高校二级学院办公室工作沟通艺术探析

沈静波

高校二级学院办公室在发挥综合办事机构职能，落实学校教育管理工作中发挥重要作用。沟通是办公室有效运作的前提和重要手段，本文分析了二级学院办公室沟通存在的问题，提出了促进有效沟通的对策。

1 沟通的定义及意义

沟通是人们分享信息、思想和情感的任何过程。这种过程不仅包含口头语言和书面语言，也包含形体语言、个人的习气和方式、物质环境赋予信息含义的任何东西。沟通的意义是维系组织存在，保持和加强组织纽带，创造和维护组织文化，提高组织效率、效益，支持、促进组织不断进步发展的主要途径。沟通是高校二级学院办公室工作有效开展的前提，是达成共识、提高效率的重要手段，是业务技能更是艺术与智慧。

2 二级学院办公室工作沟通存在的主要问题

2.1 对沟通的重性认识不足

对沟通的认识不足一种是认为沟通是每个人都掌握的一种自然而然的交流方式，不需要讲究特别的方法。另一种认为高校是知识分子云集之地，大家都具有一定的知识水平和业务能力，开展工作有规定的流程与章程，有会议与文件。每个人都知道如何表达自己的意见，能接受领导的指示，都会进行沟通。

2.2 对沟通的方式选择不当

办公室的沟通方式主要有口头沟通、書面沟通和现代化办公平台与网络等。口头沟通分为当面沟通、电话沟通、会议沟通等，书面沟通分为请示、报告、文件等。现代化办公平台与网络主要是OA办公系统、电子邮件、QQ微信群等。各种方式各有优点，在具体情境中发挥不同作用。如果个人习惯选择单一的沟通方式，不考虑具体事项和轻重缓急，则会影响沟通效果。

2.3 沟通过程信息失真损失

信息失真可能是内容本身不容易明确表达，或发出者本身表述不严谨，易使接收者产生歧义和误解。另一种是信息接收者由于认识偏差、或者自身利益趋向导致沟通过程中信息失真。信息损失一般是由于沟通障碍或人为不当过滤造成的。

2.4 沟通主体间互动性不够

沟通双方缺乏互动表现为一方以自我为中心，“发号施令”，要求对方接受自己的意见，而不考虑倾听或了解对方的想法;或在沟通过程中，一方不能充分表达自己的见解，被动接收信息。另一种情况是双方缺乏信息反馈。

2.5 沟通部门间权责差异化

沟通部门间权责差异化主要指二级学院与机关部处之间工作职责不同，诉求各异。沟通主要通过会议和文件两种方式，额外的沟通会增加其他部门成员的工作量，对方也无多余时间关注或跟进其他部门工作，双方存在被动等待现象，跨部门沟通时，会因此延误时机，造成事态被动。

3 促进高校二级学院办公室有效沟通的对策

3.1 认识沟通的作用与意义

沟通的作用是传递与获得信息，并改善人际关系。良好的沟通能促进人际关系的建立与优化，和谐的人际关系又能使沟通更加顺畅，反之，也会互相影响。二级学院与机关部门之间，教师与行政人员之间，教师与学生之间，业务职责不同，思考问题角度也不同，沟通能达成更多的共识，在工作中不矛盾、不冲突、不重叠，赢得支持与理解，形成默契与配合，使工作更加井井有条。

3.2 根据对象事宜选择沟通方式

与领导和上级部门沟通时，应提前准备，提出合理化的意见建议;与教师和平级部门沟通应学会换位思考与倾听，相互尊重;与学生沟通应平等公平公正;与外单位沟通，则应热情大方，注重学院形象并促进学习交流。此外，复杂事项宜当面沟通，重要事件应提前预约、当面座谈。文件落实等用书面或OA平台处理，通知公告可采取QQ微信群、邮件等。不同沟通方式要按轻重缓急和适应性来选择，也可综合使用，加强效果。

3.3 注重沟通时效性和真实性

沟通要及时把握动态，延时会导致事态变化，失去沟通的必要，恰当的时机有利于沟通成功。此外，办公室人员需对自身业务熟悉，对相应部门的工作流程也有一定了解，理解和传递信息时不至于产生偏差;另一方面要具有优良的职业素养，不因人为偏好和自身利益等原因对信息进行过滤加工，造成信息失真损失，引发不良后果。

3.4 把握沟通的主动性并及时反馈

沟通中不宜以自我为中心，也不宜过于被动。办公室工作人员是否拥有良好的沟通能力，能否学会主动与他人沟通，主动建立并维持良好的人际关系至关重要。沟通中还需注意，对于事件的进程和最后结果应向主管领导和有关部门或相关师生进行反馈。

3.5 抓主要矛盾发挥团队沟通的力量

二级学院办公室人员要学会理清头绪，抓主要矛盾，解决紧急事项。涉及上级主管部门交办的、事关学院大局及师生切身利益的重要事件，应第一时间去沟通解决。办公室各岗位虽分工不同，但要团结一致形成整个学院的合力，充分发挥每个人的优势，对于个人沟通达不到效果时，可请分管领导和相关人员共同沟通，以加强沟通效果，促进工作成效。

（作者单位：浙江大学宁波理工学院）