论档案管理工作的现状及改善策略

辛林超

摘要：随着社会信息化水平的不断提升，在企业内部工作中有着重要作用的档案管理工作也要适时进行完善。本文在分析档案管理工作现状的基础上，提出了创新档案管理工作方式、加强对于档案人员监管力度等改善策略，希望能够为当下企业创新档案管理工作提供一些借鉴，从而提升企业管理的现代化水平，以便在市场竞争中能够占据有力地位。

关键词：潜在价值；人员培训；信息化

随着现如今企业改革进程的深化发展，企业内部档案价值的利用率也越来越高，能够为企业的发展起到重要的辅助作用。信息化社会推动了信息经济的快速发展，也要求着企业尽早发现内部档案管理工作中存在的不足，并及时创新档案管理的工作方式，促进内部档案管理工作方式的创新，从而在企业内部建立新型档案管理模式，以便推动企业经济效益的长远发展。

一、档案管理工作的現状分析

当前企业内部对档案管理工作的重要性认识不足，过多的将关注重点放在了企业经济效益的创造方面，而忽视了档案管理工作的发展。企业内部的档案信息管理人员普遍存在着业务素养较低的情况，再加上企业内部对于档案管理工作的忽视，没有适时更新对于档案管理工作的先进理念，依旧只是将档案管理工作看作是对于文件资料的搜集、整理、保存等简单的操作，尚没有深刻的意识到档案资料能够为企业带来的潜在经济价值，从而使得档案管理人员日常的工作缺乏有效的监管，因此存在着档案管理工作落实不到位，档案管理人员没有正确认识到自身工作对于企业战略目标决策所具有的重要参考意义的情况。另外，企业对于档案管理工作的不重视，也使得档案管理工作的开展没有足够的资金作为基础性支持，不少企业内部的档案存放室设备非常简陋，而且没有配备现代化的管理设备，这也使得档案管理工作的信息化进程变得缓慢，一定程度上制约着档案资料的信息化存档，难以满足企业经营水平快速发展的需要。

二、浅析档案管理工作的改善策略

（一）创新档案管理工作方式

企业在推进内部档案管理改善工作的同时，首先要适时转变对于档案管理工作的认识观念。首先企业内部管理人员应当充分认识到，企业档案管理工作对于企业迈向信息经济发展模式方面的重要性，以及能够为企业增强市场竞争力所提供的帮助，从而将内部的档案管理工作作为升级成现代化企业的重要内容来开展。不仅企业高层领导需要加强对于档案管理工作重要性的认可，而且还要提升企业内部工作人员对于档案管理工作重要性的认知，从而引导企业内部人员都能够间接参与创新档案管理工作，从而形成全员监督档案管理工作的良好氛围，促使档案管理工作人员提升对于工作的责任意识[1]。另外，企业还要建立新型的档案管理模式，以适应档案管理工作的创新需要。要注意将档案室转化成整合了企业内部资源的信息中心，让档案室能够成为企业调取档案资料的重要平台，从而在争取重要项目时，可以及时根据档案中记载的信息，做出适合企业实际发展水平的决策，将资金成本控制在企业能够负担的范围内，为企业节约经济活动的成本，从而发挥出档案对于企业发展所能够起到的重要保障作用。

（二）加强对于档案人员监管力度

企业要创新内部档案的管理工作，离不开提升档案管理专业水平提供的保障，而档案管理的专业化需要档案管理人员来实现，因此，企业要重视对于内部管理人员工作的监管力度，加强对于档案管理人员的培训力度，提升档案管理的专业化水平，使其更适应企业发展的需要[2]。例如：企业可以定期组织档案管理工作人员，开展全面系统档案知识的培训学习。可以先对档案管理人员进行档案管理知识的考试，再根据管理人员普遍存在的不足来预设培训的内容，以此提升档案管理人员的管理水平，促使档案管理人员更精通档案管理工作。其次，企业也可以将档案管理人员的档案管理业绩与奖惩机制相结合，对于每个部门的档案管理人员进行定期统一考评，适当惩罚不认真进行档案管理工作的员工，并奖励认真学习培训内容并有效提升自身档案管理工作效率的优秀员工，促使档案管理人员树立认真完成本职工作的责任意识，以便提升实际工作中的档案管理水平，为企业档案管理工作的创新提供专业化的保障。

（三）运用信息化手段管理档案

进行信息化建设是改善档案管理工作的必要途径，也是符合当下信息化社会发展方向的创新性策略。例如：企业在提升对于档案管理工作重要性的认识后，应当投入足够的资金购置档案管理工作的现代化设备，以便企业内部重要的档案信息可以引用互联网技术进行整合及入库。运用互联网技术可以实现对于档案管理的精准度，还能较人脑具有更多的信息存储量，而且还可以运用互联网技术的智能化，做到快速整合、查找、借阅及查看档案内部的资料信息，还能完成自动销毁具有机密性的到期文件，再加上互联网技术能为档案的入档，以及档案的编研工作提供信息化的服务，有助于提高企业内部档案的信息化水平，使档案信息能够做到及时共享，方便企业内部的档案信息实现联网化。

三、结束语

总而言之，企业的现代化发展离不开有效的档案管理工作提供的信息资源保障。因此，企业在实际工作的开展中要密切关注档案管理工作中存在的漏洞，并在完善档案管理工作的同时及时转变档案管理模式，运用信息技术创新档案的整合以及查找等技术来提升企业档案管理的信息化水平，以便节省查阅重要档案信息的时间，顺利发挥档案文件潜在的经济价值。

参考文献：

[1]崔海莉.“大数据”时代档案信息安全管理新思考[J].档案学研究，2015（01）：93-96.

[2]常金玲，宋鹏杰.面向知识管理的企业档案管理创新发展[J].兰台世界，2016（23）：43-45.

（作者单位：中国航发西安动力控制科技有限公司）