提升办公室文秘工作质量与水平的有效方式探索

张玉珍

摘要：企业办公室的管理工作是各项工作流程的“交通枢纽”，是企业承上启下、平稳运转、进步发展的重要基石，办公室文秘的工作质量和水平直接影响着企业在千变万化的市场经济条件下快速的反应能力以及企业整体的工作效率。本文就石油企业办公室文秘工作的特点，研究新形势下如何有效提升文秘工作质量与水平的方法进行探讨。

关键词：办公室;文秘;工作质量;工作水平

对于许多不了解办公室工作的人普遍认为这项工作只是领导和各个基层单位的传话筒，而在实际工作中，办公室文秘的工作远没有这么简单，对于石油企业而言，首先文秘工作人员要有扎实的写作功底、坚定的政治素养、严谨的办事原则、良好的沟通和表达能力;要掌握企业实际情况、了解企业各方面技术、设备、人员等情况;理解领导意图、根据实际情况善意提醒领导各项工作的轻、重、缓、急、以及领导工作任务下达时细节问题的处理，做好领导的参谋;对各项办公软件、信息技术熟练掌握等等。对于这样一个承上启下的企业办事机构，如何提升它的工作质量和水平，就显得尤为重要。

一、深入掌握企业发展方向

企业办公室文秘工作在领导决策过程中发挥着重要的作用，办公室文秘工作除了要有坚定的政治立场、较强的政治敏感性外，更要对企业现阶段实际情况、年方针目标以及未来发展方向有一个深入的了解和掌握，结合企业领导各项工作的侧重点，指导自己的各项工作，这也是石油企业对办公室文秘工作的最根本要求。工作中掌握好尺度，切勿不能越权办事，违规操作，遇到原则性问题要善意提醒领导，为领导把好关，了解自身岗位的重要性，勤于学习岗位知识，夯实基础，促进企业良性健康发展。

二、扎实写作基本功，高效排布工作

（一）写作是办公室文秘的重要工作，在企业召开各种高层会议的时候，都需要办公室草拟通告、领导讲话稿等等，对企业的了解程度、会议的内容、领导的侧重点是整篇文章能否通过的关键点，这需要办公室文秘要有过硬的写作本领，想要扎实写作的基本功，首要的就是掌握每种文稿的一般套路，其次是理解领导意图，草拟大纲，整体文章的构架和方向对了，我们才能添枝加叶，丰富内容。所以，在日常工作之余要加强学习，多看企业历史稿件，多问企业各系统专业员，多查网络资源，了解国家政策法规。

（二）许多文秘工作者都被大量的草拟稿件、电话、为领导或客户安排食宿、订票等重复性机械劳动所压制，统筹与协调能力也是必要的能力之一，要想高效有序的将各项工作排布科学、合理，除了要有丰富的经验、较高的沟通能力和办事能力，最重要的是要端正工作态度，做好阶段性工作计划，俗话说“磨刀不误砍柴工”没有一个好的工作方案和计划，其工作也会做的主次不分。要想提升办公室文秘工作质量与水平，指定科学合理的工作计划是最快、最有效的办法。

第一要培养自己勤做记录的能力，“面对文秘工作的复杂多样性，我们首要的就是记录好每条工作内容，记录的方法有很多、可以用笔本、录音笔、手机录音等方法，这样不会漏掉每条工作的细节。第二是根据工作内容标记完成时间和重要度，这里建议用Excel办公软件简单设计一个电子表格，内容包括工作条目，完成时间、重要度，如此一来，按照时间排序即可获取工作的先后顺序。第三就是着手将临期工作、重要工作率先处理，其他工作按时间进度顺序处理。最后，作为办公室的文秘也要为领导临时性安排的工作预留出时间，高效有序的工作排布基本可以满足日常工作。

三、健全考评机制

企业对办公室的考评机制也是提升办公室文秘工作质量与水平的有效方式，要奖惩分明，对工作有失误甚至重大失误的要进行考核，对圆满完成某项目等重要工作的要精神、物质激励，使员工在工作中有干劲儿。办公室文秘岗位的调动也要符合企业各项规定，岗位竞聘要公平、公开、公正的进行笔试、面试，考评合格后要有试用期，对于不适用的员工要退回原岗位，切不可任人唯亲，要任人唯贤，对于文秘岗位的老员工，有调离要求的或不适合文秘岗位的员工，也要妥善安排。除此之外，年度的考评考核要总结，有条件的更要每年举行文秘岗位考试，促使员工在工作中学习，提升个人综合能力。

四、做好文书工作

（一）公文轮阅归档及时。文件的流转、阅办严格按照公司规章制度及ISO标准化流程要求，保证各类文件拟办、传阅的时效性，并及时将上级文件精神传达至各基层机构，确保政令畅通。并及时做好文件的归档和保存工作。

（二）下发公文无差错。做好公司的发文工作，包括文件修改、打印、扫描、分发及电子邮件等的发送，并协助各部门发文核稿。公司发文量较大，有时一天有多个文件要下发，必须仔细去逐一核对原稿，以确保发文质量。同时负责办公室发文的拟稿，以及各类活动会议通知的拟写。

（三）编写办公會议材料，整理会议记录。每个月末对各部门月度计划的执行情况进行核对，催收各部门月度小结、计划，并拟写当月工作回顾，整理办公会议材料汇编成册，供总经理室参考。办公会议结束后，及时整理会议记录，待总经理修改后，送至各部门轮阅。

五、结语

企业办公室文秘工作是非常重要的岗位，关系着领导乃至企业的工作效率与对市场经济的快速反应能力，通过以上四个方面的深入探讨，特别是对于石油企业提升办公室文秘工作质量与水平的有效方式具有重要意义，除了员工本身要提升综合素质，企业更要完善规章制度、加强培训培养、建立有效评价机制来进一步优化办公室文秘工作的总体提升。

参考文献：

[1]林先华.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略研究[J].才智，2017 （9）.

[2]陈静.浅论新时期石油企业文秘工作特点[J].化工管理，2017 （9）.