馆藏档案利用之我见

赵品

馆藏档案的利用是档案馆的主要任务之一，也是衡量档案馆工作的重要标志。在经济社会新的发展时期，馆藏档案的利用工作发生了深刻变化，主要表现为：一是由原来的单一工作查考利用，转变为社会各界普遍利用；二是利用人数急剧增加。以本档案馆为例，2010年接待查阅利用档案者1931人次， 2017年，接待人数达3848人次；三是由过去单位利用档案多，转变为现在个人利用档案多。以上三大变化，对檔案利用工作提出了新的要求。如何充分发掘馆藏档案信息资源，为社会各界提供及时、准确、高效的档案信息，最大限度地实现馆藏档案的使用价值，是档案馆面临的迫切任务。根据本人馆藏档案利用工作的实践经验和深入思考，我认为应做好以下几方面工作。

一、丰富馆藏档案信息资源，切实改善馆藏档案结构

建立门类齐全、结构合理、管理科学、内容丰富的馆藏体系是档案馆工作发展的方向，而馆藏档案的数量、结构、内容直接决定着档案馆的作用、地位和效益，决定着档案信息资源利用工作的开展程度。

（一）拓宽渠道，扩大馆藏档案覆盖

随着经济社会的发展，对馆藏档案的来源、渠道、种类、数量、使用等提出了新的需求。档案馆必须适应新的形势需要，合理制定档案接收计划，扩大档案接受范围。除依法开展到期档案的接收外，还应把电子档案、民生档案、企业档案、重要二级机构档案纳入接收范围。同时，对辖区内的一些重大活动、重要事件，档案部门也应主动跟进，积极参与，并将形成的档案直接接收进馆，为档案利用工作提供丰富的信息资源，切实改变馆藏档案结构单一、不能满足需求的现状，方便更多利用者查阅。

（二）加强指导，提高立卷归档水平

在实际工作中，由于基层单位和部门档案队伍不稳定，人员变动频繁，业务不熟悉，造成断档缺档现象时有发生。这就要求档案管理部门加强对单位档案资料的归档指导、业务培训和观摩演练，确保单位在年度立卷归档时，该收集的材料收集上来，该归档的材料按时归档。同时，严格要求，对归档材料不齐全、不完整、不符合相关规定的，坚决退回整改，直至符合标准，保证立卷质量。

（三）完善机制，促进档案法规落实

要协同有关部门，通过多种形式，向社会广泛宣传档案法律、法规，使这些法律、法规转化为社会成员规范利用馆藏档案的自觉行为准则。要加强和完善档案收集职能，形成规范的、科学的、合理的运作机制，防止擅自推迟和截留档案。要依据法律、法规，通过必要的行政手段，规范应移交进馆档案的流向。要加强档案资源安全管理，采取符合安全制度的、规范的技术、管理措施和手段，确保馆藏档案信息存储、传输、利用的安全。要加强检查考评，发挥正向激励作用，不断推进馆藏档案科学规范、升级进位。

二、全面应用信息技术，完善查阅利用体系

随着信息技术的快速发展，其引领作用越来越明显。在这个大背景下，档案工作只有乘上信息技术的快车，才能实现现代化，更好地服务社会、服务群众。

（一）大力应用信息技术开发管理档案

根据利用需求分析，对确定优先数字化的档案，有计划地进行数字化加工，扫描后上网待用；对尚未数字化档案的批量利用需求，建立快速反应机制，以最快的速度组织力量突击扫描加工，提供利用。通过不同的数字化方式，满足不同的利用需求，既可提供便利快捷的服务，又能有效保护档案原件。

（二）推进数字化进程，建设电子档案馆

建立涵盖全部馆藏档案的文件及目录数据库、图像数据库，对文书档案、实物档案、声像档案进行扫描，实现数字图像与相关联的目录数据的挂接。编制公开目录和利用指南，定期公开档案信息。建立信息目录共享平台，实现计算机快速检索，使接待能力适应查阅需求的增长。

（三）不断丰富档案服务方式和手段

以多样化、人性化的服务为依托，采取现场接待、电话查询、在线预约、网上查阅、定期回访等途径，服务社会，服务百姓。同时，积极探索海外组织和个人查档利用工作，以适应新形势下对外开放和档案合作交流工作需求。

三、强化档案人员能力培养，提升档案开发利用质效

管好档案、用好档案，关键在人。提升馆藏档案利用水平的前提和基础是档案管理人员素质能力的提高。当前，档案管理人员应强化以下三种意识，培养工作能力，提升业务水平。

（一）强化学习意识

过去，档案利用工作主要以传统的手工检索、查阅方式为主，利用人数少，接待量小，工作效率低。随着现代信息技术的应用，馆藏档案利用工作由传统的检索方式向现代化的检索方式转变。这就要求档案管理人员，除熟练掌握档案专业知识外，还要加强现代化知识的学习，如计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识。只有不断学习，锤炼能力，才能提高工作效率，更好地开发利用馆藏档案信息资源，推进档案利用工作现代化。

（二）强化服务意识

馆藏档案的利用工作，就是使馆藏档案最大限度地为社会各界提供有效服务，充分发挥档案的作用。这就要求档案管理人员自觉培养服务意识、强化服务措施、提升服务水平。首先，要熟悉馆藏。对每一个全宗的组织沿革、机构变化、职能任务、档案形成和整理情况及利用价值全面熟悉，尤其是对重点全宗的档案情况，更要了如指掌，真正做到利用者提出查阅问题，能立刻想到应从哪一个全宗查阅，对于复杂的问题，能明白应从那几个全宗调档。其次，要搞好需求预测。了解不同方面、不同时期对档案的需求，有的放矢开展档案信息资源收集整理，激活沉寂的档案信息资源，变被动服务为主动服务，最大限度为查阅档案提供便利。第三，要提高馆藏利用效率。除法律法规另有规定外，各档案馆应当共享馆藏档案信息，并开展馆际间利用服务协作，除涉及国家秘密等特殊情况外，利用者可就近到档案馆申请查用有关档案信息。

（三）强化创新意识

事业的发展离不开创新。提高馆藏档案利用水平和质效，同样需要创新举措。要结合档案馆的实际情况和社会需求，积极探索馆藏档案利用的新途径、新方法。如：通过新闻发布会、报纸、电视、广播、档案信息网站等形式，向社会公众通告开放馆藏档案的信息；参与当地文化建设，征集书画摄影作品入馆，提升馆藏文化品位；依托馆藏档案，深入挖掘深入整合有关当地历史、地理、文化、民俗等方面资料，制作电视节目，从档案的视角向广大市民解读本地历史文化和风土人情，进一步拓宽档案宣传渠道，让广大群众增强认同感、自信心。只有拓宽思路，把创新文章做好了，馆藏档案就能活起来、火起来，并发挥出更大作用。

总之，馆藏档案信息资源的利用是一项长期而艰巨的工作，是实现档案价值的有效途径。在实际工作中，要正确认识馆藏档案利用工作的重要性，运用现代信息技术，使馆藏档案信息资源更好地为社会发展和经济建设等各项事业服务。

（作者单位：石家庄市鹿泉区档案馆）