浅谈有效提升初中学校档案管理效能的对策

金毅

[摘要]在社会信息化不断强化的背景下，学校为了实现更加全面的发展，对各种信息的获取要求也有所提高，尤其是档案信息。初中学校档案工作是教师从事教育管理、学生学习活动中非常重要的内容，本文对档案管理效能的提升策略进行了分析，对初中学校的发展具有重要意义。

[关键词]初中学校 档案管理 效能 对策

对于初中学校而言，其中的教学研究工作、学生管理工作，基本上都会形成档案，是保存文字、图片等资料的载体，更是一种信息来源，在学校发展中具有非常重要的作用。通常来说，初中学校档案管理主要包括收集资料、整理、鉴定及归档等方面的内容，能够为教师、学生提供信息服务。但是在新时代背景下，初中学校管理人员没有认识到档案管理工作的重要性，基于此，本文重点分析了提升档案管理效能的策略，希望能够为教育领域档案管理工作的发展起到一定帮助。

一、初中学校档案管理工作中存在的问题

（一）缺少高素质管理队伍

通过对初中学校档案管理工作进行分析，发现其中仍然存在一些问题，这些问题的根本原因为缺少高素质的档案管理队伍。我国关于档案管理工作的相关专业设置较晚，专业管理人员比较匮乏，再加上近几年学校对档案管理工作的重视，而现阶段初中学校生源剧增，师资紧张，很难再引进专业的档案管理人员。在这种情况下，初中学校只有降低要求，由副课老师兼任，或是从事档案的管理人员专业素质较低，而且无法深入认识到档案管理工作的重要性，不利于档案管理工作的规范化进行。

（二）档案管理制度亟待完善

管理制度的不完善也是初中学校档案管理工作中亟待解决的问题。目前，学校档案管理人员仍然采用以往的管理方式，缺少科学、合理、规范的制度，甚至没有建立档案管理制度，档案管理的效用得不到发挥。虽然部分学校建立了档案管理制度，但是却形同虚设，导致其中依然存在很多问题。

（三）信息化管理模式不够完善

目前，大部分初中学校在管理各种档案的过程中，仍然采用人工管理方式，對于档案储存、档案应用及档案开发等工作，依然是纸质的形式，没有实现信息化或数字化。在这种情况下，不仅增加了档案管理工作的工作量，再加上纸质档案对管理环境有很大要求，经常需要花费大量资金，增强工作成本的同时降低了档案管理工作效率。因此，初中学校档案管理工作应该不断完善信息化管理模式，提升管理效能。

二、初中学校档案管理效能的提升策略

（一）构建高素质档案管理人员队伍

新时代背景下，档案管理工作发生了本质上的改变，只有接受过档案管理方面教育的管理人员才能担任工作，确保档案管理工作的规范性。因此，初中学校应该提升档案管理人员的素质，构建高素质、高水平的档案管理人员队伍。首先，初中学校的相关领导人应该认识到档案管理工作在学校管理方面的重要性，加大档案管理资金投入，选聘档案管理人员时应该优选选择接受过档案专业教育的人才，在必要的情况下，可适当增加绩效。对于新入职的管理人员可以进行综合培训，提高工作效率；其次，一些初中学校中的兼职档案管理人员缺少专业知识及管理技巧，针对该种情况，学校应该在自身实际情况的基础上，对在职人员展开业务培训，并邀请知名档案管理专家到学校开设讲座，使学校管理人员在倾听、学习的过程中提高对学校档案管理重要性的认识。

（二）建立完善的档案管理制度

针对初中学校档案管理工作中存在的制度问题，相关人员需要寻找突破口，构建科学合理的档案管理制度，对档案管理人员的行为进行约束，避免出现滥用职权、造假学生档案的现象。首先，要想提升档案管理工作的效能，务必落实责任制度，确定每个工作人员的任务内容及其承担的责任，随后将其落实在具体工作中。该种责任到人的制度，不仅提升了档案管理人员收集材料的效率，而且还增强了管理人员的责任意识，以防在工作中出现失误；其次，建立健全的奖惩制度，如果奖惩机制不够健全，会弱化档案管理人员的积极性，所以，应该制定竞争上岗机制，培养出高素质的档案管理人才；最后，控制经费的支出。为了保证档案管理工作的经费不超出预算，应该控制一些不必要的支出，这样才能真正提升初中学校档案管理效率。

（三）优化信息化档案管理模式

在信息化时代下，初中学校领导及档案管理人员都要更新理念，充分挖掘能够提升档案管理信息化水平的策略。首先，档案管理人员要认识到信息化管理模式在档案管理工作的重要性，将档案管理工作的重心转移到服务模式构建及落实等方面；其次，在档案数字化管理过程中，管理人员可以将档案中的图片、文字等转变为可以利用计算机进行识别的代码。并且进行统一储存；再次，对于转化完成的档案信息，管理人员应该将其传输到数据管理平台中进行管理，需要有需要的话可以进行进一步的转化，使其能够更加准确的被计算机识别；最后，初中学校应该在自身情况的基础上构建适合本校发展的档案管理系统，采用计算机完成档案的处理工作，如学生信息录入、修改、完善等，在加快信息化传递的同时，使档案管理工作与信息化社会相结合。

三、结束语

综上所述，在新时代发展背景下，初中学校以往的档案管理工作已经无法满足时代发展需求，因此，需要从构建高素质档案管理人员队伍、建立完善的档案管理制度、优化信息化档案管理模式等方面入手，减轻管理人员压力、提升工作效率，为初中学校的发展提供信息服务。