论人事档案管理在人力资源管理中的重要性

边琦

摘要：随着经济的快速发展，人们的生活方式以及工作方式产生了很大的变化，相应的思想观念也会产生变化，对于一些企业经营者来说，就愈加的重视管理有关的工作。这是当今时代发展的要求，只有做好有关的管理工作，才能进一步提高管理的水平，对于员工的行为以及企业的经济行为加以约束和规范，使得企业能够步入正轨，促进企业经济的平稳运行。而人力资源管理就是管理工作中的重要内容，人事档案管理则是重中之重，只有加强人事档案管理，才能实现人力资源的合理配置，进而优化资源结构，实现人力资源管理水平的提高，为企业领导者的相关决策提供科学的依据，因此，针对人事档案管理在人力资源管理中的重要性就值得人们进行深入的探讨。

关键词：人事档案管理 人力资源 重要性

人事档案管理在人力资源管理过程中扮演着至关重要的角色，是其工作内容中的重要一环，有利于为企业提供科学的决策，尤其在人才的任用、选拔等方面具有积极的作用。而通过加强人事档案管理，人力资源管理工作的水平也能得到进一步的提高，这具有重要的意义。但是在实际进行人事档案管理时，还是会发生很多问题，这就不利于企业的正常运行和发展，对于人力资源管理工作的开展造成了一定的阻碍，这就要求有关部门以及管理人员能够重视人事档案管理工作，提高其认识程度，以进一步的提高人力资源管理水平，促进企业的健康可持续发展。

一、人力资源管理以及人事档案概述

人力资源管理是企业管理工作中的重要内容，同时也是一个单独的部门，主要的职责就是负责人力资源方面的工作，例如员工的招聘、培训、调度等。这都需要通过人力资源管理部门才能实现有效的运作，由此可见，人力资源管理工作在企业的发展过程中还是极为重要的。事实上也却是如此，人力资源管理的有效开展，能够帮助企业发掘又用的人才，同时还能实现人力资源结构的调整，加强专业人才方面的建设，将适用的人才放到适合的岗位上，这具有积极的作用与意义。而人事档案管理则是人力资源管理工作内容中的重要组成部分，是基础环节，同样对于企业的发展具有深远的影响，因为员工的一切信息资料都是来源于此，主要通过文字、影像、图片等形式进行储存。

二、人事档案管理在企业人力资源管理中的重要性

（一）人事档案管理是人力资源开发的重要依据

由于人事档案是对公司员工的经历进行相关记录，所以保留了真实性，根据人事档案中所体现的个人的综合素养，可以让管理者充分了解到此人的以前经历以及现状，通过确切的文字记录有一个直观的体现，对综合素质进行考量，进而发现此员工未来的可能性。对于管理者来说，很多时候难以与一些基层员工有着实际的接觸，所以人事档案中的相关记录十分重要。能够让管理者看到一些有价值的内容，既能发现一些无作为人员，同时也会把握住人才，让管理者看到并且有效利用人才，对于防止人才的流失十分有利。对于企业需要的人才来说，人事档案也会充分进行记录，以便于发现人才仍旧存在的一些不足，从而做到扬长避短，在进行人力资源开发以及调动的时候能够成为可靠的依据，最大化增强人尽其用的效果，为企业发展做出贡献。

（二）人事档案管理能够进一步加强人力资源合理配置

现如今企业的人力资源体系已经逐渐成熟，很多企业都拥有着专业并且科学的人力资源配置方法。人事档案管理的合理利用则能够进一步加强资源合理配置。根据档案中对于人才的个人履历记录以及综合素质体现，能够通过这些现实实际进行更加科学的管理办法。另外，人事档案管理的真实性与高效性能够实现人力资源信息互通。企业在管理人力资源，对相关人才进行配置的时候，能够利用不同人才的不同特性，根据不同的能力做出适当调整，让每一位人才都进入到最适合自己的岗位，只有这样才可以最大化的发挥人才的优势。

（三）帮助管理者科学合理的预测人力资源需求

对于人力资源需求来说，企业内部的组织体系十分关键，人事档案的相关记录能够有效帮助企业对人力资源需求进行掌握，同样提供一个很好的参照效果，不同的企业对于人力资源需求不尽相同，虽然人才是十分必要的，但是毕竟属于少数，不同的岗位对于人才的要求是不同的，根据人事档案进行判断，可以规范合理的预测相关岗位人力需求，帮助企业对人才资源计划进行科学的规范。

三、人事档案管理过程中存在的问题

人事档案管理工作是比较系统的工作，有一定的流程，而且随着企业员工数量的增多，则工作的复杂性也有所增加，这就不可避免的会出现一些问题，而这些问题的出现极不利于人力资源管理工作的顺利进行，对于管理效率以及管理水平都有一定的影响。这就要求有关管理人员能够认识到人事档案管理过程中所存在的问题，进而针对这些问题进行基本的权衡，采取有效的措施加以解决，避免发生一些不必要的问题。而具体而言，主要存在着以下几点问题。

（一）人事档案记录存在虚假性

人事档案记录存在着一些虚假性，这是不争的事实，也是目前许多企业人事档案管理过程中所存在的问题，尤其随着企业以及员工数量的不断增多，人事档案管理中的虚假问题也就越来越严重。具体表现在很多的方面，在人事档案记录的过程中，经常会出现假学历、假的工作经历以及假的资格证书等，使得人事档案资料中的信息存在失真问题，这就不利于人事档案价值的发挥。因为这些虚假的信息对企业的管理者造成一定的干扰，进行对员工的评价也会存在问题，从而影响到人才的选拔与任用，这是不公平的体现，同时对于整体人力资源管理也造成了极大的影响，在招聘、培训以及调动等环节产生实际的影响，造成人力资源的管理者的错误判断，进而影响企业的整体经济效益。

（二）人事档案内容不全面

人事档案资料的内容不全也是存在的主要问题之一，这是由于管理人员缺乏对于人事档案管理工作的重视所造成的，所以在记录以及收集信息的时候，其内容以及形式就比较单一，文字表述等方面基本有价值的信息很少。进而不能真正的反映人才的全名信息，相关的人力资源管理者也不能很好的了解员工，很容易造成错误用人的局面。而除了由于记录内容单一外，人事档案管理人员的思想认识不足也是导致人事档案信心不全的重要因素，在实际进行信息资料的收集以及记录时，涂改、丢页等现象也是时有发生，这就难以对档案资料进行规范的管理，致使许多环节出现纰漏，同时影响着人力资源工作的有效开展。

（三）人事档案管理方式落后

人事档案管理方式落后也是存在的主要问题之一，尤其在如今的科技时代背景下，对于企业管理工作的要求也有了提高，只有学会利用现代化的技术手段，才能进一步的提高人事档案管理的水平。但是现实情况却是人事档案管理的方式大多还采用的人工方式进行管理，这就严重阻碍了人力资源管理效率的提高，即使有些企业能够利用计算机等信息技术进行管理，也不能充分发挥出先进科技的作用，大多都还只是用于资料的查询等方面，难以实现人事档案管理水平的真正提升。

四、加强人事档案管理的基本途径

（一）完善企业人事档案管理体系

完善企业人事档案管理体系是必然的要求，只有不断的完善人事档案管理体系，才能进一步的提高人事档案管理的效率，真正发挥档案管理的作用，从而创新管理模式，为人力资源管理者提供科学的决策。这具有重要的意义。而这就要求有关的企业管理者能够认识到这一问题的重要性，积极的构建与完善人事档案管理体系，通过建立健全企业人事档案管理的制度，来对档案管理工作加以规范，同时对于档案管理人员的行为也能有所约束，进而提升整体档案管理工作的质量，保证档案管理工作能够顺利的进行，避免发生信息泄露、不全等问题。

（二）提高人事档案管理人员综合素质

提高人事档案管理人员的综合素质也是最基本的措施，人才建设是企业发展的基础，只有保证人才符合企业发展的要求，才能进行调用和选拔，而员工的综合素质就是基本的要求，这也是当代众多企业对于应聘者的要求，不仅仅要具备一定的职业素养，同时还要具备基本的道德素质，具有综合素质的员工才是企业所需要的。

（三）應用现代化的技术进行管理

创新人事档案管理方式也是最基本的要求，对于提高档案管理的水平具有重要的作用，由于传统的档案管理过程中还存在很多的局限，这就要求有关企业管理者能够重视加强现代化技术的应用，不断的引进先进的计算机信息管理技术等，然后建立建全相应的系统，完善基础设施，以满足现代化管理的要求。因为只有依托现代化的技术，才能真正实现档案管理水平的真正提高，这样就能在人事档案管理方面有所突破，充分发挥出人事档案管理的作用，进而还有助于加强人力资源的管理。

五、结语

当今社会最缺乏的就是人才，只有培养出符合企业发展的人才，同时能够合理的进行调用，才能真正发挥人才的价值，增加企业的实力，进而增加企业的竞争力，有助于促进企业长远的发展。这就不得不提到人事档案管理工作的重要性，工作的内容主要就是收集与管理员工的基础信息，然后为人力资源管理工作的开展打好基础，随后在人才的培训、选用等方面提供相应的人员资料信息，使得人力资源结构更为合理，能够提高整理企业的实力，进而促进企业经济的良好运转。

（作者单位：山东博物馆）