异地办学独立学院系部教务秘书职业素养之我见

杨慧芳　朱莉　张吉

摘要：教务秘书作为独立学院教学运行中的基本力量，服务于教学。文章从教务秘书与教务管理科、院系领导、教师、学生四个方面的沟通与协调起着承上啟下的作用，是独立学院教学管理有序进行和保证教学质量的保证。文中针对目前怀德学院异地办学模式和二级化管理，如何提高教务秘书的沟通协调能力和专业素质、高效率的利用时间，增强其服务意识，为独立学院教务管理水平的提高提供一定的参考价值。

关键词：独立学院；教务管理；教务秘书

中图分类号：G42 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）32-0012-02

教务秘书作为高校教学管理队伍的基层力量，有着双重的身份，一是服务于教学，二是信息的及时反馈。在独立学院，系部教务秘书是教务管理科与系部的纽带，同时也是学院教务部门的和系主任的助手[1]，是整个教学秩序顺利进行的不可或缺的关键环节。教务秘书的整体素质及管理能力也会给教学管理的运行产生一定的影响，因此做好教务秘书这项工作也是保障独立学院教学质量的前提。

一、目前独立学院教务秘书职责的认知误区

1.角色认知误区。每个教务秘书看待自身工作存在差异，有的认为教务秘书是一种行政管理岗位，应该是给老师、辅导员、学生发号施令的；有的却觉得这工作就是一个平凡打杂的小职务，每天处理一些琐碎的事情，服务于老师和学生的。在这个问题上，应该双面性看待，教学管理既是服务于教学，对教学进行指导，同时又要组织、检查教学工作，对其进行评估[2]。由于角色认知的偏差，会导致教务秘书工作得不到充分认可，与其相关的职业发展也会被忽略。

2.职责范围含糊。与普通高校相比，怀德学院在近年的异地办学模式下，实行二级学院管理，由于学院存在“人员短缺事情多”的特点。每个系部严格按照学生的人数配比安排一到两名教务秘书，不仅管理日常的教学，同时也肩负行政秘书一职，还要协调系部的行政管理。在异地办学这种模式下，如何有效地协调本系部教学系统和三个校区的有效对接，也是今后独立学院对教务秘书这种双重职能角色如何进行明确定位。

3.工作背景不吻合。由于独立学院的人员相对紧缺，一般被聘用的教务秘书都会直接上岗，而且这些教务秘书很少有相关工作背景，他们在进入工作状态后摸索最适合自己的工作方法，缺乏相应的理论知识和管理经验。在怀德学院，有些教务秘书是身兼数职，既要承担教学任务又要做好教务秘书自身工作，所以会欠缺对自身工作的科学性和规范性的认知。针对这一点，可以在入岗之前进行岗前培训，以适应新形势下的独立学院的发展需要。

4.未来职业发展无规划。怀德学院异地办学模式，学生涉及到两个城市有三个校区，这就决定了教务秘书办公也要异地进行，如何有效利用时间来处理这些琐碎、繁杂的辅助性工作，这些事情一旦出事情，后果会很严重。为了保障日常的教学工作有序进行，避免出现教学事故，无暇去注重自身管理水平的提升。再加上独立学院对教务秘书这种双重身份的工作定位不明确，诸多的方面因素会导致其职业前景不明朗。

二、独立学院教务秘书应该具备的职业素养

独立学院的机制决定了其灵活性和自负盈亏的特点[3]，所以作为独立学院的教务秘书不仅要具有所有高校教务秘书要具备的专业素质和能力外，还应该具备适应独立学院需要的专业素养和能力。

1.热情认真的工作态度。教务工作比较烦琐，只有持着热爱本工作的态度，才能积极投身于工作中，更好地发挥自己的能力。这些繁杂琐碎的工作，如果不细心就会影响到教学工作，这也要求教务秘书一定要认真仔细，处理工作一定要慎重仔细。

2.合理的安排整个工作流程。教务秘书的工作最突出的特点是具有时效性，所以熟悉每个时间段应该做的工作内容，而且要知道他们不懂的时间节点。在整个工作流程顺利进行的同时也难免会遇到一些突发状况，教务秘书也应该学会应对这些临时状况。

3.注重有效协调沟通能力的培养。教务秘书平时涉及到的部门和人员较多，由于独立学院的师资结构，有很多的“外聘”老师，所以既要和本部老师沟通也要和“外聘”老师联系，针对后者更要教务秘书采取合理有效的沟通协调方法，以便任务及时保质保量的完成。同时在传达文件和任务时，一定要注意自己的语言表达方式。针对和学生以及其他部门的联系，一定要在工作中做好协调和平衡，区别对待和处理事情的轻重缓急。

4.档案的分类管理。随着现代网络技术的发展，教学资料的归档不仅仅是纸质材料，还要对一些电子文件分类整理，以便教学评估的需要。这一特点的产生也相应要求教务秘书必须具备熟练的使用办公软件和教务软件的能力[1]。

5.寻求协作互助。独立学院学生的特点，基础差，个性强，学习自主性，在教务管理中更容易出现问题。针对这一情况，可以寻求辅导员的协助和配合，这样就可以把教务管理做的更为细致，尽量避免学生在教学管理中出现问题。另一方面，可以与其平行系部的教务秘书沟通请教，针对一些交叉学科的管理，尽量协商寻求平衡。通过有效的沟通也可以提高工作效率。

6.有效的利用时间和“参谋划策”。常州大学怀德学院的三个校区办学模式下，教务秘书又身兼其他职位，还有要承担教学任务或者实验任务，这就要求怀德学院的教务秘书要学会有效地利用有限的时间来协调完成这些工作，这也是我们值得思考的一个问题。同时在工作中不能有“做一天和尚撞一天钟”的想法，要学会思考和改进教学管理，随着独立学院二级管理制度的实施，教务秘书通过自身的信息量的掌握，可以在熟悉的工作领域为系部领导提供一些有借鉴价值的建议和对策，以便教学工作更好的发展。

7.“润滑剂”作用。教务秘书客观上就是执行一些决策性规定，这些实际就是给老师安排一些教学任务，肯定会有一些老师的利益或多或少受影响，所以在平衡这些类似情况的时候，一定不能急躁。

8.规范用语、信息处理和写作能力。教务秘书本身就是为师生提供服务的，由于事多繁杂，难免会有情绪波动，所以教务秘书在遇到刁难的问题面前，一定要控制情绪，在工作中逐渐养成一套规范化的用语，不至于面对棘手问题处理不当影响工作。教务秘书对于上级下达的文件，一定要认真解读，然后进行简化把重点列出来，方便师生更能把握住重点。

三、总结

教务秘书处于教学管理的基层，事情多任务重，这就要求教务秘书必须做到“手勤、腿勤、嘴勤、脑勤”，同时教务秘书在教学管理活动中的角色是不可或缺的，更是教、学、管三维关系的纽带[4]，要树立服务于教学的意识，使独立学院的教学管理更规范化和科学化，为其他兄弟学院提供借鉴的价值，为独立学院的发展创造良好的平台。

参考文献：

[1]乔淑娟.独立学院教学秘书的角色定位及其能力培养[J].产业与科技论坛，2014，（10）14：144-145.

[2]翟铁华.新形势下高校教务秘书的工作职责和必备素质[J].中国教育技术装备，2015，10（364）：30-33.

[3]方梅.做好独立学院教学秘书工作的几点思考[J].然力资源管理，2010，（5）：32-33.

[4]沈琳.浅谈独立学院教学秘书的职责及素质要求[J].法制与社会，2009，（6）：306.