新时期农业科研单位档案管理工作现状、问题与对策

习浏

摘要：以湖北省农业科学院为例，总结梳理当前农业科研单位档案管理的特色和现状，深入分析农业科研单位档案管理工作存在的问题，探索进一步加强农业科研档案管理工作的有效对策。

关键词：农业科研单位；档案管理；现状；问题；对策

中图分类号：G271 文献标识码：A

文章编号：0439-8114（2018）16-0105-04

DOI：10.14088/j.cnki.issn0439-8114.2018.16.025 开放科学（资源服务）标识码（OSID）：

Current Situation， Problems and Countermeasures of the Archives Management in Agricultural Scientific Research Units in the New Period

——Taking Hubei Academy of Agricultural Sciences as An Example

XI Liu

（Hubei Academy of Agricultural Sciences，Wuhan 430064，China）

Abstract： Taking Hubei Academy of Agricultural Sciences as an example， the characteristics and current situation of the archives management in agricultural scientific research units were summarized， the problems existing in the archives management of agricultural scientific research units were analyzed in depth， and then some effective countermeasures for further strengthening the archives management of agricultural scientific research units were explored.

Key words： agricultural scientific research unit； archives management； current situation； problems； countermeasures

农业科研单位的档案主要包括文书档案、科研档案、基建档案、会计档案、音像档案、实物档案等[1，2]。其中主要以科研文书、实物档案为主体，这是区别于一般行政单位的主要特色。

1 湖北省农业科学院档案事业现状

湖北省农业科学院（以下简称“省农科院”）有100多年历史，根据档案资料，最早可追溯至二十世纪初湖广总督张之洞创办的南湖农业试验场。1950年更名中南农业科学研究所，是国家建立的六个大区农业科研机构之一。1978年更现名。全院设有10个研究所（中心），9个处室。研究领域涉及农业各个方面，是湖北省政府直属、湖北省规模最大的综合性农业科研事业单位。根据档案记载，现有职工总数 4 695人。“十二五”期间，落实科研经费8.82亿，承担各类项目3 083项。选育的农作物新品种在全省覆盖率达50%以上，年示范推广和科技服务面积超过333万hm2，为湖北省农业科技进步贡献率达到57.7%做出了主要贡献。

目前，省农科院档案室室藏档案10 151卷，另有院管人事档案340件、党员档案1 165件。院属12个独立的二级单位分设全宗，分设有档案室。各级各类院管档案中，50%以上是科研档案，主要收录：项目准备阶段的可行性报告、申请书、任务书、合同书以及开题报告等文件；实验阶段的各种试验、配方、观测数据、田间调查、场圃图、田间棚室设施设计图纸以及重要的影像资料等；验收阶段的结题报告、验收报告、鉴定材料、财务管理报告、论文论著等；成果及奖励申报阶段的成果鉴定证书、品种审定证书、专利证书等与项目成果相关的材料；对外科技服务活动情况、科研成果的示范性推广工作、为农民提供的可行性报告、技术方案、建议及进行技术论证等技术咨询工作、科技信息文献服务、科技培训工作开展情况等材料[3，4]。湖北省农业科学院的档案工作積累了大量农业科研资料，是湖北省农业科技工作丰富的档案资源储备地。

2 新时代档案工作的主要经验与启示

2.1 坚持党管档案原则，树牢“四个意识”

省农科院党委高度重视档案工作，将党管档案作为坚持党的领导的重要方面，牢记“为党管档、为国守史、为民服务”宗旨，落实管党治党主体责任。深化“两学一做”学习教育，通过安排专题会议研究推进档案保密工作、将《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国保守国家秘密法》（以下简称《保密法》）纳入党委中心组学习等方式，贯彻落实习近平新时代中国特色社会主义思想、党的十九大精神，学深悟透关于档案工作的一系列重要指示批示精神，把思想和行动统一到中央和省委的决策部署上来，深化对档案工作重要性认识，破除省委书记蒋超良指出的工作中存在的“四种思想”，不断增强“四个意识”，切实提高思想认识和政治站位。

2.2 重视顶层设计系统谋划，落实新时代档案工作要求

成立由院党委书记任组长的院档案工作领导小组，设立工作专班，贯彻落实《档案法》及中央、省档案局有关文件精神，定期召开档案管理工作会议，研究解决档案管理工作中的重大问题，切实增强档案工作的预见性、主动性、实效性，落细落实新时代档案工作的新任务新要求。不断丰富和完善院档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系“三个体系”建设内涵，一次性投入30万元改善院档案室的硬件设施配套，每年投入2万元推进数字化为核心的档案信息化建设。建立综治网格化管理体系，落实人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系。对12个院属单位实行统一领导、分级管理、分类指导。院级档案工作连续多年保持机关档案工作目标管理省一级等次，截至2017年，6个二级单位通过省一级评审。

2.3 强化科学规划管理，档案工作务实有序推进

完善包括《省农科院档案人员岗位责任制度》《省农科院档案保密制度》以及档案立卷归档、移交接收、安全保管、查阅利用、鉴定销毁等规范制度的建设，汇编《湖北省农业科学院档案管理制度》，初步搭建院档案管理规范性、标准化建设框架。建立数字化档案管理模式，全院办公自动化OA系统上线，极大地简化、优化了拟文、发文、签章、存档等制文工作流程，增加了文书档案存储的规范性、标准性、保密性和实效性。引入档案社会化服务企业开展历年档案资料的补充整理归档工作，建立完善各类档案完整系统的案卷目录和归档文件目录的同时，有效弥补资源和人力方面的不足。配备世纪科怡档案管理系统，启动专业档案信息资源管理模式，确保院档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

2.4 构建完善档案资源体系，专业档案全国领先

除常规档案资源外，省农科院在科研专业档案库建立方面具备独特优势，拥有完善的科研专业档案资源体系。依托湖北省农业科学院粮食作物研究所建立的湖北省种质资源库共收集、贮存各类作物（植物）种质资源档案3.8万份以上，分属161科705属1 458个种，资源数量和种类均居全国前列。“十一五”和“十二五”期间收集到以非洲国家为主的国外种质资源档案3 000余份，形成了省农科院非洲资源特色，该种质资源库承担国家和省级国合项目，为国内外作物优质种质资源的发掘与创新利用提供优质档案资源。

依托湖北省农业科学院农业经济技术研究所建设的农业产业信息公共服务平台，是以满足各类涉农主体服务，特别是农业生产性服务需求，以流媒体、云计算和大数据技术为支撑的云平台。目前包括9大农业基础信息数据库、14大农业产业应用管理系统和27个核心业务应用模块，收集、整理3 500个物种、5 733个品种、7 350个病害、6 400个虫害、 8 740个通用商品名称、80个通用服务名称基础档案信息；整理并录入湖北省内98个村21 382户的基础信息档案，为全省农业产业链上各环节的主体以及这些主体所从事的活动内容、方式、过程、结果等进行研究提供了强大的档案支撑。

2.5 构建开放的档案利用格局，档案利用成效显著

围绕科研这一中心工作，拓展编研新形式，开放档案利用格局，充分挖掘档案价值，提高档案利用的社会效益。近年来，除《会议纪要》《工作报告》《规章制度汇编》等常规编研外，紧紧围绕“三万”、农业科技“五个一”、精准扶贫等重点工作，动员各处室、各院属单位力量，联合编研《习近平总书记“三农”思想学习资料汇编》《农业科技“五个一”画册》《湖北省农业科技创新中心“十三五”创新团队项目任务书汇编》《科研工作年报》等一大批档案编研成果。2015年省农科院启动宣传片拍摄制作工作，收集整理全省19个省农业科技创新中心联盟单位图片、视频档案2 000余份。2017年启动院志编纂工作，集中展示科技成果、专家风采，传承农科文化、发掘历史智慧。2018年启动院改革开放40周年成果展厅建设工作，展厅共三大板块459 m2，设置院厅、所厅、荣誉室24个展区，通过形象墙、创意文化墙、实物立体展柜、红外线感应控制等展陈设备，展示数千份史料档案、成果实物档案和荣誉实物档案，全方面体现省农科院全貌。档案在对外宣传、成果推广应用、扩大省农科院影响力等方面发挥了重要作用。

3 农业科研单位档案管理存在的主要问题

3.1 新时代档案制度建设有待进一步加强

档案制度的建设和完善同样需要与时俱进。目前执行的档案系列工作规范是基于传统档案收集、整理、储存、管理、利用等流程，但在大数据的时代背景下，档案数字化发展是必然的前进方向。特别是省农科院机构庞大、下属单位较多且属地分散，OA系统和科怡系统的并行运用还处在磨合期，科怡系统联网工作尚未启动，各级各类电子档案的集中部署应用、分级管理和立体式构架仍未建立，迫切需要建立健全数字化档案管理相关制度来理顺相关工作，提高档案工作效率，优化数字档案质量。

3.2 实物档案存储的投入有待进一步加大

目前省农科院档案办公总面积150 m2，其中库房面积97.3 m2，能充分满足文书档案、基建档案、会计档案和纸质科技档案存储需要。但作为农业科研单位，科技档案中有大量的影像资料和实物资料，一些研究成果、品種的实物标本和字画、照片的存储需要专业设备和专门技术人员操作，这方面的资金和场地投入仍显不足。荣誉室的建设仍未启动，院申报机关档案工作目标管理省特级条件仍不成熟。

3.3 兼职档案工作人员能力有待进一步提升

作为非档案主业单位，湖北省农业科学院本部及12个院属单位，除机关秘书科设置专职档案人员外，各研究所、直属单位档案工作一般由办公室人员兼职。加上办公室人员配备不足，每个人都有较大量的行政工作，时间上难以保证档案管理过程的连续性，在保障基本的存储和查阅工作质量的前提下，很难使档案管理工作提档升级并充分开发利用。随着新时代档案法规的不断更新，档案工作要求的不断提高，在无法配置更多人手开展档案工作的情况下，急需提升兼职工作人员的专业知识，丰富现代化档案管理知识，提升档案工作能力。

4 对策与建议

4.1 提高思想认识，推进依法治档

经济社会变革与进步必然对档案管理工作形成新的挑战，直面挑战，乘势而为，档案事业才能在服务科研中心工作中开创新局面。在新形势下深刻把握档案工作的客观规律，树立法治理念，提高依法治档能力，履职尽责，是新时代农业科研单位档案管理工作的改革重点。要提高对档案工作重要性认识，以标准化、流程化、精细化的法定程序开展档案管理，强化规矩意识、保密意识、服务意识、责任意识，着眼于解决档案管理体制机制深层次的矛盾和问题，着眼于构建有利于档案事业科学发展的法治环境，着眼全省“三农”工作大局，聚焦“三大攻坚战”重点任务，找准档案编研和利用的突破口和结合点，建立档案工作发展环境不断优化的支撑体系，凝聚成推动档案工作科学发展的强大合力。

4.2 加强信息化制度建设，实现科学规划管理

要以各院属单位分创省档案一级单位为契机，实现以评促建、以评促改、以评促练。坚持“统一管理、全程管理、规范标准、安全保密”的原则，建立健全数字化档案管理相关制度，对数字化档案管理工作实行统筹规划。要加强各档案室的硬件设施建设和档案信息化建设，大大提高档案立卷归档、数据录入、检索、分析和利用等方面的工作效率。将档案的信息化、数字化建设项目化、具体化，纳入年度目标任务中，重点推进。要按照“轻重缓急、急用常用优先”原则，有序安排库藏各类历史档案的数字化加工工作，特别是照片、音频、视频以及科研成果实物标本档案的综合数字化多媒体数据库。改变“重存储、轻利用”的习惯，充分运用信息技术提高档案利用效率，在网络环境中提升档案管理与档案服务水平，为争创机关档案工作目标管理省特级打下坚实基础[5]。

4.3 强化保密意识，管好用好实物档案

要强化新时期档案工作保密意识，在涉及到核心科研成果档案的收集、整理和利用过程中，要严格程序，并在指定的场所阅辦，确保核心技术安全保密。要以筹建院改革开放40周年成果展厅为契机，为实物档案管理工作的顺利开展提供体制、机制、人力、财力、物力保障。建立并完善实物档案、数字档案保存利用的基础设施建设，提供标准化的馆藏技术服务，进行安全保护所必需的有效管理和技术改造，杜绝网络安全隐患。在充分收集整理的前提下，建设好省农科院荣誉室。

4.4 完善奖励激励机制，提升档案队伍素质

选配政治素养强、业务技能精、跨学科能力强、适应性好的人才到专兼职档案岗位上，加快造就一支政治强、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍。在提高政治素质上下功夫，用科学发展观武装干部思想，引导他们用习近平新时代社会主义思想指导档案工作，提高干事创业的水平。充分利用省档案局各类教育平台，以举办讲座、开展业务培训等形式，提升业务人员宏观认知能力，培养发现问题、分析问题、解决问题能力，在补齐业务工作“短板”上下功夫，提升档案工作服务能力和服务水平[6]，推动省农科院档案工作不断科学化、规范化。

参考文献：

[1] 王春敏，刘 敏，李素敏.关于农业科研档案管理工作的若干对策和建议[J].天津农业科学，2016，22（1）：129-131.

[2] 刘 萌.农业科研管理工作效率提升研究[J].热带农业工程，2013，37（5）：46-48.

[3] 杨冬权.在中央和国家机关档案工作会议上的讲话[N].中国档案报，2015-04-16（2）.

[4] 张俊杰.农业科研单位档案管理初探[J].吉林农业，2011（8）：7.

[5] 曹丽红.探析档案信息化建设与档案管理[J].黑龙江科学，2017（5）：40-41.

[6] 王莉芳，汪 杰，辛红霞，等.农业科研单位档案管理探索与实践

——以江苏省农业科学院为例[J].档案与建设，2013（10）：67-69.