人，2017，0（4）.

[3] 刘苑珠.探讨档案管理及其数字化建设[J].办公室业务，2017，0（7）.

作者简介：

研究方向：档案管理  学历：大学专科

（作者单位：黑龙江省伊春市金山屯区图书馆）