加强文化艺术档案管理的重要性及对策

2018-10-16胡丽君

祖国 2018年16期

胡丽君

摘要：艺术档案是随着档案事业的发展和规范化管理逐步建立和走向正轨的。新中国成立后，随着文化建设的发展，首先专业表演艺术团体开始重视对艺术创作、生产过程形成的资料收集、整理并归档保存。从1982年起，国家文化部和内蒙古自治区文化厅相继成立艺术档案专门机构，并明确文化艺术建设中形成的多种艺术资料经过收集、分类整理，归档为艺术档案。自此，艺术档案做为文化工作的一项重要内容为各级领导所重视。

关键词：文化艺术档案档案管理重要性数字化管理

文化艺术档案在整个档案事业中属专门档案，在文化建设中即是珍贵的历史档案，又为文化艺术创作研究提供借鉴和参考。高质量的文化艺术档案管理工作有利于促进文化价值的保存，对文化艺术起到发展和保护的重要作用[1]。为了使文化艺术档案管理工作变得更为完善，应通过积极构建文化艺术档案管理制度，做好文化艺术档案的科学性、规范化、系统性管理，从而实现对文化艺术资源的有效开发及利用，在整体上提高文化艺术工作的质量，使文化艺术事业得以可持续发展。

一、加强文化艺术档案管理的重要性分析

第一，文化艺术档案属于是我国异常珍贵的非物质文化遗产，它的性质有别于人事档案、会计档案等其它类别的档案，并不是某一个单位的资料或者凭证，而是属于国家的文化遗产，对我国文化艺术的发展有着积极促进作用[2]，就此来看，加强对文化艺术档案的管理尤为重要。

第二，文化艺术档案的种类非常多，且其中囊括大量的图片与声像，这些档案都难于保存。文化艺术档案是文化艺术单位在各项活动上保留的精彩瞬间，所以无论是声像、录像还是图片都比较多，在长时间的存储下很容易受到环境的不良因素影响而发生变质，保存过程具有复杂性、且难度系数较大，这也要求我们必须要通过强化文化艺术档案管理工作来确保档案资料的完整性保存。

第三，在文化艺术档案中，记录了我国各个地方独有的艺术特色，同时也是我国社会民众智慧的结晶，为后人去了解历史、传承文化能够提供重要的资料借鉴，可以说对我国有着非常重要的历史所用，因而，加强文化艺术档案管理工作势在必行。

第四，通过加强文化艺术档案管理，更有助于我国文化艺术的有效传承、改革以及创新。文化艺术工作者可以借助于对档案的研究，实现对各种文化艺术的最大化传承，特别要强调的是，在研究、传承以及深入学习的这一过程当中，还有助于不断的改革、创新，使我国文化艺术更为绚烂[3]。

二、文化艺术档案管理现存问题

近些年來，各个文化艺术单位对文化艺术档案的珍藏和管理意识都有了显著的提高，管理上的处理手段也愈渐多样化起来，但是在这一过程当中，还有一些潜存问题尚待解决。

（一）年久档案的保存问题

就实际而言，年代越久远的文化艺术档案反而是更重要的，但是受到过去保存、管理不善等因素的影响，想要重新加以妥善保管有很大困难。而且其中还容易受到以往管理工作者工作疏忽的问题影响，现任管理员对待消极，并未采取积极的补救措施，导致年久档案自生自灭。

（二）编排混乱的问题

由于档案资料的数量庞大，因此相应的编排工作也甚是繁琐。受到管理员工作方式差异的影响，若两任管理员在进行任务交接时不能妥善处理，那么编号重复、编排混乱的问题便会随之而来[4]。虽然档案还在，但是查找起来却面临着大难题。

（三）破损、丢失的问题

这个问题也是文化艺术档案管理中存在的最普遍、最严重的问题，同时也是想要弥补却存在着巨大难度的问题。

1.档案借出后归档不及时

在文化艺术单位间，或者是和其它单位之间，都存在着互借档案的行为，而这一过程所产生的问题主要有：借方无意甚至是有意拖延归还时间，这时若借出方并没及时索要的话，就会发生档案丢失的风险；借方归还档案之后，若借出方档案员出于各种原因而未能及时把档案放归到原处，那么当再次需该档案时，很难找到。

2.缺乏有效监督

为响应文化艺术档案有效管理的工作号召，在间隔某段时期之后，档案需做再次的整理和编排，因为编排工作量巨大，所以有很多文化艺术单位会雇佣临时的工作者来帮助完成。这些临时雇佣人员由于素质参差不齐，再加上档案管理工作者缺乏对其有效的监督，导致每一次的编排与整理都会损失、丢失一些档案，久而久之，这也给我国文化艺术档案带来巨大损失。

3.保护措施不得当

首先是在发生了职位变更的情况下，职位接替者并未对档案做深入审核，这样在后续的工作当中，即使是发现了档案有损失或者是丢失情况，也无从追究责任。其次是发生单位搬迁的情况，在这一过程中没能做到对档案的保护，导致发生破损或者是丢失的问题。最后是由于意外的发生，像是火灾、水灾等，因为不具预防意识，因此文化艺术档案必定会蒙受巨大损失。

三、加强文化艺术档案管理的对策建议

（一）对档案管理工作者的素质进行提升

要想让艺术档案管理工作能够正常的运转，必须建立一只强大的艺术档案工作专业队伍，只有这样才能保证有源源不断的艺术档案资源注入其中。艺术档案工作最重要的就是对档案资源的搜集，这就要求我们要有一只稳定的、高素质的、责任心强的专业队伍[5]。档案管理工作者是文化艺术档案的直接接触人和管理者，他们的专业素质、综合修养都直接决定着文化艺术档案管理工作质量的高低。首先，要求档案管理工作者必须要具备强烈的责任感，对待工作能够一丝不苟。其次，应通过定期开展培训工作，逐渐提高档案管理工作者的专业水平，使其能够更有效的做好文化艺术档案管理工作，在其业务水平日益提高的基础上，了解当前最新的档案管理方法。

（二）完善管理制度

想要加强文化艺术档案的管理工作，首要便是对文化艺术档案管理的规程制度予以建立并不断的完善，就文化艺术档案的搜集、归档、借阅等相关事项皆做出明文规定，严格执行《档案法》等有关法规，以防止文化档案的分流[6]。

将文化艺术档案工作划归到文化艺术单位的工作计划当中，作为年度考核的一个重要内容，使单位全员都提高对文化艺术档案管理的意识，这样才能影响到有关部门、工作者去自主的保存、上交档案资料。另外，档案管理部门还可以通过定期开展文化艺术档案展览，使归档之后的文化艺术作品被展现在大众面前，这也有利于激发文化艺术工作者上交档案的积极性。

（三）建立规范的编排体系

各文化艺术单位都应建立起与自身实际相符的、统一的档案整编体系，这样即使是遇到职位变更的问题，也能杜绝档案管理工作者依照个人喜好来对档案进行编排。同时，建立完善的监督与审核体系，实现对档案管理工作者工作行为的有效监督，使档案管理工作更为规范[7]。

（四）加快档案管理的数字化

随着时代的飞速发展，互联网的应用已经普及到千家万户。文化部和国家档案总局多次强调，艺术档案要进行数字化管理。作为一名多年从事艺术档案管理工作的档案员，也深知艺术档案数字化管理的重要性。

随着现代化信息技术的高速发展，网络化、数字化和多媒体时代的来临，以往保守、传统且守旧的保存方法已经无法再符合文化艺术档案管理的工作需求，想要实现文化艺术档案的长时间保存、使更多的人共享档案，就必须将其数字化。

文化艺术档案的数字化，对于实现档案资源的共享、支持网络远程查询、构建数字化档案室以及延长文化艺术档案寿命都有着至關重要的作用。

文化艺术档案管理有关部门和有关工作者，应积极借助于多媒体技术，对艺术档案的原始资料加以处理，使用多种途径、手段，把它们转化成为电子数据，促进文化艺术档案的数字化。特别是要注意加急处理那些陈旧的文化艺术档案，尽早以先进的科学手段来保留住其原貌。

另外，将文化艺术档案的电子数据整理到网络上，使人们可以通过自主的查阅、检索，实现对文化艺术档案的利用与分享，促进文化艺术的传承[8]。

四、结语

为了更好地服务于文化艺术工作，规范化、科学化、现代化管理和利用艺术档案资源，我们必须要树立起高度的责任心和使命感，促进文化艺术档案的数字化管理，以完善的制度为前提，使文化艺术档案管理工作实现质的跨越。

参考文献：

[1]王源.文化艺术档案中的问题与对策分析[J].神州（下旬刊），2015，（09）：14-14.