高职院校档案管理工作的现状与对策

刘贵宾

摘要：高职院校档案管理是高校管理工作当中一项最基本的工做内容，近些年来，随着高校教育教学事业的不断发展，高校的档案管理工作体系也得到有效的加强。但是，高校档案的管理方法在新形势的发展下，也出现了不少的新问题。基于此，文章就高校档案管理工作做出了相应的探讨分析，并在此基础上提出了解决相关问题的对策，目的是希望高职院校能够更快更好的向前发展。

关键词：高职院校；档案管理工作；现状；对策；

【中图分类号】G717.24

一、前言

高职院校的在发展的进行当中，档案承担着记录高校发展信息的真实记录。因此，档案管理信息管理工作水平，以及管理科学信息化的发展，指示着高职院校教育教学的重要的体现。高校档案信息内容不但记录着高校过去的发展历程，同时也承担着高职院校未来发展提供了必要的参考。因此，对高校档案工作的管理，以此来发挥档案的重要作用和影响就显得非常重要。

二、高校档案管理工作的现状分析

1、档案归档的体系不健全；目前高校档案的管理工作在进行归档时，主要是以《普通高等学校档案管理办法》为主要依据。但是多数高校会从自身实际情况出发，依据《普通高等学校档案管理办法》制定相应符合自身的档案管理制度，从而造成了档案无法系统的在规范化的制度下进行，具体表现为：一是学生学籍档案在运行村当时，相关的资料没有统一性，从而出现了学生在转学或者是专业时，造成档案以及归档的籽料难以及时有效的办理，出现档案和学生实际状况相偏差。二是高校在档案资料在收集的过程中，没有相应的制度化进行管理，出现档案归档缺少全面性和约束性的特点。三是资料信息在归档的过程中，管理工作没有及时有效的进行系统的完善，如果出现档案频繁的调动翻阅，则会造成档案归档工作缓慢下降[1]。

2、高校档案管理工作人员的從业素养需要加强；从高校档案管理工作体系当中可以知道，工作人员除了专业的管理工作人员以外，还存在大部分兼职工作人员，这部分兼职人员在工作当中，均存在或多或少的经验缺失，不论是在职业素养方面还是在档案归档工作方面都存在许多的不足之处，从而影响着档案归档工作的有序的进行。

3、档案信息化管理水平应用低；随着计算机信息技术在档案工作中的逐渐应用，传统的纸质档案归档管理工作已经难以满足实际的需要，纸质档案信息不但在信息查阅上耗费大量的时间，同时管理上也比较的耗时费力，但是目前大多数高校在档案管理工作上依然使用纸质管理办法，进而造成了阻碍高校档案管理工作的向前发展。

三、高校档案管理工作的改进对策

1、提高档案管理重视的力度；一方面是要从根本上认清档案管理工作的重要性，以及档案管理对高校发展以及学生的作用地位。高职院校的档案内容体系是高职院校管理信息来源的重要途径，可以说是学校一笔重要的宝贵资源，对于高校的建设和发展以及教学的改革有着非常重要的指导意义，因此必须对其加以重视。对于档案的管理方法是多种多样的，例如院校对档案管理的具体落实上面，不但要从院领导上加以重视，更需要在管理上积极强化管理工作人员的职责，使其从根本上认识档案工作的重要性，同时还要在管理资金上加大投入力度，通过引进先进的设备，来更好的实现档案的管理。

2、建立档案监察管理机制；对高校档案的管理，要把管理工作落实到实处，一方面是在高校档案管理上下功夫，高校除了把档案日常管理工做好做实意外，还需要对日常的工作进行检查和督促，确保档案管理工作真正落实到实处。另一方面还需制定相应的高校档案管理机制，建立有效的奖惩机制来对档案管理工作的日常考核[2]。

3、改革和创新档案管理方式；随着信息技术的发展，传统的纸质档案管理已经难以满足息现实发展的需要，因此开展高校档案信息化管理平台就显得异常重要，利用计算机信息技术不但能够在档案管理上创新管理方式，同时还能够加快档案管理检索的手段。例如开展互联网服务体系建设，依据本学院的网站为管理平台，制作档案管理服务系统，通过互联网专门的信息化平台，能够及时的将可以公开的信息加以共享，同时还能将想要的信息在第一时间收集归档。

四、结束语

综上所述，对于高职院校档案管理工作，工作人员不但要从根本上完善相应的管理工作制度，建立一套切实可行的档案监察制度，同时还要充分现代化信息管理技术，实现科学有效的管理，才能让档案管理工作更好的服务于民。

参考文献：

[1]何艳红.高职院校档案管理人员素质现状分析及其对策的思考[J].大陆桥视野，2017，（24）：316.

[2]李海霞.高职院校档案管理工作的现状与改进对策[J].黑河学院学报，2017，（8）：213-214.