浅析企业档案管理电子信息化

张旭 文倍蕾 郭丹

【摘 要】对于当下企业的档案管理工作来说，其对于企业自身的建设与发展有着积极的意义。而随着信息技术的快速发展，企业档案管理电子信息化也是当下档案管理的重要趋势。本文对企业档案管理电子信息化的意义进行阐述，并且结合当前企业档案管理存在的缺陷予以有效的建设策略，希望为相关工作者的研究提供理论支持。

【关键词】企业；档案管理；电子信息化；建设策略

一、企业档案管理电子信息化的意义

随着社会发展，档案信息化非常有必要。21世纪属于信息时代，同时信息技术的快速发展也使得社会实现了进步。在当下有效的掌握信息技术，就能够在行业竞争中脱颖而出，同时也能够从实质上提升自身工作的效率。而企业档案管理工作在当下需要创新，其信息化工作的开展具有很大的意义。

从宏观的角度来说，当前企业实现档案管理信息化建设也是更好地响应社会发展的需求。对于社会来说，衡量自身的发展水平的一个标志就是其自身的信息化水平。因此要能够更好的跟上国家信息化的步伐，应当在档案管理工作中有效引入信息技术来实现档案管理事业的快速革新。并且当前实现档案管理信息化的需求也越来越迫切，而如果对于企业档案管理来说，没有足够的资金进行信息化建设，那么就会跟不上时代发展的脚步，并且其也关乎整个档案管理工作的实效性。

从微观的角度来说，企业档案管理信息化建设能够更好地提升档案管理人员的工作效率。通过信息化的模式，可以改变传统工作中较为落后的地方。在传统的工作中需要档案工作人员通过手工的方式去收集、分析以及管理档案，在遇到相应的需求时需要经过复杂的查阅才能够达到需求。而有效的引入档案管理信息化技术，就能够通过信息技术来开展相应的收集管理工作，同时也能够借助大数据技术来对其中有价值的内容进行挖掘，企业这样可以在很大程度上提升相关工作的质量。同时也能够更好地设置查阅功能，加强对于内部资源的有效查询，这样可以有效的利用其来提供服务，进而更好地发挥档案资源的价值。

因此，通过档案管理工作信息化建设，可以更好地提升企业档案管理工作的质量与效率，可以更好地解放人力，也能够充分将档案资源中有价值的内容挖掘出来，进而实现其服务功能。

二、企业档案管理存在的问题

当下企业档案管理工作也存在一定的问题阻碍着相关工作的开展，并且档案管理对于企业的建设与发展也有着积极的促进作用，因此要能够针对其中存在的问题进行分析。首先就是在工作中的工作人员素质水平普遍较低，并且也会受到很多客观因素的限制，因此也使得企业的档案管理人员无法快速的获得更新的专业知识，并且有的企业对于相关工作的开展也并没有予以重视，因此也在很大程度上减少了企业员工相关技能的培训机会。再加上企业负责的领导缺乏更新的工作理念，并没有将企业的档案管理作为重要的工作来对待，因此也在很大程度上限制了企业档案管理电子信息化的进程。

其次，由于当前信息技术的快速发展，也为当前很多传统的工作带来了很大的挑战，企业档案管理工作的实效性以及质量都面临着很大的挑战。并且企业内部的员工并没有受到专业的技术训练，因此没有具备较高的电子信息技术使用能力，这也就无法更好地开展其中的各项业务。甚至有些企业在档案管理工作岗位会存在减值的现象，因此也会在一定程度上限制了档案管理工作人员的积极性，这会使得企业的档案管理水平及其电子信息化进程在很大程度上受到限制。

三、企业档案管理电子信息化策略

（一）创新企业档案管理观念

新的历史时期下，档案管理工作应当有效的革新工作观念。要能够在管理工作中树立服务的观念，而不仅仅是对档案资源的保管，当前我们处于信息技术快速发展的社会中，而信息的生命周期也不断缩短，因此我们应当有效的保存信息，并且将相应的资源及时传递出去，这样才能够实现资源的有效共享，并且凸显信息的价值。信息时代所带来的另一个特征，就是知识经济时代的快速到来，有效的转变观念，树立服务的理念，通过有效的方式来将信息进行处理分析等，并且实现有效的共享。通过借助信息技术，可以更好的将资源与他人共享，并且针对有需要的人做好服务工作，这也是新时代下实现档案管理目标转型的有效需求。

（二）建立档案管理信息化制度

对于当下的企业发展来说，需要其中的档案管理工作作为支持。但是档案管理工作的开展，还是需要有效的信息化制度作为保障，以此才能够更好地为相关基础工作提供借鉴。从宏观的角度来说，要能够从立法上来对档案管理工作以及相关的法律体系进行完善，能够通过更加严格的约束体系来对其进行约束。同时也应当制定有效的档案管理体系，体系的保障就如同我们日常生活中的法律保障相同。同时也应当从微观的角度来开展档案管理信息化制度建设。要能够明确，虽然从直观上来说，档案管理并无法为企业的发展提供直接的经济价值，但是企业的管理者应当明确档案管理的内在价值，尤其是要将相关工作的开展与企业的建设相结合，以此来更好地凸显档案管理的内在价值。比如在企业内部建立更加完善的业务考核制度以及相应的奖惩制度来对档案管理工作予以激励，并且要加强日常工作和档案管理工作之间的联系，以此来从宏观以及微观的角度来为企业的档案管理提供有效的保障。

（三）实时收集档案资料

对于企业的档案管理工作来说，要能够做好对于相关资料的实时手机管理，保证对于相关重要的资源进行及时的归档，这也是实现档案管理电子信息化的核心环节。企业应当根据自身的实际状况来建立档案室，并且对于其中的各项工作都应该严格落实员工的岗位责任，通过更加全面的制度作为保障来保证其中的档案资源都能够及时到位，同时也能够有效的保证档案资源出现信息缺失的现象，可以在很大程度上保证企业档案资源的完整性。同时电子信息化的档案管理工作，还应该有效的将档案归类的过程中按照互联网的特性，比如文件的属性等来根据相应的特征做好分类工作，以此来保证企业原始档案信息与电子档案保持一致。

（四）信息安全

在实现档案管理工作信息化的过程中，还应该重视其中的信息安全工作。因为互联网本身就具有开放性，这是优点，但是从某种程度上来说，其也是一种缺陷。因此要能够在建设企业电子档案的过程中，做好资源的加密管理工作，确保电子档案不会被泄露，同时也应该引入网络安全技术，比如加密狗或者是电子签名等技术可以加强对于相关信息的保管，确保档案资源的安全性。

四、结束语

当前随着信息技术的快速发展，其已经广泛应用到档案管理中。对于当下的企业发展来说，应当有效革新工作理念，将电子信息技术引入到档案管理工作中，以此来为企业自身的发展提供动能。

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