高校档案管理信息化建设的思考

周亚芳

摘要：随着互联网信息技术的发展，高校档案管理信息化建设也在不断推进。高校档案管理信息化建设是基于“互联网+”的理念而提出来的新技术，是高校档案管理和互联网信息技术紧密结合的结果，也是高校档案管理方式顺应历史发展而做出的理性选择。在今天这个互联网时代，只有在信息技术的基础上不断创新高校档案管理方式，才能推进高校档案管理信息化建设。文章以目前高校档案管理存在的问题为研究的出發点，结合高校档案管理信息化建设的实际情况，提出自己对高校档案管理信息化建设的见解。

关键词：高校；档案管理；信息化建设；思考

高校档案管理是一项复杂的工程，因为档案管理需要进行档案收集、档案分类、信息输入等，不仅所涉及的管理环节多，而且数量庞大。在档案管理的过程中，其管理人员不仅要具备基本的耐心、细心、责任心，还要防止信息泄露。在今天这个互联网时代，很多传统行业都面临转型升级，高校档案管理信息化建设就是高校档案管理和互联网信息技术紧密结合并且创新的重要体现。同时，高校档案管理信息化建设是针对当前高校档案管理出现的问题而实现的创新。在信息技术高速发展的今天，只有大力推进高校档案管理信息化建设，才能进一步降低高校档案管理成本，提高档案管理的效率和安全性。

一、当前高校档案管理中存在的主要问题

（一）档案管理技术落后，意识薄弱

高校档案管理是一项十分重要的工作，其管理效率和管理方式关系到学校师生信息和学校信息的安全性。因此，学校领导入应该高度重视档案管理工作，并且不断创新档案管理方式，完善档案管理的规章制度，从而提高档案管理的效率和安全性。但在现实生活中，有的高校领导只注重教学和科研，忽视了档案管理的重要性，并且不注重档案管理方式的创新，导致档案管理技术落后，其管理人员管理意识薄弱。同时，由于一些高校领导忽视档案管理的重要性，一定程度上制约了我国档案管理技术的进步。另外，很多高校领导认为档案管理就是把全校师生的档案按照一定分类保管就可以，不仅缺乏对档案管理的正确认识，而且没有充分意识到档案管理的重要性。这种认识不到位导致档案管理缺乏资金投入，并且阻碍了档案管理的创新和发展。除此之外，很多高校不注重把档案管理和信息化建设结合起来，依然延续传统的办公设备和管理方式。传统的档案管理方式在今天来说是相对落后的，因为管理效率低下，并且缺乏安全保障，也不能满足学校师生随时查阅档案的基本需求。所以，高校档案管理方式的创新和信息化建设是提高档案管理效率和安全性的重要举措。

（二）档案管理人员缺乏专业性和职业素养，管理机构设置不合理

在现实生活中，存在高校领导把家属安排到学校档案馆工作的现象，并且很多家属不具备专业知识和管理能力，导致高校档案管理的效率和安全性一直得不到提高。这是当前阻碍档案管理信息化建设的一个重要因素之一，所以，要进一步推进档案管理信息化建设，就要提高档案管理人员的专业性和综合素质。在今天这个互联网时代，必须培养档案管理人员基本的计算机网路技术能力和基本管理能力。由于档案管理人员大多都学历较低，并且没有受到相应的培训，缺乏最基本的档案管理技能和方法。并且随着互联网信息技术的发展，很多高校依然延续传统的档案管理方法，缺乏创新。总之，一方面，很多高校领导不注重档案管理的方法创新和信息化建设，另一方面，高校档案管理人员缺乏专业性和创新精神。这两方面的原因综合起来使得高校档案管理一直得不到发展和创新。

二、高校档案管理信息化建设的背景与积极作用

在今天这个互联网时代，信息技术的发展改变了我们的学习方式和生活方式，高校可以把档案管理和互联网信息技术进行有效结合，并且充分发挥信息技术在档案管理中的积极作用。这样不仅有利于促进高校档案管理信息化建设，还能解决当前档案管理中存在的问题，进而创新档案管理方法，提高档案管理效率。高校档案管理信息化建设对高校各种资源的高效利用起到至关重要的作用，直接关系到学校建设和为广大师生服务的水平和质量。

（一）档案信息化建设的时代背景

高校档案管理信息化建设是基于“互联网+”理念而提出的新技术，指的是在传统档案管理的方法中融入互联网信息技术，以提高档案管理的效率和安全性。因为信息化建设是不可阻挡的历史潮流，只有把传统行业和互联网信息技术的发展紧密结合起来，才能适应今天的市场环境。为了进一步提高高校各种资源的利用效率，必须开展档案管理信息化建设的工作。同时，信息化建设是衡量一个国家发展程度的重要体现，也是推进社会各行各业发展的重要动力。由于高

校档案管理缺乏领导的高度重视，并且系统化、规模化、信息化的档案管理方式远远没有形成，充分说明了我国很多高校在档案管理方面是落后的，也表明了档案管理信息化建设是提高档案管理水平的重要措施。在高校档案管理信息化建设的过程中，首先要优化整合学校的图书资源、档案信息资源，规范高校档案管理方式，提高档案管理人员的基本技能和职业素养，比如、计算机基本办公软件的使用，信息技术的基本常识和档案管理的基本方法等。

（二）高校档案管理信息化建设的积极作用

高校档案管理信息化建设是档案管理事业发展的重要动力，也是满足广大师生基本信息需求的关键。首先，高校档案管理信息化建设有利于提高档案管理工作人员的工作效率，并且减少工作量。因为传统的档案管理方式都是手工完成，需要经过信息收集、信息分类、信息核对、储存保管等程序才能完成整个管理工作，并且一个学校的各种档案信息都是成千上万的数量，对于档案管理工作人员来说其工作强度和工作压力是巨大的。而高校档案管理信息化建设不仅可以减少工作环节，还能直接利用信息技术完成档案信息的收集、分类、核对和管理。一方面，使得档案管理工作更加制度化、规范化，其档案管理人员只要在电脑上输入一个数据就能快速查阅到相关信息。另一方面，更好的满足了广大师生的需求。传统的档案管理方式十分落后，如果学校师生查阅相关信息，不仅耗费的时间长，而且会存在相关信息丢失的情况。

（三）推进高校档案管理信息化建设的对策

高校档案信息化建设是一项复杂的“工程”，只有建立健全相关管理程序、完善相关管理制度，才能促进档案管理和互联网信息技术的紧密结合，才能真正推动档案管理信息化建设。另外，高校档案管理人员要严格执行统一的管理流程，促使档案管理工作进一步规范化、程序化。首先，全校要统一使用标准的目录，因为档案管理的工作人员要面对成千上万的档案信息，统一目录有利于提高档案信息的查阅和保管。其次，高校应该建立健全相应的档案管理制度，以进一步规范档案信息的管理，同时，积极推进计算机管理程序。例如，档案信息管理制度、无纸使用制度。在档案管理信息化建设过程中，各个高校可以建立自己的档案信息数据库，以方便学校师生查阅。信息共享是互联网信息技术发展的重要成果，它实现了资源共用的目标，促进了高校档案管理信息化、数字化的发展，也提高了档案管理的服务和水平。最后，高校要高度重视人才队伍建设，进一步提高档案管理人员的专业性和职业素养。因为档案管理信息化建设需要提高档案管理人员对信息的处理能力和对信息的敏感度。

三、结语

在今天这个互联网时代，很多传统行业都面临转型升级，高校档案管理信息化建设就是高校档案管理和互联网信息技术紧密结合并且创新的重要体现。学校领导入应该高度重视档案管理工作，并且不断创新档案管理方式，完善档案管理的规章制度，从而提高档案管理的效率和安全性。同时，为了进一步提高高校各种资源的利用效率，必须开展档案管理信息化建设的工作。

参考文献

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