试论优化企业物资保供体系的措施

胡煜

摘 要 企业物资保供工作历来是业界讨论的热点，由于其本身的烦琐性，制约了很多企业的发展。目前，有些企业在物资保供方面存在一些问题，主要表现在采购环节不够规范、预算管理不够精确、价格管理不够严谨、验收环节不够严格、承付手续不够明确等问题。优化企业物资保供体系，应当严格准入制度，规范采购渠道；加强预算管理，做好資金控制；优化采购招标，完善价格管理；重视验收环节，确保物资质量；规范承付手续，加强结算管理。

关键词 物资保供 价格管理 措施

一、研究背景

随着物流技术的发展和供应链管理思想的普及，企业物资保供体系的建立逐渐走上了专业化的道路。就目前来看，企业生产或服务所涉及的各类物资越来越多，门类越来越繁杂，建立有效的物资保供体系是很多企业急需解决的问题。由于物资保供工作本身涉及企业诸多环节，物资供应的厂商也越来越同质化。物资保供工作在传统的企业运作方面也存在一定的难度。企业要想在数量众多的供应商中选择，找到适合本企业发展的物资供应商，进而推动本企业物资保供工作的建设，这对企业相关工作人员的工作提出了很大的挑战。优化企业物资保供体系，应从物资准入环节开始，加强物资采购、预算管理、价格管理、验收和结算环节等。

二、企业物资保供工作存在的问题

（一）采购环节不够规范

目前，部分企业在物资采购方面存在一些问题，主要表现在规范化管理有所欠缺。具体而言，首先是物资准入办理程序不够健全。在准入办理程序方面，企业对于物资供应商的准入审核不甚严格，时有资质不符的供应商出现。物资准入办理程序一旦出现漏洞，对于企业后续很多工作的开展都会带来连带影响。再加上有些企业对于供应商所供应的物资门类的核查也不够仔细，经常出现没有通过核查的物资种类掺杂其中，鱼龙混杂，难辨真伪。这些都反映了企业在物资准入办理程序方面的不成熟。其次，企业审核供应商资质的标准不够细化。按照规定，每种物资的供应都应有资质问题。而在现实中，经常出现有些物资没有进行资质审查就入了企业仓库。很明显，各类物资对应的准入标准没有明确到位。最后，物资采购环节对物资准入资质审查不够。部分企业虽然有比较完整的物资准入办理程序，也制定了供应商准入、物资准入的相应标准，但是在实际操作中，核查不严格，导致程序和标准形同虚设，没有起到应有的作用。

（二）预算管理不够精确

企业物资保供体系在预算管理方面的问题，主要表现为预算管理工作不够精确和细致。具体而言，首先表现在预算管理方式和方法有所欠缺。按照传统的预算管理模式，一旦预算制定出来，后期企业各项运作就应该严格按照预算开展和运行。而当前，随着市场环境的变化，企业所面临的问题越来越多，传统的预算管理模式显得有些僵化，并不能有效反映企业资金需求的变动和发展趋势。特别是对于企业物资供应，供应商和物资的准入资质常常干扰企业预期资金的花费。僵化的预算管理模式很难反映供应商物资供应方面的一些问题。其次，在预算结算方式方面，部分企业缺乏对预算结算的有效控制和监督。不管是物资采购环节还是物资供应环节，牵涉结算问题时，难免出现一些影响整体利益的个人行为。个人交易行为的出现是对结算的主要干扰。

（三）价格管理不够严谨

企业物资供应通常采用投招标的方式进行，就目前来看，投招标中所涉及的价格管理在很多企业都存在一些问题。首先是缺乏有效的组织形式。企业没有专门的部门来承接招投标工作。没有系统的部门介入，就容易产生利益流失的问题。同时，有些企业在运作过程中，甚至连招标计划书都没有。没有对应的价格限制文件，在招投标环节势必出现混乱。物资供应商的准入资质很大程度上与价格相关，如果没有严谨的价格管理，那么所选择的物资供应商的准入资质就会大打折扣。同时，牵涉具体物资的供应价格，一般要参考当地相关物价管理部门的制度和意见。环境的变动会干扰价格的形成，没有统一的标准把控，就会出现价格乱象，就会出现不合理的价格垄断行为和不平等竞争现象。一旦出现这些情况，物资供应的价格管理就失掉了应有的效果。

（四）验收环节不够严格

目前，企业物资供应在验收环节存在的问题主要表现为不够严格，具体而言有3个方面：首先，企业物资验收人员权责不清晰。权责不清晰，主要是因为验收工作本身过于重要.在部分企业，由于验收人员的权力过大，出现一些质量不过关的物资流入企业内部，给企业造成了巨大损失。而出了问题去追究责任的时候，又无法明确到个人，因此给企业造成了一些人为的不必要损失。其次，有关验收工作的监督力度不强。验收工作本身就有监督的含义，对物资的验收，其实也是对企业采购人员的监督。而物资到了验收人员手中，企业却容易忽略对验收人员本身的监督。在物资供应方面，物资和供应商都有准入资质，如果没有对验收人员的工作进行有效监督，那么所谓的准入资质其实就有可能变成个人的标准。最后，仓库管理人员最后一重验收职能没有到位。物资采购完毕，通过验收人员验收，如果合格，在投入生产环节之前通常要入库。这时仓库管理人员的最后一道验收关口显得特别重要。正是因为仓管的特殊工作性质，所以一旦工作失误，贻害无穷。

（五）承付手续不够明确

按照物资保供体系的流程，物资对应的承付手续以及结算问题都既有可能来自外部，也有可能来自企业内部。就目前来看，外部物资供应商方面，由于企业准入制度的影响，在资金承付和结算方面似乎越来越规范，疑难问题也很少出现。而偏偏在企业内部，有关物资的承付手续和结算问题反而变得越来越严重。一方面，从内部来看，物资资金的承付应秉承价格与价值相符的原则，但是实际过程中，经常出现物资的价格与价值不相符，某些物资的出现并非物有所值。物资的承付手续还牵涉企业前期的预算工作，有些企业内部不重视预算，从而导致物资资金承付过程中无法平衡预算。另一方面，在物资资金结算方面，传统的结算模式可能比较随意，一旦出现物资采购和供应就产生一次结算，这种单个的结算形式时常出现。这种单个的结算形式看起来灵活，好像便于核算和管理，其实无形中增加了财务工作的工作量和难度。并且，单个的结算行为容易让供应商对结算者产生依赖，经常出现讨好对应业务人员的情况。久而久之，企业采购业务人员的整体工作风气会受到严重影响，企业的部分资金也会相应流失。既不利于企业形象的塑造，也不利于规范企业内部运营和管理。

三、优化企业物资保供体系的措施

（一）严格准入制度，规范采购渠道

我国当前的各种物资采购渠道，在实际运行中存在一定的问题，需要进一步规范管理，同时提升物资管理的水平。国内很多企业在物资采购过程中都进行过一些摸索，要实施科学有效的物资采购管理，需要从准入制度上着手，一方面要确保供应商的资质，提倡公允合理的价格，另一方面要保障企业内部采购决策符合规范，不逾矩。

首先，企业物资采购要严格规范准入办理程序。准入办理程序是一项重要的前期工作，企业采购部门合理选择供应商，严格规范准入办理程序的具体操作和管理细节。从供应商申请准入开始，采购部门就应该进行确认，进而在业务审核阶段进行把关，要求企业相关业务管理科室严格审核供应商的情况；如果审核通过，接下来应该交由企业准入管理委员会核准，对于达到核准要求的供应商再办理准入证明。企业采购业务员要逐项仔细查核自己所分管科目的物资情况，如果供应商资质没有问题，那么还要保证供应商对应的各类物资的质量，业务员审核完毕再交由企业相关科室进一步复核，最后再由准入委员会审批。例如，某公司通过构建物资采购信息化平台，参考各级物资采购发展的不平衡，推进物资采购体制改革。具体表现在物资采购信息化平台必须统一设计、统一规划、统一数据库管理，强化物资采购监督管理部门、物资采购当事人、相应的评审专家以及领导机关和审计部门在物资采购过程中各自的职责，以信息化技术为依托，在加强信息化建设的同时，适时推进物资采购准入办理程序的构建。

其次，采购部门要严格细化资质标准。我国目前部分企业在物资采购过程中没有将各类物资的情况按照资质情况进行严格区分。针对这些问题，企业应当将不能明确的类别向相关职能部门请示和咨询。对于国家规定的各类物资的生产许可证发放范围要仔细查阅，确保企业所筛选的供应商提供的各类认证材料属于国家政策规定的范畴。在具体工作中，还需要对国家相关标准进行细化，特别是牵涉企业物资供应和采购管理的业务，尤其需要进行规范管理，只有进行规范管理才能确保物资的质量。

最后，企业相关业务部门要严格审核物资准入资质。在我国相关部门所公布的管理规定中，存在双兑规项目，其既包括准入资质的兑规，也包括供应商供应范围的兑规。开展双兑规项目，一方面能保障企业采购管理部门对所有供应商的资质情况进行筛选和审核，另一方面也能对供应商供应物资的准入范围进行管理和核实。一旦发现问题，就可以及时与供应商联系，协商整改方案。采用这样的模式也能方便企业内部对相关准入资料进行存档，便于查阅和管理。当然，准入资质的核查是动态的管理过程，企业方一定要在日常工作中及时获取供应商的相关资质信息，并进行相应的更新，做好监督和管理。如果发现有供应商资质不全或是因为各种各样的原因导致信誉受损等问题而影响其准入资质，作为企业方的物资采购管理人员要能及时和准确地获知信息，规范采购和供应过程的相关工作。

（二）加强预算管理，做好资金控制

在开展物资供应管理工作的过程中，预算管理是影响后续流程的重要前提。加强预算管理，做好资金控制，对企业物资供应保障体系的建设有非常积极的促进和推动作用。加强预算管理，首先应改革企业物资供应环节的预算管理方式。物资供应保障体系重在预算统计和预算控制工作，因此应对企业物资采购过程和供应管理流程做好前期预算管理工作，以预算为参考，才能有效保障物资采购和供应环节按照企业既定方针进行。其次，企业应制定合理的预算结算方式。物资采购和供应过程、结算过程应受到监督和控制，财务科室所发挥的积极作用要突显出来。合理的结算方式能提高企业资金运作的效率，因此也能够间接促进物资采购和供应工作的开展。如果预算在执行过程中需要修订，就必须在前期获取即时的数据和资料，通过分析和处理，能够充分将有限的财务资金用在物资供应过程中，这样既能提高资金运转的效率，也能提高物资供应的效率。

（三）优化采购招标，完善价格管理

企业物资供应过程中，通常在采购环节就容易涉及价格管理的相关问题。采用招标的方式是现代企业普遍选用的采购模式。物资采购环节采用招标的形式，便于企业在采购物资的时候形成规模效应，能有效节约企业物资供应过程中所牵涉的运输、仓储费用。要完善企业物资采购招标环节，就必须从制度上或结构上加强。企业可以通过建立物资采购招投标工作小组，在企业内部选拔合适的管理者担任其中重要的职位。一旦小组成立，就要严格按照物资采购招投标流程来开展工作。同时，企业方应事先对需要采购的物资进行统计，制订完备的采购招标计划书，在招标计划书中应明确指出供应商应具备的准入资质。供应商一旦获取招标计划书，马上就能明确企业能够提供的相应的物资。当然，供应商在确定物资范畴和物资价格的时候应充分考虑企业目前的实际发展状况。企业方在供应商确定供应的物资种类和相应价格之后，要根据招标书的要求进行筛选，最终选择合适的物资供应商。除此之外，在采用招标模式的时候，价格管理也是非常重要的一环。对于供应商所能提供的各类物资，企业应参考相应的物资价格管理制度进行采购。如果遇到新的物资，那么在价格管理的过程中需要参考当地价格管理部门的审批流程。不管供应商所供应的物资是新的还是旧的，都要受到物价部门的监督管理。合理和公允的定价是完善市场经济的重要组成部分。市场对价格的影响，双方都应该作出妥善考虑。不论环境变动与否，物资的价格管理都应该综合考虑市场、企业、流通等多种因素。加强价格管理，主要是杜绝价格垄断和不公平竞争的出现，同时加强价格管理，也能对企业物资采购人员的工作进行有效监督和考核。一旦出现不符合市场发展规律的物资价格，就应该追究相关人员的责任。

（四）重视验收环节，确保物资质量

企业所需要的各类物资在经历采购环节之后进入生产环节之前，还应有效把控验收环节，确保物资质量。企业物资供应的质量直接关系到企业提供的产品和服务的质量，有时候可能直接与人们的生命安全挂钩，因此，验收工作不能马虎，必须引起足够的重视。第一，重视验收环节，应明确相关人员的权利和责任范畴，采用责任包干制度，谁经手谁负责，哪个环节出问题追究相应环节工作人员的责任。第二，要加强验收环节的监督工作。验收環节是物资进入企业的最后一道关口，如果没有有效的严格监督，一旦不合格的物资进入企业生产或服务环节，最终影响到的就是企业的声誉。加强验收环节的监督，应妥善研究各类物资的质量标准，做到每件物资都有质量指标，都能有数据可以参考。每件物资的进入都有前期的准入制度，有可以核查的供应资质，因此，如果出了问题，对应的责任方应该非常明确。第三，物资在进入生产或服务环节之前，企业内部仓储管理部门应再一次验收即将发料的物资。物资的出库都有相应的库存管理人员和检验人员把关，在实际操作中，要对物料的数量、质量等方面进行查验，达到标准才能入库，符合标准才能出库。当然，库存管理人员与实际需要物资的业务部门之间还是存在一定的沟通关系。为了确保物资的质量，库存管理人员可以向业务部门进行全程直观的物资保管过程展示，让业务部门能够直接获取物资的相关信息，然后根据物资的数量和质量进行选择，达到开展业务的目的。对于发料过程中一些容易过期或耗损的物资，库存部门要及时更换，节约采购和库存资金，降低库存成本。

（五）规范承付手续，加强结算管理

企业要优化物资保供体系，除了采购、价格管理、验收、库存等环节需要加强管理之外，物资的最后结算环节也应该受到关注。物资的结算主要牵涉的单位来自企业内部。对于相应的物资需求方，企业的主要业务部门应在物资供应之后参考物资价格进行结算。结算环节一方面是审查物资价格，确保所有物资都能物有所值，另一方面也是有效平衡各业务部门的前期预算。预算对应的金额需要双方进行核销，并做好结转相应的签字工作。另外，在付款方面，企业一般采用的承付手续中，应尽量采用集中付款的方式，杜绝过去常见的个人挂支单方式。采用集中的付款方式，能确保对应的承付资金在当天之内全部支付。这样做能有效避免业务人员与供应商的私下交易出现，也能加强对企业物资供应全过程资金的把控，杜绝不良行为。

四、结语

企业物资保供体系的构建，需要从物资采购开始，分别在物资准入程序、价格管理、入库、出库、结算等方面进行有效监控。只有不断优化企业物资保供体系，才能使企业物资供应工作逐渐规范和科学，才能提升物资保供体系的规范化管理。

（作者单位为荆州市四机赛瓦石油钻采设备有限公司）

参考文献

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