新时期办公室行政事务管理思路研究

蔡永新

摘要：随着社会的进步和机关单位的改革发展，新时期下的办公室行政事务管理工作也面临一系列的改革要求，要结合实际情况做到勇于突破和大胆创新，不断提升服务质量和管理效率，将办公室行政事务管理的综合服务职能以及基础性作用最大限度发挥出来。本文首先针对新时期办公室行政事务管理内容进行简单的阐述，在这个基础上就新时期背景下办公室行政事务的具体管理思路进行探讨。

关键词：新时期 办公室 行政事务 管理思路

办公室对任何一个单位来说都是一个非常重要的职能部门，与整个单位的安全稳定平稳运行有着直接的联系。从保卫到督查，从值班到文秘，办公室需要参与单位中零零碎碎的所有工作。因此，办公室行政管理工作的开展情况直接决定了企业的日常运营情况。如果办公室行政事务管理效率低，就会对单位的整体运转效率造成影响。故此，本文就新时期下如何做好办公室行政事务管理工作展开论述，希望能为办公室工作人员提供理论参考。

一、办公室行政事务管理工作的主要内容

在一开始设置办公室的时候，其职能方向的定位就是管理和执行，辅助一些调研的功能[1]。办公室的日常主要工作就是针对整个单位的行政运作情况进行监督和协调，如后勤保障、业务往来人员的招待和登记、签署流程的监督、文件起草等，这些事务或大或小、或对内或对外，都需要办公室的参与。正是因为如此，一个高效有序运转的办公对单位的运作顺畅程度有着举足轻重的作用，可以促进整个单位的可持续发展。在单位组织中，办公室的重要性体现在方方面面，尤其是上传下达上。对下要结合实际情况执行上级所有命令，与此同时，还要展开民意调研和信息搜集工作，向上级及时反馈群众的实际需求。对上要给领导和管理人员出谋划策，使其能够做出正确的决策[2]。在单位内部沟通和運作上，办公室是一个重要的环节。虽然办公室行政事务管理工作比较琐碎，甚至有些工作还是重复的，但是其重要性却是不容忽视的。正是因为如此，办公室行政事务管理人员对于办公室在单位中的地位以及管理任务要有一个清楚的、充分的认识，只有这样才能建立全面的、科学的服务理念，实现办公室行政事务管理工作形象和工作效率的有效提升。作为一个强大的综合权力部门，办公室主要负责单位内部的协调和沟通工作。因此，在办公室行政事务管理工作中，工作人员要对各个部分的建议以及意见进行全面收集，对上对下都要提供最好的服务。

二、新时期背景下办公室行政事务的有效管理思路

（一）科学定位办公室行政事务管理目标

明确的管理目标可以为管理工作的顺利开展提供明确的方向，就目前办公室行政事务管理工作情况来看，目标定位不明确是一个非常突出的问题。这个问题若不予以解决，办公室行政事务管理工作效率和管理水平很难从根本上得到提升。换言之，如果管理目标不明确，即使采取最先进的管理理念和管理方式也无济于事。这主要是因为办公室是单位内部沟通和协调的枢纽，也是一个核心部门。办公室行政事务管理人员的工作量比较大，如果对你管理职能和管理目标不能明确定位的话，将会造成责任不清、工作混乱的局面，新时期的办公室行政事务管理的改革和创新需求也就无法得到满足[3]。因此，单位必须要重视办公室行政事务管理工作，只有从思想上重视才能加大资金投入力度和关注力度，将岗位随意安排的不良现状彻底改变。在实际工作中要认真查看是否存在管理无序以及职位交叉等问题，并在这个基础上进行有效的整改和调整，保证权责清晰。应用这种方式可以实现办公室行政事务管理效率和管理水平的有效提升，让办公室行政事务管理工作具有更强的针对性。为了使管理目标的定位准确性得到进一步强化，单位还要针对办公室行政事务管理的职能以及重要性加大宣传教育力度，确保单位各个部门工作人员能够积极配合办公室行政事务管理工作[4]。

（二）建立完善的办公室行政事务管理机制

完善的办公室行政事务管理机制可以实现管理工作的规范化、科学化。就现阶段办公室行政事务管理工作情况来看，很多单位的办公室管理效率低、管理水平低，归根究底，主要是管理流程不严格，管理过程存在较强的随意性，导致单位的各项工作不符合规范规则和规章制度。因此，办公室要针对办公室行政事务管理机制进行不断完善，确保单位的各项规范流程以及制度规章都能得到有效落实。首先，单位要从实际出发，对当前办公室行政事务管理中的不足和缺陷以及绩效情况等做到深入了解，有利于后期在管理方法和管理内容上的创新，使办公室行政事务管理工作能够有效适应单位的日常运转。其次，单位要采取民主化的管理方式，让全体员工都能积极履行建议和参与的职能，参与到单位各项工作流程规范化处理以及行政管理事务制度规范制定过程中。对于工作人员的意见和建议，单位要做到细致、耐心、全面地倾听，为规范流程体积制度规章的落实打好牢固的基础。最后，单位还要针对奖惩制度进行落实，通过奖惩制度对办公室行政事务管理模式进行健全，对工作人员以及职能部门的职责进行规范，为新时期下办公室行政事务管理工作的效率和质量提供可靠的保障[5]。

（三）不断提升办公室行政事务管理人员综合素质

在办公室行政事务管理工作中，工作人员发挥主体作用，其综合素质直接决定了管理工作效率和管理水平。因此，要想做好新时期办公室行政事务管理工作，单位必须要采取措施不断提升管理人员的综合素质。很多办公室行政事务管理工作效率低，究其根源，与管理人员管理理念落后、管理方式滞后有着很大的关系。机关单位要及时发现管理人员在办公室行政事务管理工作中存在的问题和不足之处，加强对办公室行政事务管理人员素质能力的有效分析，找到管理人员素质和能力方面存在的缺点，在这个基础上制定针对性的培训方案。在实际培训过程中，机关单位要对管理人员的专业业务素质的培养给予充分的关注，要求管理人员了解并掌握办公室行政事务管理的理论知识，提升其管理实践技能，同时还要不断提升管理人员创新能力、应变能力、交往沟通能力等多方面的素质。除此之外，机关单位还要对办公室行政事务管理人员的道德素质的培养给予充分的关注，不断提升管理人员爱岗敬业意识和责任意识。

（四）建立信息化办公室行政事务管理系统

在信息技术快速发展的今天，机关单位的办公室行政事务管理工作人员也要顺应时代的发展潮流，与时俱进，加快办公室行政事务管理工作与信息技术的融合力度，建立信息化办公室行政事务管理系统。这样不仅可以节省人力资源物力资源，还能从根本上提升办公室行政事务管理效率和管理水平。机关单位要对此予以重视，在资金和技术方面给予大力支持，在现代化管理体系中纳入网络信息系统以及计算机设备，为机关单位各项工作的顺利和高效进行提供可靠的保障。除此之外，由于信息技术具有虚拟性的特点，所以机关单位在建设信息化过程中要对网络安全予以重视，邀请专业性的技术人员负责信息安全以及网络安全的运作。

三、结语

综上所述，在任何一个单位中，办公室行政事务管理都是基本的工作任务之一。新时期下，机关单位要重视办公室行政事务管理工作，从管理目标、管理方式、管理内容等各个方面进行创新和改革，从而达到提升办公室行政事务管理效率和管理水平的目的。

参考文献：

[1]顾朦.企业办公室行政事务管理工作的认识研究[J].建材与装饰，2017，（17）：166-167.

[2]陈燕.对企业办公室行政事务管理工作的认识及探讨[J].中外企业家，2017，（10）：93+95.

[3]胡宏伟.对企业办公室行政事务管理工作的认识及探讨[J].现代国企研究，2015，（14）：35.

[4]李威.对企业办公室行政事务管理工作的认识及探讨[J].低碳世界，2014，（13）：298-299.

[5]白婷.高新区与沣东新城村（社区）社会事务管理模式比较研究[D].长安大学，2012.

（作者单位：无锡市人民政府国有资产监督管理委员会）