基于管理职能角度的高职行政管理工作摭探

陈伯

摘 要：高职院校行政管理工作的水平直接影响学校的教学水平和发展方向，而行政管理工作又体现在管理职能的发挥上。文章从管理职能的角度研究高职院校行政管理工作存在的问题及原因，探讨提高行政管理工作水平的有效路径。要注重拓宽信息获取渠道，加强信息化建设水平；鼓励教职员工齐参与，提高决策的科学性；编制明晰的计划，注重顶层设计，层层落实；推动组织变革，优化组织资源；分清轻重缓急，建立有效的控制系统。

关键词：高职院校；行政管理；管理职能；工作水平

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1008-3561（2018）25-0006-02

高职院校担负着为生产、管理、服务第一线培养应用型专门人才的重任，而行政管理工作在高职院校的教育教学、科学研究和学生管理等工作中发挥着基础性的保障作用。高职院校行政管理没有一个统一的概念，通常认为是指高职院校行政教辅部门对学校日常行政事务的管理。结合国内学者周三多对管理的解释，本文给出一个定义：高职院校行政管理是指高职院校管理人员通过信息获取、决策、计划、组织、领导、控制和创新等职能的发挥，分配、协调院校包括人力资源在内的一切可以调用的资源，从而实现以职业需求为导向的职业教育目的。管理职能若未充分、科学、合理地行使，会导致管理效果出现偏差。本文主要从管理职能的角度研究高职院校行政管理工作存在的问题及对策。

一、高职院校行政管理工作存在的问题及原因

1.信息获取技术水平低

在信息化时代，信息获取渠道更宽、数量也更多，拥有在繁杂的海量信息中获取有效信息的能力显得尤为重要。相比本科院校，多数高职院校并未充分利用机会收集数据并对其进行分析，从而提取高质量的有效信息，因而在管理工作中经常依经验而为。日常办公仍依赖电话、纸质报告或面对面交流等传统方式，办公自动化系统基本没有或利用率极其有限。信息获取技术水平低，极大地制约高职院校行政管理水平的提高。

2.决策的合理性和科学性不足

由于历史原因，高职院校的决策自主权较弱。而在有限的自主决策权方面，受传统组织管理模式、信息的数量与质量以及领导能力、风格等主客观因素的影响，高职院校的领导有时也难以形成科学、合理的决策，难以为创办有特色、有竞争力的高职院校提供决策支持。

3.计划能力不足，规范有序的工作难以为继

哈罗德·孔茨（Harold Koontz）说：“计划工作是一座桥梁，它把我们所处的这岸和我们要去的彼岸连接起来，以克服这一天堑。”计划工作为管理工作指出了明确的道路，为组织、领导和控制等一系列管理工作提供了基礎。但在实际工作中，高职院校往往计划能力不足，尤其是一些中层领导干部很少制订完整且可行的计划，未能明确做什么、为什么做、何时做、何地做、谁去做、怎样做这六大计划要素，使得很多工作靠上面催办，难以形成规范有序的工作常态。

4.组织设计意识薄弱

首先，高职院校行政组织结构不太合理。传统的科层制组织结构易产生官僚主义现象，影响无行政职务的科研及技能型人才的积极性。在职能部门及部门内岗位职责的设置上，有时界限不清，职责不明，常常导致师生员工为一件事跑多个部门，浪费大量的时间在烦琐的程序上。其次，高职院校行政管理部门在配备、整合、利用人力资源方面不尽如人意。在招聘方面，方式方法过于传统守旧，短时间的考察也只是注重学历、基本表达等表层信息，忽视道德、工作态度、责任心等内在品质。在培训方面，没有做好“传、帮、带”，过于形式化，难以指导工作有序开展。在绩效考评方面，仍流行吃“大锅饭”，未能体现多劳多得的分配原则。最后，高职院校行政管理的组织文化有时存在“不求有功，但求无过”“做多错多”的消极工作态度，互助合作的氛围不浓。

5.领导职能发挥不充分

领导是指挥、协调和激励部下为实现目标而努力的过程，这三方面作用的发挥有赖于领导者的素质水平。由于历史原因，部分高职院校的行政管理人员入职门槛较低，专业化水平有限。领导职能发挥不充分，是高职院校行政领导方面出现指挥不明确、协调不充分、激励不明显问题的主要原因。

6.缺乏有效的控制系统

控制工作的主要内容，包括确立标准、衡量绩效和纠正偏差。应该说，高职院校行政管理已经具备相对完善的控制体系，体现在高职院校行政管理工作拥有比较全面细致的各种制度、规定、规范、流程及指标等标准。但是，高职院校在控制执行力即衡量绩效和纠正偏差方面存在不足。在衡量绩效方面，受主观影响较大，流于形式；在纠正偏差方面，由于行政管理工作大多难以量化且不直观，除了直属领导对具体事务型工作进行指导与控制之外，其他服务工作难以在事前进行识别并纠偏，只能在事后进行被动控制。

7.创新职能缺失

“唯一不变的就是变化”，只有在履行创新职能的基础上，组织才有可能顺应内外部环境的变化，与时俱进，可持续发展。然而，在高职院校行政管理工作中最缺乏的莫过于创新职能的发挥。部分工作人员在“经验主义”的指导下日复一日地从事单调、机械的工作，当遇到新环境、新课题的挑战时，往往与其产生摩擦，精力和时间浪费在内耗之中。创新职能的缺失，使高职院校行政管理工作的灵活性和应变力遭遇巨大的瓶颈。

二、提高高职院校行政管理工作水平的路径

1.拓宽信息获取渠道，加强信息化建设水平

一是高职院校行政部门应加强对本部门数据的收集、整理，以形成有效的信息供领导决策参考。例如可以建立专业化的数据库，如人事系统建立师资、培训、薪资等基本数据库，学工系统建立学生基础数据、学生活动、社团数据等数据库，教务系统建立课程信息、教室信息、成绩录入系统等数据库。这些数据库相互独立又相互关联，形成统一的信息平台，通过授权的方式实现信息共享，有利于解决信息不畅通导致的重复统计徒增工作量的问题。二是利用现代信息技术手段改革行政管理的方式方法。以推进办公自动化为例，高职院校推行办公自动化对提高行政管理工作的效率和质量，转变工作作风和节约办公费用具有十分重要的现实意义。通过实现办公自动化，高职院校在提高工作效率的基础上，可以强化决策的一致性，达到提高决策效能的目的。

2.教职员工齐参与，提高决策的科学性

在高校“去行政化”的背景下，高职院校的自主决策权将得到更多的释放。要做出相对满意的决策，除了拓宽信息获取渠道之外，高职院校领导还要鼓励教职员工齐参与，提高决策的科学性。要充分利用教职工代表大会、基层调研等机会，让基层教職员工充分表达意见、建议，实现参与决策的意愿，由下而上的决策参与方式也有利于今后由上而下的决策推行。在决策的技术方面，高职院校也可以采用“德尔菲技术”集体决策方法，充分利用专家库资源。

3.编制明晰的计划，顶层设计，层层落实

高职院校领导层要编制明晰的计划，明确5W1H，即what做什么（目标与内容）、why为什么（原因）、who谁去做（人员）、where何地做（地点）、when何时做（时间）、how怎样做（方式、手段）。确定这六大要素并告知执行人，才能将决策落地，层层分解，层层落实。基层行政人员若只接收到领导“做什么”的指示，对其余五要素并不了解或只了解一部分，就容易造成信息不足，导致行为与领导意愿产生偏差。当然，计划也不仅限于领导层，所有层次的管理者和工作者都应当制订自己层面的计划，以保证目标的实现。

4.推动组织变革，优化组织资源

首先，树立为师生服务的理念，以此为思想导向指引组织设计的变革。要加强校务信息公开工作，让权力运行在阳光下，公平、公开、公正，让更多从事教学、科研的教师享有支配资源的权利，逐步提高学术权力，弱化行政权力。要根据高职院校的发展情况合理调整部门设置、岗位设置，设定明确的部门、岗位职责，因岗设人，精简机构，使高职院校行政机构朝精简高效方向发展。其次，提高人力资源管理水平。以招聘为例，应打破传统考评方式，借鉴企业招聘方式，除了专业知识的考察之外，还要引入无领导小组讨论、情境模拟等方法，深入考察被聘人员的师风师德等内在品质。对于行政管理人员培训，除了学校层面统一的整体性培训之外，各部门还应根据本部门职责、特点对部门工作人员进行更有针对性的业务培训，切实提升行政人员的综合素质。要确立真实可行的绩效管理机制，将师生满意纳入考评指标，奖优罚劣，多劳多得，切实扭转“多一事不如少一事”“有利争着管、无利无人管”的工作之风。

5.提高领导者的素质，充分实现领导职能

领导者具有指挥、协调和激励三方面的作用，需要头脑清醒，胸怀大局，能够高瞻远瞩，运筹帷幄，帮助组织成员认清形势，指明目标和道路。首先，高职院校的领导者要通过各种学习、进修等方式提升自身综合素养，根据院校的实际情况和外部环境因时因地制宜，采用合理的领导方式进行指挥和协调。其次，领导者应当构建多重激励模式，对不同层次的行政管理人员采取不同方式的有效激励措施。例如，青年教职工对工作富有热情和追求，领导者可以通过尊重人才、参与式管理等方式激发其工作热情，通过培训、深造等方式帮助他们实现个人价值。年轻骨干是高职院校行政工作的主力军，领导者可以采取物质奖励与精神奖励相结合的方式，创造升职空间，以维持他们工作的激情。

6.分清轻重缓急，建立有效的控制系统

高职行政管理工作按其紧急性与重要性，可以分为不紧急且不重要的事项、紧急但不重要的事项、不紧急但重要的事项、紧急且重要的事项四种情况，对四种情况的控制方法自然也不尽相同。对于不紧急且不重要的事项，可考虑将其剔除，以免占用人力和精力；对于紧急但不重要的事项，要按照相关流程快速处理，无须浪费过多时间；对于不紧急但重要的事项，要制订详尽的计划，且进行适时、长期的控制，循序渐进，逐步落实，避免将其转化为紧急且重要的事项；对于紧急且重要的事项，要集中精力处理，并进行重点控制。

三、结语

总而言之，高职院校行政管理工作的水平，直接影响学校的教学水平和发展方向。高职院校行政管理工作主要包括信息获取、决策、计划、组织、领导、控制工作，做好这些环节的工作离不开创新职能的发挥。要强化创新意识，在行政管理工作中切勿滋生“经验主义”“教条主义”。从顶层的制度、机制设计到中层的管理工作乃至基层的做事方式方法都有赖于创新，以提高高职院校对内部、外部环境的应变能力，提高行政管理效率和服务质量。高职院校行政管理工作是一个具有综合性、复杂性的课题，在实际工作中，不同院校可以根据上述思路对具体问题进行具体分析。

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