Excel职场实战技巧三则

王志军

Excel是使用频率非常高的办公软件之一，这里介绍几条职场实际中经常会涉及的操作技巧：

技巧一：限制重复录入

实际工作中，往往会要求限制重复的录入，此时可以借助数据验证实现这一要求：选择需要限制重复录入的单元格区域，切换到“数据”选项卡，在“数据工具”功能组依次选择“数据验证一数据验证”，打开“数据验证”对话框，切换到“设置”选项卡，在“允许”下拉列表选择“白定义”，如图1所示，在下面的文本框输入“=COUNTIF（B$1：B1，B1）=1”，确认之后关闭对话框。

以后，当重复录入名单时，会弹出警告框，从而可以及时发现错误。

技巧二：不使用公式实现中国式排名

有时领导会要求将数据使用中国式排名的方式，即并列排名不占名称。借助数据透视表可以不使用公式實现中国式排名。

例如图3所示的数据表，插人数据透视表，将“姓名”字段拖拽到“行”区域，将“成绩”字段拖拽到“∑值”区域进行求和，再次将“成绩”字段拖拽到“∑值”区域进行求和，也就是显示“成绩2”；右击打开“成绩2”的“值字段设置”对话框，切换到“值汇总方式”选项卡，将计算类型设置为“最大值”，切换到“值显示方式”选项卡，选择“降序排列”，此时看到的就是图4所示的中国式排名效果了。

技巧三：合并单元格添加连续序号

很多时候，我们需要在图5所示的A列为合并单元格添加连续的序号，由于实际数据的繁复性，手工添加序号既麻烦而且也不利于后期的更新，此时可以借助公式实现。

选择A列相应的合并单元格区域，在编辑栏输入公式“=MAX（A$1：A1）+1”，这里的MAX函数可以返回一组数值中的最大值，“+1”可以保证序号的连续性，按下“Ctrl+Enter”组合键，随后就可以看到连续序号效果。