事业单位电子文件归档与数字档案共享建设的实现探讨

卢凌云

摘要：实现电子文件归档与数字档案共建共享是提高数字档案服务水平的根本途径，需要根据相关法规政策，合理制定具体的实施办法。本文将结合福建省关于数字档案共享建设的政策指导意见，对福建省事业单位数字档案共享建设进行研究，探讨电子文件归档与数字档案共享建设的实现路径，重点解决数字档案资源建设、数字档案安全和保密、配套查询机制构建等问题。

关键词：事业单位；电子文件归档；数字档案；共享建设

前言：

自2018年2月1日起实施的《福建省数字档案共享管理办法》（简称“办法”）对现阶段数字档案共享、数字资源利用和档案服务等方面的工作提出具体指导意见。并强调了数字档案共享建设的统筹规划以及档案安全和保密工作的重要性。在此背景下，事业单位应积极学习“办法”中的指导精神，并严格按照相关政策法规开展数字档案共享建设工作，加快其实现步伐。

一、福建省关于数字档案共享建设的政策指导

事业单位是档案形成单位之一，对电子文件归档和数字档案共享建设有重要影响，应根据“办法”等相关规定，统筹数字档案共享建设规划，规范建设过程，致力于向社会提供优质的档案信息服务。针对目前福建省数字档案共享建设的实际情况，“办法”中明确了各级人民政府在辖区内数字档案共享建设中承担的职责，并规定所有档案形成单位都应按照要求提交电子档案和纸张档案数字化范本，并鼓励社会各界组织、个人参与到数字档案共享建设工作中。在此基础上，“办法”对数字档案共享体系的构建也作出了具体指导，提出构建数字档案资源中心，并整合图书馆、纪念馆、博物馆等数字档案收藏单位的数字档案资源。由省人民政府的档案管理机构负责数字档案管理软件的开发与工作，无偿提供给档案形成单位使用。在此情况下，事业单位应积极参与到数字档案共享建设过程中，响应政策号召，并把握好数字档案建设与利用的发展机遇，实现本单位数字档案系统与数字档案资源中心的互联互通，提高数字档案建设和管理水平[1]。

二、事业单位电子文件归档与数字档案共享建设的实现路径

（一）数字档案资源中心的构建策略

福建省档案局副局长游富明提出：“我们准备在省档案馆成立福建省数字档案资源中心，让数字档案共享更好地服务公众。”这一重大举措将有力推进全省范围内数字档案共享建设的步伐，提高档案部门公共服务水平。在数字档案资源中心的构建过程中，需要汇聚各档案形成单位、收藏单位的数字档案资源，统一保存在数字档案中心，并按照相关法律法规，开展数字档案的维护、管理和调用工作。事业单位作为重要的数字档案形成单位，在积极配合数字档案资源中心建设和数字档案共享规划布局的同时，应承担起本单位数字档案资源的整合与传输工作。确保在數字档案资源中心建设过程中，电子文件和数字档案的安全能够得到保障。同时让海量数字档案走出“库房”，面向社会提供档案信息服务。电子文件归档和传统纸质档案数字化是构建数字档案资源中心的基础工作，在完成事业单位内部的资源整合工作后，应通过安全和保密传输渠道，将其传输到数字档案中心，使其成为数字档案共享资源的一部分[2]。

（二）资源生产流程化构建机制

以往数字档案共享建设进程缓慢主要是受技术条件的制约，随着大数据和云计算等前沿信息技术的快速发展，目前福建省已具备构建数字档案资源中心的技术条件，可以利用云端搭建数字档案共享平台，对数字档案进行集中化管理。在“工业4.0”时代下，电子文件归档和纸质档案数字化速度得到显著提升，并呈现出跨越式发展趋势。利用大数据技术解决数字档案资源整合与统计的基本问题，可以确保其整合过程的顺利进行。在此基础上，应实现资源生产流程化，基于国家整体战略和地方数字档案资源中心的建设需求，通过明确各事业单位应承担的数字档案资源生产责任和实施计划，提高生产流程效率。从制度标准和政策要求出发，为确保数字档案建设的长效性和安全性，在流程设计中应加强顶层设计，以《档案法》和“办法”等政策法规为依据，针对数字档案共享流程进行规范性设计，强化统一管理原则，克服以往数字档案建设采取的分散分段式管理弊端。

（三）解决数字档案安全和保密问题

推进数字档案共享建设必须为数字档案的安全性和保密性提供保障。最终建立的数字档案资源中心是全开放、公开性的，社会公众可以直接在中心平台下载所需要的数字档案资源，从而实现数字档案共享的最终目的，提高档案利用率。这也为数字档案的安全和保密性带来较高风险。必须采取配套的数字化管理手段，在共享平台下载过程中，生成位唯一序号和电子标识，并通过完善相关政策法规，使数字档案具有与传统纸质档案同等的法律效率，从而保证数字档案的使用安全。在事业单位与中心平台的交互过程中，需要采取访问控制、用户身份审核、信息追踪审计等新的安全保护技术，确保数字档案在传输和利用过程中的安全性和保密性[3]。

（四）建立配套查询机制提高档案资源利用率

推进数字档案共享建设的最终目的是提高档案服务水平和服务效率。应建立配套的查询机制，在保证数字档案安全性的前提下，实现对档案资源的高效利用。在此方面，应设置资源开放端口，加快云服务基础设施建设，利用服务媒介平台，对数字档案资源进行整合，并逐渐向虚拟化服务方向发展。利用云计算技术构建虚拟资源池，解决信息孤岛问题，加强不同档案形成和收藏单位的相互沟通，共同构建云端数字档案资源信息库。通过创建虚拟机镜像，将需要使用的数字档案资源幅值到镜像内，最大化的保障其数据安全性，同时提高数字档案资源的利用效率。

结束语：

综上所述，数字档案共享建设需要社会各界的全员参与，通过采取主动的工作态度，积极响应数字档案共享建设的政策号召，按照规范化的流程进行数字档案共享建设，可以显著加快数字档案共享建设进程。在此基础上，充分发挥新进技术的作用，构建安全保障机制和档案资源调用机制，可以有效提升事业单位数字档案利用率。

参考文献：

[1]叶建强.福建省政府发布《数字档案共享管理办法》[N].中国档案报，2018-02-08（001）.

[2]梁景芝.云技术下数字档案信息资源共享体系的架构设计[J].档案管理，2015（05）：82-83.