扁平化管理模式下高校教务秘书能力的提升

陈会容

扁平化管理模式的介入为高校教务管理工作的开展和进步提供了新的切入点和突破口，为高校教务秘书队伍的建设提供了更为先进的管理理念，同时也带来了诸多挑战。这就需要高校教务秘书队伍不断提升工作积极性和能动性，同时不断加强其专业性和职业道德建设，提高其基本业务素质能力。本文立足于扁平化管理模式灵活运用于高校教务管理工作的实际，通过深刻分析该模式与高校教学秘书专业素质提升的相互关系，由此引发对二者灵活性和重要性的双重认识，从而更好地提升高校教务秘书的专业素质和职业能力。

随着我国各高校内部教务行政管理体制改革的推进，管理理念和模式的创新逐渐被提上日程。在此背景下，扁平化管理模式作为一种由企业发明和创作的新型管理理念和模式，逐渐引起高校教育管理者的重视，并开始在我国高校内部广泛推行。而高校教务秘书作为高校教学管理中最基层的管理人员，不仅承担着高校内部行政管理的职责，而且对于如何提高教务管理效率也具有一定的责任和义务。从实际工作中而言，广大教务秘书也确实面临着提高教务管理效率和提升自身职业能力的难题。因此，科学探索如何实现扁平化管理模式与高校教务秘书专业能力培养之间的有机融合，应当成为全国各高校在推行扁平化管理模式的一个主攻方向。

1 扁平化管理模式的兴起及其在高校教务管理中的运用

1.1 扁平化管理模式的兴起及内涵

扁平化管理模式最早由企业探索而出，并在实际工作中得到运用。随着企业规模的发展壮大，企业内部人员构成更加复杂，管理难度也有所提升。在这种情况下，以往的单纯增加管理层级的办法已经难以满足提升企业管理效率的需要，加之现代信息化水平的发展，也给企业管理带来了新的挑战。由此，人们开始探索一种新型管理模式。在此背景下，扁平化管理模式应运而生。

扁平化管理模式是通过破除传统的金字塔式的自上而下型的垂直结构，减少管理组织内部的纵向层次，不断扩大横向覆盖面，从而建立一种相对紧凑的内部管理模式。“它强调系统、管理层次的简化，管理幅度的增加与分权”。从具体实施来看，它既可以有效保证上下级组织之间的顺利沟通，也能够使得信息和决策的传达更加高效，其直接结果是精简工作人员，降低人员管理成本，提高管理水平和管理效率，从而提高企业组织的核心竞争力。近年来，这种模式也开始在高校教务管理中探索使用。

1.2 扁平化管理模式在高校教务管理中的应用

当前我国高校的教务管理模式多数依然采用层级管理，即高校领导层的相关意见和文件精神需要通过层层传递才能到达最底端的教务人员。在此环境下，教务秘书的日常工作面临着多方面的困难和挑战，不仅要承担大量的日常教学管理工作，还要承担来自分管领导的压力，加之他们面临的自我实现和职位上升的机会有限，这就容易挫伤他们的工作积极性，从而在一定程度上影响教学管理工作。随着扁平化管理模式的介入和运用，高校将之前过于集中的管理权力和权限下放至各个教学单位，不断建立起学校对于教务管理整体工作的统筹把控，而缺少了某些细枝末节的干预。因此，在新的管理模式的引导下，高校的教学决策和教务管理工作被科学划分，各负其责，“由此构建全校有机协调、目标统一、职责明确的教学管理体系”。

2 扁平化管理模式应用于高校教务秘书队伍建设的实际效应

2.1 扁平化管理模式对高校教务秘书队伍建设的积极影响

实行扁平化管理模式，将教务管理的基本权限下放至各教学单位，这不仅在很大程度上解决了学院自主管理的问题，也使得学院教务秘书的业务培训和工作能力与本学院的学科特色联系更加紧密，从而带动学院整体教务秘书专业素质和业务能力的提升。

其一，扁平化管理模式使得教务秘书与学生和专职教师队伍的业务交流更加密切，从而在一定程度上带动他们专业能力的提升。一方面，学生专业学习的需要，使得本学院的教务秘书不得不严格学习与专业特色相关的业务知识，提升专业技能。另一方面，与授课教师之间的业务交流不仅能够进一步丰富职业认知，而且能够有效避免某些常识性错误，快速积累工作经验，从而不断提升自身的工作能力。

其二，扁平化管理模式能够保证基层学院管理自由，同时根据自身的专业设置对教务秘书队伍开展必要的业务培训。在新的模式下，这种权责明确的管理模式，使得教务秘书与学院之间的联系得到有效强化，同时也使得教务秘书对学院的依赖性更强，从而为其专业素养的提升奠定较好的基础。

2.2 扁平化管理模式对高校教务秘书队伍建设的现实挑战

高校教务秘书是联系高校师生与教务管理层的中坚力量，在扁平化管理模式中直接关系着教务管理决策和要求的落实。从实际工作状况而言，扁平化管理模式对高校教务秘书队伍建设的挑战主要表现在：

其一，通过扁平化管理模式的运用，高校教务管理决策和要求与教务秘书队伍之间形成了一条最短的联系通道，这就意味着教务秘书队伍将承担更多的对接业务和直接责任，负责的业务版块也有所增加，这就对他们的综合业务能力提出了更高的要求，需要他们在增强自身业务能力的同时不断学习更加先进的工作方法。

其二，在扁平化管理模式下，信息办公的现代化也成为教务秘书队伍亟需提高的业务素质之一。“扁平化管理模式是随着网络技术的发达而兴起的，网络化办公是实行扁平化管理的必要形式”。这就要求高校教务秘书队伍必须不断加强对现代信息技术和新型教务管理系统的学习和应用，不断提高自身对于现代信息系统和数据库的应用和熟练程度。

3 扁平化管理模式下高校教务秘书专业素质的引导与提升

在扁平化管理模式逐渐被各大高校广泛运用的背景下，如何科学有效地通过此模式不断挖掘教务秘书的潜能，提升他们的专业素质和工作能力，使之更加符合现代教育环境的需要，不仅应当成为高校教务秘书队伍思考的问题，也应当成为高校重点研究策略性问题。具体而言，主要包括以下几个方面：

3.1 教务秘书队伍的有序增长

在扁平化管理模式的驱使下，高校教务秘书队伍直接对接高校的教务管理工作，而相对缺少了中间环节的约束和压力传导。但是，这并不意味着教务秘书能更轻松地完成教务管理工作，反而，实行扁平化管理模式将给教务秘书带来更艰巨的任务。因此，必须不断扩大高校教务秘书队伍的基数，同时适当增加专业型人才岗位调整的机会，从而使他们能够在更加熟悉和习惯的工作环境中释放才能，共同为高校教务管理工作贡献力量。

3.2 教务秘书队伍的适时培训

传统的教务管理模式下，教务秘书只需要被动地完成上级领导分配的相关任务即可，而相对缺少创新性地研究和改变，这就导致他们的工作技能相对单一，而且参与学院和学校教务管理改革的热情不够。但在新的管理模式下，教务秘书承载着更多的责任，也拥有更多的工作权限，这就为他们的工作效率和业务能力的提升奠定了基础。在此背景下，只有适时对教务秘书队伍开展专业技能培训，掌握更多的管理技巧和业务知识，才能不断激发他们参与教务管理全过程的热情，并为教务管理工作的进一步发展建言献策。

3.3 教务秘书队伍的职业提升

这主要是指要强化对教务秘书队伍的职业道德教育，更加注重他们在职业选择和职业发展方向的自我认知和选择。在新的教务管理模式下，教务秘书行使的管理权限有所扩展，自主权更大，灵活性更强，这必然需要他们端正对自身职业选择的认识，坚守职业道德。因此，各大高校必须加强对教务秘书队伍的职业道德培育，使他们始终胸怀更大的责任心、更强的职业认同感。

4 结论

扁平化管理模式在高校的运用有效摆脱了传统的强化层级管理的弊端，而使得教务管理部门与教务秘书之间的横向交流和联系逐渐加强，从而为实现高校教务管理内部集约、高效、灵活和富有创造性工作环境奠定了重要基础。在此背景下，高校教务部门不仅要有效扩大教务秘书队伍的整体数量，更要通过强化其职业能力和职业道德提高他们的实际工作能力和工作热情，并使其在实际工作中充分发挥主观能动性，不断提升自身的专业素养。

（作者單位：惠州学院）