大数据时代下的秘书工作

许继莹

当今社会，秘书已经成为一个特定的社会职业，秘书工作作为一个企业或机构运营过程中的重要组成部分，其主要是帮助领导层人民进行文件传达、协调各部门间沟通，负责帮助领导层人民出谋划策，它有着广大的社会需求和简答规模的从业群体。

随着大数据时代的到来，秘书工作各项工作要求越来越高。为了适应现实生活和工作的要求，秘书从业人员必须对信息视域下的秘书工作、技能和理论主张有充分的了解和认识，才能适应现代化社会中企业单位以及各单位行政机关中所设的秘书工作。

一、大数据背景下秘书办公事务能力要求

（一）辦公室时间管理能力

面对快节奏的大数据新时代，秘书的时间管理能力尤为重要。“所谓时间管理是指利用现代科学技术方法，对工作时间消耗进行计划、安排与控制，以提高时间的有限利用率。办公室时间管理就是要用发现办公室使用时间的各种规律，合理地计划、安排，实施与控制时间，组织与调度上司乃至整个领导机关的办公室管理活动。”因此要求秘书应该树立时间观念，培养控制时间的能力，并能够在区分事务轻重缓急的基础上，合理安排自己和领导的时间。

此外，秘书服务的领导经常要主持参加重要的管理活动，比如各种接待工作、约见活动；公务旅游活动；参加或召集各类会议；实地调研或战场检查指导工作，主持或参与社会组织的各类重大活动。因此，秘书工作人员应该掌握一定的安排上司工作日程的原则：比如协调、优先、弹性等原则。例如，广州立白集团发布的总裁秘书岗位就对秘书的时间管理能力提出要求：按照事情的轻重缓急合理安排总裁日常工作，积极做好与各部门之间的沟通对接工作；天津浩华恒基投资有限公司的行政秘书同样要求秘书人员：具有较强的时间管理能力。

（二）办公室保密工作

纷繁复杂的网络环境，存在很多安全隐患，而秘书人员作为密切接触领导的重要公司成员，秘书的保密工作在当今大数据时代背景下显得尤为重要。在传统经济背景下，秘书保密一般只覆盖纸质文档保护，而网络大数据时代下，秘书人员不仅要进行文档保密，通信保密、网络保密也列人秘书保密工作的重点。保密工作同样要求秘书人员掌握一定新保密措施。瑞宝康健科技发展（北京）有限公司发布的行政秘书一职就对保密工作提出了要求：保密意识强。

二、大数据背景下个人基础技能能力

（一）口头沟通能力

大数据时代背景下，秘书人员不仅仅要求普通话标准，还要求具备一定的英语水平，交流沟通能力也不仅仅只达到传达信息的要求，它还要求秘书人员掌握一定的秘书接待礼仪。深圳市京舞（集团）有限公司、天津众联达房地产经纪有限公司所发布的经理秘书招聘信息都对秘书的接待工作提出了相关的要求：组织安排公司接待。同样的立白集团的总裁秘书岗位也要求秘书能为总裁撰写高质量的发言稿。

（二）现代计算机和网络的操作技术

大数据新时代与传统社会最大的不同点就在于各种高科技工作工具的作用，因此现代大数据时代背景下，秘书人员除了要具备办文、办事、办会等基础能力之外，还要熟练掌握现代计算机和网络的操作技术，对各类办公室软件进行熟练的操作，并且能够通过网络获得各种信息，更好的发挥辅助决策的智能。基本上各个企业单位对秘书人员都提出此项要求。比如深圳京武集团有限公司就要求秘书人员能熟练作用PPT、word、excel等办公软件，陕西房东来房地产营销策划有限公司也同样提出此项要求。当然，现代化技术的要求，秘书人员不仅要有你计算机使用能力，还要求秘书人员能够有限地对办公电子化能力进行推广，它主要包括办公室电子化设备的采购工作、电子化设备使用的推广工作、会议开展的电子化工作等，这些都是秘书人员实现办公自动化的重要环节。

三、大数据时代背景下秘书人员的信息处理能力

我们处在一个信息大爆炸的时代，在我们的生活和工作中充斥着各种各样参差不齐的信息。而信息是领导科学决策的依据，是一个社会组织进行生产、经营及一切行政管理工作的基础。信息工作指收集、处理、传递、储存信息等一系列工作，具体包括对原始记录、情报、数据和资料的收集、处理、传递、储存等工作……在实际工作中，秘书及其机构每天围绕上司及领导机关的管理活动，接受、加工、处理来自各方面的文件、信函、汇报、指令等，为上司及领导机关的管理活动提供全面、直接的信息服务，他们是组织信息工作系统的枢纽，也是上司及领导机关的重要信息渠道。

秘书人员在处理信息的过程中要对来自各方面的信息有高度的敏锐性；要求秘书人员在处理信息的时候必须认真核实原材料，以求准确反映实际情况，秘书人员必须学会用科学的采集方法与加工方法；同时秘书人员提供的信息必须适应上级领导工作的需要。不仅如此，秘书人员在处理信息过程中，还必须掌握一定的信息处理原则及方法。

当然，大数据时代背景下，传统经济条件下对秘书人员的要求并未时效，而是以其他方式存在或者要求更高，例如传统经济背景下秘书人员的“笔”的作用，它一方面转换为秘书人员的打字能力的要求，另一方面对秘书人员的“文字”功底也提出了更高的要求，比如由杭州品融控股集团有限公司所发布的董事长秘书一职就要求：秘书人员具备良好的文字写作能力和语言表达能力，熟练掌握日常办公软件操作，能胜任各类汇报、总结、发言稿等文件编写。

大数据时代下，人才辈出，高难度的秘书工作对秘书人员提出了更高的要求，它要求秘书人员对各类事务都能了解一点，还要求秘书人逐步走向专业化，要求秘书人员能够紧跟时代步伐，掌握各种新时代下先进设备的运用。