浅谈海洋科技电子档案质量控制切入点

张春艳

【摘 要】本文主要从对电子档案采取前端控制、电子文件的背景信息和元数据、电子文件的安全、可读性、检索工具几个切入点浅谈如何掌握海洋科技电子档案质量控制，保证历史真实性，提供安全有效的电子文件信息管理和服务。

【关键词】电子档案；质量控制；前段控制；元数据

电子档案是现代信息技术的产物，归档电子文件所具有的档案属性决定了它应当与纸质档案一样，成为记录历史，传递信息，传承文化的重要档案资源。归档电子文件的质量直接决定了电子档案的生命力。通过几年的海洋科研档案的管理实践，根据电子文件的生命周期-设计、形成和维护阶段，以下主要从对电子档案采取前端控制、电子文件的背景信息和元数据、电子文件的安全、可读性、检索工具等几个切入点浅谈如何掌握海洋科技电子档案质量控制，保证历史真实性，提供安全有效的电子文件信息管理和服务。

一、海洋科技电子档案组成与特点

科研项目过程中产生电子文件与纸质文件相辅相成，组成完成的项目过程。主要包括立项文件、合同、设计方案、实施方案，经费、质控、验收、項目总结验收报告等。业务过程产生的外业作业、内业处理、元数据、仪器产生的测声、浅剖模拟记录、阶段性的成果航次报告、后期报告、成果图件等。

随着海洋科学研究技术的发展，浮标仪器、船用测量仪器声学仪器以及GPS等设备被广泛应用于日常的科学研究过程中，海洋物探、水文调查、地形地貌调查、观测预报、测绘等工作的数字化产生，海洋科技档案也随之从传统的纸质档案逐渐转变为电子档案。档案信息化开拓了电子档案编研的视角，档案的信息资源集成建设的要求加快了电子档案的建设进程。电子档案在利用过程中更加便捷、高效，而且不受地域限制，不容易损毁、遗失，海洋科研档案的利用逐步从借阅的方式转变为依托于计算机内部局域网的发布。把海洋科研成果充分的应用和投入到海洋在生产、再生产等的实践过程中，造福于民。

二、电子文件设计阶段-前端控制

电子文件是电子档案的前身。文件处理部门对电子文件的保管的责任意识和归档的前规范处理，直接关系到的档案部门管理归档电子文件的效能和水平。目前，多数海洋科技项目中的电子文件仍沿用纸质文件管理的方法，归档管理或者是中后段管理，这样容易造成归档电子文件五花八门、标准各异，质量得不到保证，影响后期归档后的利用效果。

前段控制是从档案管理要求出发，对电子文件的控制与管理提前到设计与创建时，即在电子文件设计阶段就对电子文件进行控制与管理。它强调贯穿于电子文件生命全周期的管理过程，可以更科学、更合理、更有效的优化电子文件管理，不仅提高效率，更保障了归档电子文件的质量。可以从四个方面着手，一是熟悉相关法律法规，可针对重大专项或内部制定详细的电子文件质量控制标准规范，规范工作流程。加大监督力度，定期、定量组织阶段性检查。二是电子文件的来源。综观海洋科技项目中的电子文件生成的领域，主要来源于四大部分：办公自动化（OA）系统；计算机辅助设计：主要是计算机设计、绘图、分析计算等过程产生的文件；模数转换：主要是通过扫描仪、数码相机将模拟信息转换为数字信息；电子邮件。无论是质量控制、还是收集积累，都应该在这些电子文件产生的起始端着手。三是建立电子文件定期登记制度。在项目或科研开始初期，制定登记制度，新产生或接收的电子文件。根据业务过程的不同阶段，定期检查收集积累的电子文件。查漏补缺，发现问题及时纠正。四是具体业务进行分析。根据不同的海洋科技业务，如海洋观测预报海洋生物调查、海洋底质调查、海洋测绘等，深入文件产生机构进行调研，对具体业务进行具体分析，确定电子文件的归档范围、保存价值、采集时间和采集方式，包括哪些文件需要保存过程文件。

三、形成阶段-电子文件的背景信息和元数据

电子文件的背景信息是指伴随该文件的生成和运作过程而产生的责任者、时间、运行系统等方面的信息。如果没有相关的背景信息和元数据可能造成电子文件无法迁移、识别、不能被利用等问题。对于传统纸质文件而言，一般原件上附带有这种背景信息，即文件本身包含有背景信息，如附在定稿上的发文稿纸就记载有该文件制作过程中的背景信息（该文件的拟稿单位、拟稿人、审核人、签发人、校对人、印制人等）文本正本所附的文件处理单或文件的天头、地尾空白处记载有领导批办情况和承办机构（或承办人员）的处理情况。而电子文件的背景信息常常与文件分离保存，如果在归档时丢失了背景信息，则会直接影响到电子文件的凭证作用或价值，有些电子文件甚至失效。例如海洋科技项目中的电子照片档案，单纯的归档一张照片并没有实际的意义，如果是生物样品照片，外面在归档照片的同时，应添加相应的背景信息如：采集时间、采集地点、人物、采集的样品类型等。单从一张照片并不能反映出此文件要表达的实际意义。因为只有将电子文件与其背景信息放在一起，电子文件才具有凭证价值。元数据是关于电子文件的描述的数据，如著录数据、格式信息、字形、字体、逻辑和物理模式、系统平台和软件等一切与生成和恢复电子文件有关的数据。元数据由于具有隐含性而使人往往忽视了它的存在，可一旦元数据丢失或破坏，电子文件的原始形态就会改变，甚至失去可读性。可见，保存背景信息和元数据的完整性是提高电子档案质量的一个重要部分。

四、电子文件维护阶段-安全、可读性

电子文件具有信息的共享性、利用便利性、设备依赖性、系统环境依赖性、信息的可变性、信息的物理结构与逻辑结构关系的复杂性等等。然而伴随这些优势和特性也带来新的问题，而对这些问题的研究解决恰恰是事物进步和发展的体现。电子文件与传统纸质文件具有相同的功效，于是作为文件的存在和使用，电子文件的安全可读等问题迎面而来，这是作为各项管理和信息传递的基本要求，这些问题如不能解决，必然直接影响电子文件的使用。在此基础上，电子文件作为各项活动记录保存社会记忆，电子文件的安全性问题和长期有效保存问题是不容忽视的重要问题。因此，寻求对存在实际问题的解决思路和方法，是消除电子文件管理隐患的有效途径。档案部门在接收物理归档的电子文件时，一定要经过严格的病毒检查程序，已确保归档电子文件的可靠性，安全性。

五、电子文件整理阶段-检索工具

电子文件的检索利用是指读者利用电子文件的途径与管理。包括定期进行管理信息发布，让使用者了解所藏信息内容、检索途径与利用方式。电子档案质量不仅在于其本身，还在于后期电子文件的著录和编研，这一点与纸质档案相同。电子文件的检索工作就相当于台账。只有弄清楚了有什么，在哪里，才有被利用、查阅、发挥其本身价值的可能。电子文件检索目录主要包括电子文件清单，载体清单。载体清单记录电子档案的唯一编号，项目名称，载体信息，数量的大小、日期、责任人等关键性，宏观上反映载体总体内容。而电子文件信息记录着载体中每一个电子文件的各项具体信息，从微观上反映电子文件实际内容。二者相辅相成，缺一不可。

【参考文献】

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