解析国内工程项目管理模式下的文控工作

王洪英

摘 要 文控部门对信息的收集和发散直接影响着项目参与各方的效益获得。随着国内工程项目数量的不断增多，建设单位愈发重视文件控制工作的落实。本文在阐述文控工作内涵的基础上，对其文体分类和控制体系的运作进行分析，以期有利于提升文控管理的工作质量，推动我国工程项目的进一步发展。

关键词 国内工程项目 文体分类 控制体系

作为影响工程项目进度、质量及造价的重要因素，工程项目中的文控工作具有高时效性、高针对性的特点。唯有正确把握这些特点，才能实现工程管理质量的提升。然而，实践过程中，我国工程建设项目的文控工作长期处于被轻视状态，文控管理质量有待提升。新时期，要提高文控工作的管理质量，就必须清楚其文本形式及管理体系。

一、文控工作的内涵

工程项目的文控工作内容如下：第一，与文件相关的各种管理事物，如实践过程中经常见到的文件登记、技术交底、文件存档、查找收发等。第二，电子信息技术的应用使得文件数据的电子录入成为文控管理工作的内容之一。第三，为确保整个工程项目信息的及时有效传递，文控部门需要对承包单位的项目文件进行及时检查。这种检查反馈方式同样属于文控工作的内容范畴。第四，以文件工作的形式，管理并控制文件处理过程的行为。

二、文控工作的文本形式

计划驱动和文件驱动是工程建设项目的两个主要驱动力。前者在工程建设中具有稳定性，而后者作为一种不确定因素，对工程建设的质量具有深刻影响。要提高工程项目管理模式下的文控工作质量，就必须对其基础的文本形式有一个清晰的把控。工程项目的文本形式如下：

（一）备忘录

作为工程项目文控工作中最常见、最重要的文本形式，备忘录普遍存在于业主、承包单位、分子公司、施工单位之间。其通过文字澄清、通知、征求意见及回复等手段，对工程参与者之间的意见进行交流和传达，为工程项目的顺利开展奠定了有效的沟通基础。合同关系是进行备忘录文控管理的前提条件，与业主及分子公司的管理性往来文件通常使用备忘录的形式管理文控工作。

（二）文件传递单

信息容量大、编号明确、格式及审批流程明确是文件传递单主要的特征。[1]施工过程中，对于诸如施工设计图纸、地质勘察报告及供货商设计技术文件等形式的重要文件要进行精确化的编码，并以规范的流程保证其完整性和准确性。基于此，采用文件传递单对其进行管理控制的作用十分突出，能够有效地为工程建设的质量及工期控制提供数据支撑。

（三）会议纪要

作为一种重要的综合性的指导和规范，会议纪要在内容上必须具有纪实性；同时保证表达的提炼与概括。例如，周例会纪要包含了上周工作的概述及重点、工程进展情况、下周工作计划等。而专题会议纪要包含专项问题的讨论和澄清。这些纪要文件是工程建设参与者共同意志的充分体现，只有在建设过程中落实这些建设观念，才能保证工程建设质量的有效提升。

（四）工程报告

工程报告是工程项目管理模式下一种常见的文件控制形式。通常情况下，施工作业单位或者承包单位往往要对上层管理者负责，定期汇报施工过程中的相关内容，如工程进度、质量状况、安全状况及人力情况等诸多内容。并且，根据报告内容及周期的差异，在形式上具有较大的差异性。工程施工过程中，日报、周报、月报就是按照汇报的周期对工程报告进行分类；而施工报告、质量报告、事故报告则是以内容的性质进行划分的。只有按照相关要求有针对性地选择合适的报告类型，才能实现文控管理的科学化、规范化。

（五）指令单

强制性是工程项目指令单的基本特征。在工程建设过程中，为充分保证工程的建设符合相关应用要求，管理公司或者业主经常对承包商提出建设方向的要求，明令规定其施工过程中该做的内容，并对不能做的内容进行范围圈定。作为一种下行性的命令，在文控工作中，其也对应性地以指令单这种下行文进行规范管理。

三、工程项目管理模式下的文控体系运作

（一）建设初期的文控工作管理

工程建设初期的文控工作相对比较烦琐，以相关合同条款对其进行管理是确保文控工作规范科学的重要基础。文控管理人员要明晰相关标准规范，并根据具体的施工内容，通过现代文控网络平台的应用，对文件管理的数量、种类、来源和规格进行准确把握，在确保符合管理规定的同时，尽可能实现业主、施工单位及承包单位之间效益分配的合理化，为项目工程的标准化运作奠定良好的管理基础。

（二）实施阶段的动态文控管理

施工阶段的文控管理直接影响工程建设的质量和效率，因此，在管理过程中必须做到文件管理的时效性和准确性。从管理内容上看，施工阶段的文件管理包含了项目管理文件、外部文件、设计、采购、施工等诸多形式。文控管理人员要做好这些文件的分类和保存，并建立动态化的信息控制系统，才能为施工阶段的质量和节点控制提供保证。

（三）竣工验收阶段的文控审核

竣工阶段文控管理的目的在于归档自查。在工程项目的末端，文控人员会对相关的工程文件进行整理和修整，将一些不合格的图纸及文件进行优化处理，从而保证归档文件数据齐全、流程标准、质量高效、内容相符、标号准确的实践过程。这些高质量的归档文件能够为后续项目的假设提供有效的理论支撑，推动工程建设的良性发展。

四、结语

近年來，工程项目管理模式下文控工作的要求不断提高。文控管理人员只有充分地认识到工作的内容范畴，并针对性地选取合适的文本形式，在工程项目中做到文控工作的全过程控制，才能保证工程项目中文控工作的管理质量，推动工程的良性、可持续发展。

（作者单位为海洋石油工程股份有限公司）

参考文献

[1] 王丽.浅谈工程设计项目管理中文件控制体系的建立和运作[J].中国化工贸易，2014（1）：145.