浅谈推进灵活就业人员 档案信息服务工作

管建辉

互联网技术迅速发展及大数据普及应用助推着档案管理开发利用。在工作实践中，档案管理与高科技有机结合有效地提高了档案信息利用率，特别是为大量灵活就业人员群体档案信息服务带来了极大方便，它是档案管理者通过对档案内容经过档案数字化、数据的捕获归档和有效分析整理，以及建立相应档案信息共享平台，使得管理者与服务对象互动及沟通，最终生成服务对象所希望的信息数据和答案。为此，高科技时代下灵活就业人员档案管理应用要基于全心全意为人民服务的理念，既要在发展理念、信息化和信息共享平台应用上对标档案大数据服务功能，又要在了解和研究灵活就业人员的实际需求后，对海量档案信息数据进行收存、分类整理及其相关性逻辑分析，还要实行云技术处理与有效档案数据信息整合，为在共享平台上沟通提供足够信息内容，推进灵活就业人员档案信息服务工作。

一、灵活就业人员档案服务特点

灵活就业人员是指在工作时间、劳动报酬、工作处所、福利保险、劳动关系等方面不同于国有工商业或较正规公司就业人员，有的是从国有、集体企业中下岗失业后又以不同方式从事私营或个体工作，有的是自谋职业者；其期限是临时的、不固定的或长期的，灵活就业人员通常存档在职介或人才机构以个人或集体身份缴费参保。这些人员的档案由人才就业服务部门或个体中介托管。分布在不同行业，素质参差不齐，工作时间和地点不确定，造成管理者在时间与空间上难以统一管理和服务。这种现状有待于借助于互联网信息技术为服务双方建立互通平台进行跨时间和空间交流服务。

二、实现灵活就业人员档案信息化管理

档案信息化是社会经济时代化管理发展方向和要求，也是灵活就业人员档案信息共享平台的基石，要全面准确而便捷地为灵活就业人员提供服务，就必须对灵活就业人员人事档案管理进行信息化管理。利用计算机、云技术和网络通讯等先进技术对灵活就业人员档案数字化、信息化和网络化管理，可看出，实行灵活就业人员人事档案管理首要是档案信息化，其信息化应从以下着手实施 ：

（一）档案内容数字化与信息化

通过对灵活就业人员档案内容数字化、电子化及计算机扫描图片处理后输入微机管理系统进行管理，形成规范可利用的信息模式，根据灵活就业人员各种需求，再生成为灵活就业人员可以使用的信息和图片内容，实现档案信息数字化和信息化。

（二）档案信息资源整合

在实施档案信息化过程中，不仅以灵活就业人员的服务为宗旨，实行灵活就业人员档案的数字信息资源有效组合及标准化设置，建立起可控制且与时同步的管理与服务模式，搭建成同类档案利用信息资源，根据灵活就业人员各种需要，进行整合分析，以更好地建立适用的档案信息资源库，实现档案信息资源的合理配置与高效利用，为深层次的、一体化的信息资源服务提供支撑。

（三）档案资源个性化整理

通过将灵活就业人员档案资源进行归类或特异性（个人特长、文化内涵）整理，不仅能够为档案信息用户提供全面、个性的信息资源，而且利于灵活就业人员在检索平台上对其通用性或个性档案信息查询和互动，以满足其通用性和个性化的需求，促进档案机构的数字档案信息资源互补、吸收和提高，真正做到资源共享和个性化服务。

三、灵活就业人员档案信息资源共享和互动

档案信息资源共享是指档案管理部门与服务对象本着协同、平等、互助的原则，在档案管理部门与网络技术部门相互合作配合过程中，经过多种技术方式处理搭建成通用性和标准化档案信息资源，促使档案信息最大限度地满足用户需求。档案信息资源共享与互动系统也可理解为：为充分发挥档案内容有效价值，依靠信息和网络等技术为载体，以档案信息资源共享平台摸式，实现档案资源信息共享与互动；在共享与互动过程中，一方面使档案信息得到服务对象充分利用，另一方面，档案管理部门在档案信息共享和互动平台的互动同时发现信息内容、发展方向或服务模式存在问题，经过修正和创新使得档案信息共享更有利于服务对象需求。

（一）档案政策信息共享职能

其共享职能在于为有效地促进信息开发与利用，提高服务部门的办公效率和管理的透明度。为此要求灵活就业管理部门把电子政务系统办公过程中形成的大量的有价值电子文件，包括政府有关部门政策性文件和已接收的电子文件等政策信息发布到档案信息共享网上，还要将现行文件信息在网上公布，使档案信息利用“前移”。促进档案信息与电子政务信息资源的整合与共享。

（二）档案信息平台工作条件

灵活就业人员档案信息系统不仅要求在目录数据库和全文数据库完善的基础上实施对同级别电子政务系统的电子文件及其元数据的在线归档与移交，而且要使服务对象在数字档案信息平台系统上进行档案查询时做到数字化档案信息资源与政府公开现行文件一站式搜索，采用数字档案信息模式采集、储存、加工和管理，达到网络平台营造档案信息共享与利用的工作条件。

（三）档案信息平台工作方式

档案信息平台是档案信息对灵活就业人员服务窗口，不仅要做好数字档案信息资源的整合，建立大多数通用档案信息库和灵活就业人员档案信息库。还要提供档案目录、公开现行文件、全文、多媒体、专题数据并与高科技接轨，在大数据与互联网环境下，实施灵活就业人员档案信息资源共享与互动，还要经过数字档案管理和高科技进行云计算，在數字化档案管理系统进行档案数据的集中存储、安全共享、快速检索等服务。

（四）档案信息平台社会化及专业化

从国家或省市档案资源中分离出适合灵活就业人员信息内容，通过档案信息社会化与专业化拓展档案服务思维，使档案资源信息化、档案管理规范化、档案信息网络共享和档案服务普及等体现出便捷和及时特点，实现灵活就业人员社会化服务，执行一站式的集约化服务模式和专业化标准，促进经济社会和灵活就业人员之需。

（五）档案信息服务智能化与个性化

档案信息服务智能化与个性化是灵活就业人员档案工作的前置化的体现，利于档案服务水平和质量的提升；在实施自动执行程序、编程和演化系统过程中，应用智能检索、辅助编研、自动控制等功能，以及实施云计算、移动互联、物联网等信息技术进行档案信息智能感知、自动处置、多元管理和服务之后，来实现智能化个性化服务。档案信息服务智能化不仅是对档案信息的智能化分析、处理，还要联接各个“信息孤岛”，实现档案信息数据共享和系统共同协作。并将档案信息化赋予生命力，使档案信息具有感知、分析与行为决策能力，同时个性化服务是知识经济、高科技发展、信息大数据和信息需求多样化相结合的充分体现。为此，树立“以人为本”理念，以大数据挖掘、We2.0工具、移动互联等构建个性化信息共享服务平台，进行智能检索、信息推送、远程服务，实施服务方式和服务内容越时空的创新。使“人找信息”变为“信息找人”局面，实现为灵活就业人员全方位、集成化和智慧化档案信息需求服务。

四、档案资源共享互动条件

档案资源共享与互动应用系统是把档案信息资源内容经过整合，档案资源和技术管理达到档案信息共享互动的标准化和模式化。确保档案管理应用系统档案信息化应用高效率与工作优质。档案资源共享互动要从以下几个方面考虑。

（一）档案信息标准化

档案资源共享与互动过程中档案信息标准化，既有电子文件归档和数字档案管理标准化，又有网站建设与管理等规章，并建立好档案信息化管理标准。还要制订出电子文件归档、档案信息采集、整合和安全管理等标准规范，确保档案信息化标准实施要求。

（二）档案信息化人才队伍

档案信息化要求配备高素质信息化人才，拥有政治素养好和信息技能高的人才，引进和培训档案业务人才，加强在档案信息化过程中计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识要求和应用新技术、新设备、新方法的培训，使档案管理人员具备掌握和运用现代化技术的技能。

（三）档案信息安全保障体系

档案信息记载着社会活动的历史，有敏感、保密和受限制的内容，一旦这些信息泄密或被非法利用，会影响国家利益安全，损害公众的利益和影响社会的稳定。为此，一定要建立安全保障体系进行科学有效管理和运用档案信息。确保数字网络环境的稳定安全，維护好档案计算机管理系统、档案数据库和电子文件归档，保证电子文件内容的真实、完整和有效，做好内部和使用人员身份认证，实现档案信息网络传输安全和畅通。

（作者单位：石家庄市桥西区就业局）