港澳台和国外活动的数字化管理

徐智

近年来，越来越多的活动主办方会选择将活动举办地选在港澳台或是国外，但这对于现场数字化管理来说就会面临更大的压力。比如硬件报关、物流运输、现场执行......这些环节看似简单，出了问题却真的“要命”。因此，选择一家靠谱的数字会务公司真的是一件超级困难的事情。而作为国内数字会务公司中的佼佼者，31会议已经有不少成功的案例。

在2017年底，31会议在澳门为英孚教育年会提供了全程数字会务技术支持。英孚员工通过31为其打造的大会APP来实现获取大会信息、查看日程、入场签到等操作。签到时点击微站中的签到按钮，出示与自己身份对应的二维码通过微光扫描后即可完成签到。

雷锋网在2018年1月16日在旧金山湾区举办了GAIR硅谷智能驾驶峰会，这场技术盛宴包含8大主题演讲、2个圆桌论坛及鸡尾酒交流晚宴。由于参会人数众多，为了核实到场者身份，主办方选择了电子签到的方式。由于参会者为国内专家，签到时选择了用“姓名验证”的方式，当专家A完成签到入场后，B用A的姓名再想入场时，签到会提示重复签到，工作人员需重新核实参会者的身份，做到万无一失。

中国最大的智能手机企业华为年初在巴黎召开的P20发布会，签到系统也是由31会议提供。由于对参会嘉宾身份限制严格，在注册报名阶段，会务组就采用了邀约码注册报名的方式——不是每个人填了身份信息都可以申请报名，报名者必须持有主办方事先发放的与身份對应的邀请码才能成功报名。与前面两场活动相同，当报名成功，嘉宾收到签到二维码，经过现场扫码签到，才能进行身份验证并打印胸卡。

2018 Finwise日本？东京峰会于5月21-22日在日本召开，此次峰会由Finwise主办，BUCA、IBCA、Star Chain、区块链联合发展组织等联合主办。31会议作为数字会务支持为大会提供了扫码签到服务。主办方将参会者信息导入31签到助手中，系统会生成二维码与参会人员一一对应，会务组向嘉宾发送二维码作为入场凭证，在大会现场扫码入场。

相对大陆，不少在港澳台/国外的活动办的相当简单，在现场数字管理方面没有那么多花哨的环节，就连签到用的都是最常规的二维码签到。其实在大陆以外地区办会，面临的网络、物流、场地局限更多，而这也是主办方在选择数字会务产品慎重、慎重再慎重的原因。因此，在境外办活动，稳妥的，才是最好的。