山东省图书馆电子文件管理策略研究——基于通达OA系统的调查

（山东省图书馆 山东济南 250100）

随着信息化水平的提高，各行各业已经尝试使用OA系统（Office Automation，即办公自动化系统），进行业务管理和行政管理，以提高协同办公能力和决策效能。OA系统主要包括信息采集、信息加工、信息传输和信息存取等四个基本环节，通过表单和流程的设计，产生诸多电子文件，能完全取代传统纸质审批工作模式。因此，加强电子文件管理的研究，对于提高OA系统服务效能，提升使用方的生产力和核心竞争力有重要意义。

一、山东省图书馆通达OA系统电子文件管理现状

1.山东省图书馆通达OA系统基本情况

山东省图书馆现有总馆和国学分馆、少儿馆两个分馆，共计300余名工作人员，分馆与总馆距离较远，加之各个岗位人员排班不一，为了提高行政管理效能，本馆于2004年开始采用通达OA系统。使用OA办公自动化的好处：无纸化办公节约成本；简化传递方式提高工作效率；规范企业流程，实现流程硬规范；实现工作过程记录，可追溯防扯皮；资料档案的自动归总，规范档案管理；内网平台替代普通的企业内刊；远程网络登录，实现异地办公。

通达OA系统主要有沟通通讯平台、行政办公平台、流程处理平台、知识管理平台、资源管理平台、扩展应用平台，内含个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人事管理、公文管理、档案管理、交流园地、系统管理等诸多功能模块。

图1.通达OA系统界面

功能模块通过诸多电子文件进行通讯，每个功能依靠电子文件之间的关联配合来实现，就像某个任务需要诸多员工配合完成一样，各个电子文件就像是分散的员工，完成的任务通过界面来展示就构成了该功能模块。

2.山东省图书馆通达OA系统使用情况

目前本馆使用的功能模块有：个人事务、工作流程、行政办公、知识管理、职工交流园地、附件程序六个模块。本文以与电子文件管理最密切相关的个人事务和知识管理两个模块为例，介绍通达OA系统。

（1）OA个人事务功能模块介绍

个人事务分电子邮件、消息管理、浏览公告通知、新闻、投票、个人考勤、我的日程安排、我的工作日志、我的通讯簿、我的文件柜、控制面板11个子模块。电子邮件子模块可以收发邮件、查询邮件、废纸篓等功能，具备与外网邮箱相似功能，不同之处是在填写收件人地址时只需选择本单位成员姓名方便成员间邮件通讯。消息管理模块可以实现员工间较简短会话。浏览公告通知模块是本馆下发通知的重要渠道，包含发布人、标题、发布范围、生效日期四个字段，可以上传附件，可以阅读、下载、转存至个人文件柜，发布的信息有阅读提醒，提醒员工阅读，后台可统计阅读量、下载量、转存量。有的仅可阅读不可下载，有的可下载，发布范围有的是全体部门，有的是部分部门。新闻模块是发布信息的渠道，包含标题、类型、发布时间、点击次数、评论条数、新闻评论六个字段。新闻也可以上传附件，附件可阅读、下载和转存，与通知相较，不含提醒功能，员工可以对新闻进行评论。此处主要发布本馆内部不宜对外的新闻。投票模块是用于针对某一事件征求员工态度的工具，包含发布人、标题、匿名与否、生效日期、终止日期、操作（查看结果）六个子字段。个人考勤模块是管理员工考勤情况的工具，系统自动获取时间，按照设定的登记规则进行登记，如：本馆规定时间之前 30 分钟到之后 10 分钟这段时间可进行上班登记，规定时间之前 10分钟到之后30分钟这段时间可进行下班登记，其余时间不在登记时间段，能控制迟到和早退时间。OA考勤机有上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、加班登记、我的值班和查岗记录。我的日程安排可以添加日程安排、周期性事务、我的任务、倒计时器、导入导出功能。日程安排帮助我们记录和提醒工作事务，具有备忘录的功能。我的工作日志模块用于记录员工建立的个人或者工作日志，可以设置共享人员，可以查看被阅读情况，可被点评，可以日后检索。我的通讯录相当于手机通讯录的功能，但它可以共享，员工均可使用。比如本馆管理员建立了全省公共图书馆通讯录，内含本省各地市及县区公共图书馆馆长联系方式，方便员工联络。个人文件柜模块是为了方便员工管理个人工作文件而设置的，员工可以分级建立文件柜的文件夹，可以将通知公告中的文件直接转存至文件柜，方便日后快速查阅。

（2）OA知识管理功能模块介绍

知识管理提供两个各具特点的公共文档管理模块：公共文件柜与网络硬盘。均支持任意多级目录层次；均支持全局搜索；均支持多媒体文件播放与浏览；均支持权限控制，公共文件柜还可以指定任一层次目录的访问及操作权限，网络硬盘管理的文件是磁盘中实际存储的文件，不仅可以支持局域网文件共享，还可以支持广域网文件共享。

二、山东省图书馆通达OA系统电子文件管理现状

1.OA系统电子文件的运行机制

我馆通达OA系统主要由各职能部门和业务部门使用，由计算机网络中心维护。采用分级管理不同的部门有不同的使用权限，不同层级员工（馆长、中层主任和职员）使用权限不同。OA系统中的功能模块都依赖后台电子文件的运转，电子文件以附件的形式保存在OA系统目录底下，附件可被共同调用。同步机制在于指针指向，多个路径指向同一文件，当文件本身更新后再被调用也是最新版本。电子文件被保存在系统服务器上，为保证文件安全需建立备份机制。

2.OA系统电子文件的管理

OA中的电子文件相当于是在OA系统上发布和保存可使用的文件，并未严格按照档案进行编目、检索和归档管理。按照我国目前较流行的对电子文件运动阶段的划分方法—陈兆祦教授提出的“四分法”，即文件的孕育形成阶段、文件的现实使用阶段、文件的暂时保存阶段、文件的保存阶段或历史阶段[1]，OA中的电子文件处于现实使用阶段，为了保证电子文件的真实、完整、有效，需对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理。

目前我馆处于纸质档案与电子档案并存，有OA系统无档案管理系统的现状。纸质档案由办公室统一整理归档，OA系统中的电子文件未归档，也未树立应长期保存电子文件的意识，而只是分散的保存在文件产生的设备上，造成文件不能公开查询。

三、山东省图书馆通达OA系统电子文件管理存在问题

1.电子文件管理不规范

OA系统的运转离不开电子文件的调用，使用过程中也产生了诸多电子文件，目前电子文件主要用于发布和使用，并没有归档保存。电子文件从源头开始就没有进行未按照电子文件著录标准进行著录，无法记录其产生背景、有效期、公开范围、密级等信息。这样不利于检索和后期使用，经查阅管理后台，其检索框仅可以检索有限的标题，关键字和附件中的部分文字。

2.电子文件数量不完整

我馆以纸质文件保存为主，纸质文件进行分类编目装入档案盒管理。电子文件从起草、修改到印发都在个人电脑上进行。在办公自动化系统中，电子文件以使用为主要目的，有的电子文件会被公布，有的电子文件存在起草者电脑终端，造成有的发，有的不发，电子文件较为分散。

3.电子文件信息不全面，不能保留档案的特性

档案是形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，就是说档案是历史的原始记录[2]。由于电子文件便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印件的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难人为的划定一条界线[2]。

4.OA系统不具备档案管理系统的功能

OA系统集成了办公常用功能，正如职员的桌面，使用起来比较方便。若使用哪个功能只需看导航，不必挨个查找，让员工集中精力工作。但是OA系统形成的电子文件要在实践层面真实、完整、有效归档，存在相当大的困难[1]。崔海莉[1]对高校OA系统形成电子文件的归档程式试做了一些探索，对OA系统形成的电子文件从收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等档案工作基础业务环节的诸方面工作提出了解决方案。

5.OA系统使用效果不佳

OA系统虽为每位员工分配了账号，但是大部分情况是有通知等消息时才去用。造成这方面的原因是多样的：一是仅限于内网使用，离开办公区域无法使用；二是未开通移动办公，现在是移动服务的时代，移动端以其方便快捷备受用户亲睐，而OA系统使用不够便捷；三是领导不够重视程度，OA系统预设了很多办公中可用的功能，如文件共享，考勤，工作日志等没有执行下去，造成资源的浪费；四是流程设计不符合实际工作场景，造成使用起来琐碎，降低了可用性；五是维护不及时，例如人员变更管理不及时，有的退休人员未及时签退新进人员增加迟缓。

6.数据备份与数据安全策略低端

电子文件具有易丢失的风险，未建立电子文件长期保存的机制。为预防数据丢失，数据备份必不可少。我馆OA系统使用的是MySQL数据库，为关系型数据库，数据备份采用每天定时自动热备份数据库，包括电子邮件、微讯、公告通知、日程安排、文件柜、工作流、部门、用户、附件等，每隔三天数据库定时智能热备份数据库，对于已备份归档的数据不进行重复备份，每周完整手动备份数据一次。

四、山东省图书馆通达OA系统电子文件管理提升对策

1.改变思想认识，重视OA系统电子文件管理

由于计算机形成的文件比手工起草纸质文件方便快捷，保存在磁盘上，不像纸质文件占用实体空间，相比于纸质文件定期归档，电子文件的管理很容易被忽视。但是当用到电子文件的时候，总觉得在哪里有，但是很难找到，增加了使用难度。即使使用搜索功能查找，也只能按照文件名或者日期进行查找，很难按照内容查找。即使费力找到了想要的文件，有可能不是定稿，是修订中的版本，往往让人大使所望。这就是人们只重视电子文件眼前作用的发挥，忽略了存档还有那么多技术与业务细节问题[3]。因此，我们应该重视电子文件管理，按照国家电子文件管理办法进行管理。

2.改良OA系统，具备档案管理的功能

OA系统在研制时普遍仅考虑公文的建立、流转和督办，而没有考虑办理完毕后的电子文件管理，档案管理并没有在系统中体现[4]。因此考虑建立档案管理系统，将电子文件进行规范管理。建立档案管理系统时按照国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》的规定进行，并吸收先进经验，建立可扩展性强，功能完善的档案管理系统。最好是能与OA系统无缝对接，电子文件由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到OA系统中，并由档案人员、技术人员共享[2]。对于OA系统形成的电子文件与档案管理系统的无缝对接，崔海莉[1]对OA系统形成电子文件的归档程式做了一些探索，她提出四方面的做法：全程管理与前端控制协调统一；归档范围扩展至背景信息和元数据；运用虚拟整理技术；逻辑归档与物理归档并重。

3.尝试OA系统在线归档，保障电子文件的容易归档

电子文件大部分是在办理公务和一般事务或交流信息过程中产生的工作记录，他们多以文本、图像、声音或影像等形式出现，极大地方便了文件信息的传递和数据共享[5]。正是因为电子文件产生随意且有价值，这些不会在档案管理系统中产生，也不会被档案管理系统及时收纳管理，因此我们可以考虑利用接口对电子文件进行在线归档，实现OA系统产生的电子文件可及时归入档案管理系统中。丁国勇[5]等人提出了实现路径，在OA系统建立中间库，将公文的电子文件内容和公文条目对应关系一并以标准XML格式提交到中间库，在档案系统中建立预归档库，两者通过标准接口进行数据传递。

4.实行双套制

现实中纸质文件的保存较为完善，电子文件管理确是未来趋势，我们可以推行电子和纸质文件双套制。纸质文件仍然统一管理和归档。电子文件逐步按照档案管理的办法规范，并建立和纸质文件的关联，指向纸质文件的存档地点，盒号，标题等信息。并且逐步对没有电子版的纸质文件进行数字化，增加保存的份数，便于传播和利用。对于一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸质文件保存，这些往往是稀有且珍贵的资料，一方面必须以纸质文件的形式长期存在，另一方面利用缩微、拍照等技术进行数字化。

另一种双套制是电子文件双套制。由于电子文件的易更改性，电子文件长期保存技术的不成熟性和电子文件版本升级技术的不稳定性，容易造成只有一份电子文件不够安全的后果。因此，我们有必要探索电子文件双套制，制作两套电子档案，一套封存，一套提供利用；封存的一般只用于与拷贝件核对校验，不能对外提供利用，以保证电子档案的原始性[1]。

5.引入知识管理思想，重视图书馆其他文件的档案管理

图书馆是保存信息资源供用户使用的事业单位，图书馆有丰富的电子文件，图书馆产生的电子文件大致可分为以下几种：（1）文本文件（2）数据库文件（3）图像文件（4）图形文件（5）视频文件（6）音频文件。从知识管理的角度看，这些电子文件对于图书馆的业务建设和智能管理都有举足轻重的作用，都具有保存价值，应该纳入档案管理的范畴。图书馆应从上到下建立知识管理和电子文件管理的意识，将本馆类似于灰色文献的电子文件统一管理起来，这将成为本馆的机构知识库，是本馆独一无二的财富。而现实中，图书馆大部分馆员和管理层并没有这个意识，也就是理论与实践严重脱节的地方所在。

6.提升数据安全策略

电子文件多存在磁盘上，作为OA系统的数据支撑。笔者认为至少应该在网络安全、数据加密、多重备份、在线热备四个方面采取措施保障数据安全。

第一种网络安全方面。OA系统处于单位局域网，为防止服务器被敌对势力、不法分子以及黑客的入侵。图书馆一定要加强防范意识，增加网络安全设备、设置更高级别的路由策略，防止被攻击。

第二种数据加密方面。电子文件往往是一个单独的文件，往往是有办公软件或者是多媒体软件支持的格式，在传输过程中往往容易被拦截。因此，我们应该不仅在传输过程中加密，也在文件形成之时加密，即使被拦截也不容易打开。

第三种多重备份方面。备份是防止数据丢失后再无复制品可用而采用的策略。我们应该通过多种组合的备份方式，如每天定时增量备份，一星期的全备份，尽量做到异地备份，来保证电子文件的完整与安全。

第四种在线热备方面，是区别于上述的静态备份而言的，静态备份往往是由时间延迟的，在线热备可以做到实时同步，一旦灾难发生，生产端即可迁入备用端，不耽误前段服务运行。

这几种数据安全策略，对于提高数据安全性都有着举足轻重的作用。

结语

本文调研了我馆采用的通达OA系统使用情况，描述了OA系统中的电子文件产生、运转机制和管理策略，分析了电子文件管理中存在的问题，并根据问题提出了提升本馆电子文件管理的对策。通过本研究，发现了存在的问题，对于实际工作有一定的促进作用，确实达到了学以致用的目的。