如何做好财务档案保管与利用过程中的安全与保密工作

余琼

摘 要：财务档案是企业生产运营过程中的关键，也是关系到企业发展生存的重要核心。需要查询档案的过程中需要做好对于档案查询人员的监督工作，最重要的是对档案资料进行严格保密，管理人员的高度责任心和高度素质是档案安全与保密的关键，同时还需要企业严格的规范制度进行制约，使财务档案在利用的过程中进行严格的安全和保密。

关键词：财务档案；保管；利用；安全

中图分类号：G273.2 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）20-0012-02

财务档案的保管和利用与企业的发展生存息息相关，在对档案进行安全保护的过程中还要有严格的保密措施，利用规范的審查制度来制约人员的行为，档案利用的过程中需要管理人员进行相关的验证和监督，全方面保障企业档案的安全与保密。

1 档案保管过程中如何做好保密工作

财务档案保管的最重要、最基础的部分就是库房的管理，档案库房的选址需要根据国家相关规定，但有一些单位因为不具备相关的规范条件，将库房和办公楼建设连在一起，这样对于档案室的安全形成了很大隐患，不利于企业档案的保存。需要注意不是任何一间房屋都可以用作库房，因为档案是一个十分重要的保密部分，所以库房的建设不能够设立在办公楼的底层，因为底层人员出入较多，并且容易攀爬和寻找，这样档案的安全不能够保证。档案室通风状况也是需要重视的部分，因为财务档案有一部分是纸质，纸质的保存对于环境的要求较高，阴暗潮湿的场所不利于纸质档案的保存，时间久了会出现霉斑、破损等情况，所以对于档案室内的环境要从多方面进行考证。对于档案库房的选址要进行专门的修建，门和窗需要进行双重加固，以防偷窃盗窃情况的出现，并加强监督保护装置，全面进行档案库房的安全保密工作。还需要将库房和日常办公室分开建设，将库房建立在少有人出入的偏僻地区，有可疑人员入内能够及时发觉并进行查问。档案库房的管理人员需要专门调配，并且制定严格的管理制度，管理人员要处理好档案的利用和保密关系，保守企业的秘密是企业员工的最根本职责，也是企业档案管理的工作人员最主要的任务，在日常的管理工作中，管理人员需要全身心的投入档案的保密工作，无关人员禁止入内，并实行惩罚制度，发现无关人员入内一定要严肃对待，追求其责任，并且将档案库房进行科学严密的管理，严密完善的制度是对档案保密和维护的最基础的保障。

档案是一个企业的核心秘密，它关系到了企业的生存和发展，以及企业诸多人员的安全，所以密级栏案需要和非密级档案区别保管，密集档案需设有专门的防盗器和保险箱，要在保护的条件上进行严格加密，通过严禁复杂的保护程序来保护绝密档案。对于保管密集档案的管理人员来说，也是要经过重重选择，需要有高度的责任心，同时档案管理人员要具备高素质，因为其具有特殊的身份和职业，他们身上的的责任和身份要比企业一般工作人员更重要，档案的管理人员肩负着一个企业的未来发展以及兴衰，高素质高警惕的管理人员是进行企业档案严密管理的重要部分，所以档案保密工作是否合格与档案管理人员的素质和责任心有着密不可分的联系，档案管理人员不仅要有严格的工作行事作风，必要时还需要做到守口如瓶，富有责任心，因为管理档案人员熟知企业的核心内容，如果人员管理不善，就会造成严重的后果。除了对于管理人员的选拔严格进行之外，还需要有规范严格的管理措施，制约工作人员的工作内容，通过严谨的行业规范使管理人员对档案资料进行严密防护，做到内在、外部的双重保障。

密集档案在日常管理的过程当中需要更加严格的关注，对于密集档案的销毁、查阅、以及转移等方面都要有具体的规定措施，每一步骤需要由专门负责的领导人进行审批和签字，如果没有上级领导的批复，任何人员不能进行私自检阅。密集档案在使用之后需要进行及时的检，查发现问题时要查明原因，及时进行弥补，最大限度的保证档案资料的严密性。对于档案的管理人员来说，他们的最大职责就是维护档案的安全，这是档案保管的基本任务，也是最终目的。档案保管工作就是需要对所管理的档案进行完整看护，保证档案的安全，不能因为自身的疏忽造成档案资料的遗失，为企业安全造成隐患。对于有的破损档案，发现之后及时进行上报并进行修补，不能丢失档案，需要保证档案的安全，同样也要保证档案的完整性和规范性，使在查找的时候有规律可循。

2 在档案利用的过程中如何做好保密工作

在需要查询档案的过程中需要做好对于档案查询人员的监督工作，首先最重要的是进行保密，以此来保证档案的完整与安全。档案利用的制度有复制、外借和阅览制度等，通过不同的实际情况，对于不同的人员有不同的使用范围，通过审批、签字等手续使工作人员根据合理的途径进行档案的利用，保证档案的私密性和完整性。利用档案的规章制度，需要做到严格全面，并在具体实施的过程中不断总结和完善。对于负责档案的相关工作人员，需要对档案的安全有直接责任，同时自身兼备较高的素质，需要有高度的责任心和企业服务精神，并且热爱档案管理事业，有较高的保密观念，这样才能够真心实意进行档案的保管。同时工作人员的业务素质较强，专业知识过硬，管理人员是经过重重选择才能进行保护档案的工作，需要有高度的责任心，同时档案管理人员要具备高素质，对于保管档案的规则和顺序要熟悉，充分了解工作内容和档案保管的重要性，并且要有较高的文化素质。

在对财务档案利用的过程中，通过规范的审查制度来制约人员的行为，档案利用的过程中需要管理人员进行相关的验证和监督，根据利用人员的不同目的，需要对于档案利用人员进行重点的监控。档案室可以安装相应的摄像头监控，记录不同人员的档案利用行为，作为事故出现后的有效凭证，要防止对于档案的修改和遗失，档案管理人员在有人进行档案利用的过程中做好监督工作，对于一些有损档案的人员要及时的提醒纠正，情况严重时可以做出相应的惩罚。档案管理人员在进行日常工作时，对待利用档案的人员要进行全方面的考察，通过书面申请、行为、话语等方面进行观察，分析每个人的动作神情有无特别之处，严格把握档案的严密性。并与借阅这进行交谈交流，了解其身份和借阅的目的。在借阅者归还档案资料之前，就要对所借档案进行检查，验证档案资料是否和借阅之前一样完整，有没有破损、少页缺页、涂抹痕迹等问题，发现问题及时记录并且上报，将企业损失降到最小。在工作过程中还需要多将监督措施落实到位，宣传档案的严格规定和制度，不定期观察档案利用者的神情动态是否对档案不利。登记制度要严格落实在使用者离开之前需要对于翻阅过的档案进行检查，发现问题及时进行查处，并且要有相关人员的备注说明，如果档案破损较为严重，便是属于违法行为，应该及时上报以便于对于违反规则人员的查处。正确处理好档案的利用和保密关系，保守企业秘密是企业员工的最根本职责，也是企业档案管理工作人员的最主要任务，在日常的管理工作中，管理人员需要全身心的投入档案的保密工作，严格做好相关的工作职能。

3 进一步做好档案开放中的保密工作

档案管理部门的人员要改变传统一层布不变的保管观念，在做好自身本职工作的同时，还需要更加完善工作内容，对于一些突发性状况做出合理的决策。企业财务中绝密档案的保管目的中就有对财务档案的利用，如果只是保管不利用就失去了原本财务档案收集的意义，但是一些档案管理部门的人员只关注到了对财务档案的保管与保密工作，出现了对档案利用不足的情况，造成一部分具有极高的借鉴价值的档案资料长期无人问津，变成了没有利用价值的废纸，是对档案收集的严重浪费。因为部门领导需要关注各方面的工作，对于档案的管理内容有时不能够全面进行了解询问，这时档案的管理人员就需要发挥自身的工作价值，灵活运用档案的利用率，要有计划的实行规范的利用制度，通过时间、地点、人员、利用目的等方面的依据，进行合理的档案利用，相关规定限制了财务档案的利用范围和利用人员，管理档案人员在进行档案调配时要将本职工作做到位，需要对所管理的档案进行完整看护，保证档案的安全，不能因为自身的疏忽造成档案资料的遗失，严格检查借阅人员的手续是否符合规定要求，不可有一点疏忽，否则就会对企业的利益及发展造成不良影响，档案库房的管理人员需要专门调配，并且制定严格的管理制度，所以要使档案管理工作人员加强自身的管理责任心，有较高的保密观念，不能有玩忽职守的现象出现，档案利用的范围要严格控制，利用档案步骤的每一个环节都要进行严密的检查，严肃看待档案保密工作，对自身工作有着高度重视，才能够将企业档案的安全、保密工作做到位。

4 结 语

对企业的财务档案资料管理工作来说，利用和保密是两个重要的部分，必须要建立在安全保密的基础上进行档案利用，制定严格的企业管理规章制度进行制约，提高档案保管人员的素质及责任心，将财务档案的保管和利用工作进行严密保护。

参考文献

[1]刘婷婷.做好档案保管利用和开放过程中的保密工作[J].科技创新导报，2015，12（34）：185～186.

[2]王铁春.如何做好档案保管与利用过程中的安全与保密工作[J].兰台世界，2014（S5）：85～86.

收稿日期：2018-6-15