电子信息时代电力档案管理工作的创新

赵艳

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（ 2018） 9-209-02

摘 要：随着电力信息时代的来临，电子信息技术在各个领域都得到广泛应用。就当前现状而言，以往的电力档案管理模式显然无法满足当前企业发展的需求，因此，对电力档案管理工作实施创新是电力企业发展的必然趋势。电力企业需要借助电子信息技术对现有的档案信息资源进行整合，创新与完善档案服务的手段與方式，全面实现档案管理自动化、档案服务网络化以及档案资源数字化的档案管理目标，切实增加电力档案管理工作的质量，从而为电力企业的发展奠定良好的基础。基于此，本文笔者结合多年实际工作经验，针对电子信息时代背景下电力档案管理工作存在的问题，对如何进行创新展开重点分析。

关键词：电子信息时代 电力企业 档案管理 创新策略

一、引言

社会经济的快速增长促进了科学技术的发展，当前我国已经全面进入电子信息时代，信息公开以及信息管理的运用逐渐成为科技水平上升以及社会发展水平的主要代表。由于电力企业的特殊性，其档案管理工作不仅工作量大，而且工序极其复杂。这就要求电力档案管理工作人员必须学会借助电子信息技术来优化档案管理工作，提高档案管理工作的效率与质量，从而为企业的发展提供更好的服务。但是当前我国电力档案管理工作不容乐观，如何在电子信息时代下对电力档案管理工作进行创新是当期电力企业亟待解决的难题，下面本文就此展开重点讨论与分析。

二、电子信息时代下电力档案管理工作存在的问题

（一）管理人员意识相对落后

随着电子信息时代的全面来临，电力档案管理人员作为档案管理工作主体，其管理理念以及管理意识在整个档案管理工作中发挥着至关重要的作用。但是，针对当前现状而言，有些电力档案管理人员的思想意识以及管理理念相对落后，没有对电力档案动态管理进行全面的了解与认识。除此之外，没有加大对电力档案作用的宣传力度，从而导致大多数企业员工对电力档案的潜藏作用认识不足或者完全不了解，从而增加了档案管理工作的难度。

（二）档案的提交不及时、建立不合理以及记录不全面普遍存在

众所周知，所有的档案信息均产生于企业日常运营与管理过程中，属于对不同存在储存价值的资料信息进行的一种记录。自改革开放以来，社会经济的发展速度大幅加快，对于电能的需求逐年上涨，使得电力企业的规模不断扩大，对档案管理工作的要求也不断提高。但是，部分电力企业档案管理人员对档案进行管理重视不足。其主要表现在：因为档案存放的时间相对较长，所以部分资料在实际运营管理过程中会出现变化，例如监测文件以及合约文件等。同时，部分隋况下，档案管理人员在实施日常管理的过程中，没有对档案进行整理并归类，随意摆放，从而导致同种性质档案之间没有建立对应的连接性，不能维持系统性、正确性以及整体性，进而大幅削减了档案的质量以及实际作用。

（三）没有建立健全完善的有档案管理相关的规章制度

部分电力档案的管理制度都存在涵盖范围较广、时间相对较长以及相对繁杂等问题，涉及到会计、招标、财务以及建设等各种部门，同时这些部门又缺乏管理在建项目档案的相关制度以及健全的记录，档案管理的范围以及职责分配不明确，不能合理使用操作方法以及管理手段，也没有认真履行检查、监督以及管理等职责。无论是音频、图片，还是文字资料等不同形式的档案在整理与记录过程中都没有建立相关的标准与规范，并且没有完善的管理制度。因为不同部门档案形成的时间存在差异，所以档案包括的内容也各不相同，这给材料的全方位记录与整理增加了一定的难度，大量档案被分配到不同的工作人员手中，没有建立相关的制度进行有效控制，从而导致档案管理和在建项目的施工进度不匹配，存在一定差距。

（四）档案管理工作没有引起相关部门与人员足够的重视

电子信息时代的来临，使得各种先进的科学技术被广泛应用到生产中，大幅提高了企业的经济效益；这就导致部分电力企业管理人员只将工作的重点放在如何获取更多的利益上，从而忽视了相关项目资料以及档案管理的重要性。就当前现状而言，部分电力档案没有安排专门的储存档案的场所以及档案管理人员；有些电力档案的档案管理人员流动性较强，同时没有经过专业培训，缺乏相关的档案知识与技能，导致档案的整理与记录工作不能正常落实，从而使得在建项目不具备相关严谨的档案记录。除此之外，在档案应用与查阅过程中，因为频繁的被人使用与翻看，所以会给纸质档案造成不同程度的破坏，甚至有些初始资料没有保存到档案部门中，这给后期的档案管理工作带来了一定的难度，从而出现跟踪不到位以及记录不全面等问题。

三、电力信息时代下创新电力档案管理工作的有效途径

（一）对电力档案管理工作进行规范

电子信息时代背景下，管理标准和管理机制的完善是电力档案管理工作的基础，电力档案管理覆盖范围较广，涉及档案信息较多，在对电力档案进行管理的时候，一定要确保管理程序的规范性，可以对电力档案进行动态管理。动态管理工作中同样包括各种先进的管理方法以及管理技术，这对管理人员在日常工作中的配合协调能力提出了更高的要求。在日常管理过程中，管理部门必须在管理过程中认真落实相关标准与规范，使动态管理中的技术运用与分工合作具备相同标准。通过相关设备以及计算机和纸质档案之间建立联系，并形成一种对应的文件种类、档案模块以及文件格式，科学合理地管理、储存、查找以及记录和建设项目相关联的档案，保证这部分档案的长时间可读性、全面性以及精确性。不仅如此，还需强化安全管理工作，可以设置一定的密码或者查阅权限，以免对电子档案或者纸质档案中相关材料与内容进行随意更变。

（二）强化档案管理队伍建设工作

正如前文所述，电力档案管理工作的主体还是管理人员，因此电力档案管理人员的职业素养与综合素质在日常档案管理工作发挥着至关重要的影响。因此，相关部门必须提高管理队伍的综合素质，组织专业的培训机构定期对档案管理人员实施针对性的培训（如下图1所示），从道德品质、工作理念以及工作能力等三个方面对档案管理人员的职业素养进行强化。电力档案管理工作延续性十分突出，因此，对于管理人员来说，必须确保工作人员的稳定。因为电力档案管理包含知识面较广，所以必须阶段性对管理人员进行知识灌输，在闲暇时候学习如何进行高质量管理工作。不仅如此，电力档案管理对于信息资源管理方面的要求十分严格，因此管理人员必须具备良好的道德修养以及综合素质。只有构建一个高素质的电力档案管理队伍，才可以为电力档案管理工作提供更好的服务。

（三）广泛应用网络技术，强化管理过程中的控制

信息时代的来临，使得各种科学技术趋于完善。电力档案管理工作的全面实现很大程度上依靠基础硬件设施的合理使用，档案管理一般包括档案信息交换与档案资源共享这两个关键程序，通过网络方式，建立信息资源数字化系统，同时档案管理工作人员需要对档案文件的鉴定与归档过程进行监督，确保档案信息的完整与规范以及档案可以及时归档。利用网络形式对资料信息进行提取、储存、整理以及收集，这些都依赖于网络技术的广泛使用才得以实现。不仅如此，还需要通过数据打印设备以及数据扫描仪等硬件设备对数据实施动态管理，从而为电力档案管理提供有力保障。

四、结语

综上所述，档案管理工作对于电力企业来说极其种重要，其能够为电力企业的健康可持续发展奠定良好的基础。因此，在电子信息时代下，电力企业档案管理人员需要对当前档案管理模式进行创新与完善，从而为企业的发展提供更好的服务，进而提高企业的经济效益以及社会效益。

参考文献：

[1]刘霞.浅淡电子信息时代电力档案管理工作的创新策略[J].现代国企研究，2016（04）：77.

[2]刘金伟.电子信息时代电力档案管理工作的创新[J].科技展望，2016，26 （09）：253.