信息时代档案管理工作的创新研究

董栗彤 董丁硕

[摘 要]随着社会经济与科学技术的不断发展，互联网技术的应用带动了档案管理工作创新，其中因为涉及的内容比较多，档案管理工作呈现出复杂性，要想真正提高档案管理的效率与质量，则需要将信息管理技术应用在档案管理中，实现创新发展。本文主要探究了档案管理信息化的意义和档案管理工作存在的问题，并提出了有效的创新对策。

[关键词]信息时代；档案管理；创新；重要性

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.084

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）12-0-02

众所周知，信息管理技术在各个领域得到了广泛应用，也有必要将其应用在档案管理中，才能适应信息时代的需求。档案管理工作十分重要，具有烦琐性与复杂性的特点，在信息时代需要重视信息技术的应用，才能推动档案管理实现可持续发展。

1 档案管理信息化的含义、特点与内容

1.1 档案管理信息化的含义

顾名思义，档案管理信息化是建立在信息技术之上对档案管理工作进行组织与规划，以此实现档案资料的高效管理。换而言之，档案管理信息化是建立在传统档案管理基础之上的，对其内容进行科学分析，使其朝着现代化与数字化的方向进行转变。

1.2 档案管理信息化的特点

在信息化发展的背景下，档案管理的特点有3个：第一，完善各项规章制度，实现统一性；第二，加强信息技术应用，实现信息化管理；第三，具有科学性，应用信息技术的优势与作用发挥出信息资源的优势，推动档案管理全面发展。

1.3 档案管理信息化的内容

从整体角度分析，在新时期档案管理信息化建设已经成为当前的关键所在，需要从多角度进行分析与研究，其内容包括以下几点。第一，基础设施建设。要想真正推动档案管理信息化建设，需要具备良好的软硬件基础设施条件，这是提高档案管理信息化的重要基础。除此之外，相关单位还需要针对实际情况，积极构建全国性的档案管理信息化基础设施平台，从而可以实现档案管理信息化建设。第二，实现标准规范建设。无论从宏观角度还是微观角度进行分析，均可以清楚地了解做好档案管理信息化建设是实现档案信息化管理标准的基础，所以笔者认为相关单位在发展进程之中需要从现实出发，做好调研工作，并且提高档案管理信息化的标准。第三，档案信息资源建设。做好档案信息资源建设同样是其中不可或缺的重要内容，也是经济社会发展的战略资源，为从根本上发挥出档案信息资源建设的有效性，需要紧跟时代发展的要求，将档案信息资源建设与数字档案馆进行关联，实现统一协调。第四，建设应用系统。这是实现档案信息化建设的基础保障，需要满足功能设计的基本要求。第五，构建人才队伍。相关单位可以通过培训的方式，提高管理人员的信息技术水平，如此才能真正為档案信息化管理提供保障。

2 新时期做好档案管理信息化的重要意义

在信息化时代，如果仍旧采取传统的档案管理模式，已无法满足信息化时代的要求，通过采取信息化手段可以在潜移默化中实现医院档案管理的规范化。具体来说，新时期做好档案管理信息化的重要意义有以下几个方面。第一，满足档案管理的实际需求。随着信息技术的快速发展，相关单位通过推进档案管理信息化可以满足档案管理的实际需求，顺应时代发展的要求。第二，有助于事业单位的发展。事业单位的快速发展离不开档案管理工作，其中包括了人才资源，积极做好人才资源管理可以实现其优化分配，培养更多的优秀人员，从而能够充分发挥出档案资源的价值。第三，可以改变传统模式存在的缺陷与不足。相关单位通过采取信息管理能够方便信息存储与记录，提高工作效率，进而能够有效节省人力、物力，为事业单位的发展奠定基础。

3 信息化时代档案管理存在的问题

3.1 档案管理缺乏合理性

从整体角度分析，档案管理所涉及内容众多，无论是信息资源的生成还是管理均呈现出多样性，且在整个管理与发展中易受到主客观因素的影响，从而会使档案管理缺乏合理性。此外，档案资源设计也会受到不确定因素的影响，比如信息内容受到限制，长此久往则会导致档案管理工作缺乏合理性。

3.2 档案管理理念落后

无论从宏观角度还是从微观角度进行分析，均可以清楚地认识到在信息化的背景下档案管理工作的服务对象发生了转变，从传统的领导层面扩大到了基层人群，但却存在档案管理理念落后的问题。例如，在信息化时代管理人员不重视档案管理工作，导致工作缺乏针对性，并且在设计方面也不科学，无法真正实现档案管理与电子政务的同步结合。

3.3 档案规划与设计呈现出滞后性

从本质上进行分析，档案规划与设计出现滞后性主要表现在以下两个方面。第一，由于档案信息资源管理往往会受到权限、资金等因素的限制，所以无法制订出统一的规划方案。第二，受档案自身变化的影响，在整个发展的进程中，档案资源信息化管理设计缺乏明确性，比如电子文件等往往会使档案信息化设计具有新颖性，但是如果系统设计不合理，则无法保证档案信息化资源的真实性。

4 信息化时代档案管理工作的创新对策

在信息化时代，档案管理工作表现出诸多缺陷与不足，严重制约了总体发展，在新时期需要加以重视。针对档案管理工作存在的问题，笔者提出了如下对策。

4.1 保证档案管理的科学性和合理性

无论从宏观角度还是微观角度，要想真正发挥信息化的作用与价值，保证档案管理的科学性，那么首要任务便是从整体出发，积极转变传统的档案管理理念，融入新理念与新思想，不断拓宽档案管理的渠道，从而才能在无形中实现档案管理的创新发展。还有一点是要保证档案管理的合理性，明确档案管理的发展方向，要紧跟时代发展的步伐与要求，加强信息化技术的应用，使其朝着科学性与现代化的方向发展，并在新时期要将科学发展观作为指导思想，重视档案管理工作，真正实现工作内容创新。

4.2 做好档案管理服务创新工作

通常情况下，在档案管理工作服务创新的分析中，需要对档案管理理念进行优化处理，做好档案管理服务创新工作，并且要在工作服务体系创新发展方面做好以下几点工作。第一，重视档案管理工作，不断提升其服务水平与管理水平，打破传统模式下的松散局面，针对实际的发展情况积极构建切实有效的服务管理体系，从而才能从本质上满足不同群体对档案资源的需求。第二，做好统一管理，尤其要重视档案备份工作，不断完善数据资源。第三，严格按照管理系统的相关规定，明确档案管理中的内容，并且要做好专业化指导，从而增强其信息化意识，推动档案管理工作稳定发展。

4.3 实现档案管理资源共享

资源共享是十分重要的，在档案管理信息化管理中需要实现资源共享，对数据内容进行统一整理，从而为档案管理工作的健康发展奠定基础。从某个角度分析，档案管理工作资源共享需要做到三点：第一，将科学发展观作为档案资源优化的基础，并将科学技术应用在档案管理工作中；第二，在构建档案管理平台的过程中要不断完善档案管理资料库，从初级转变为高级，实现档案资源的分层次共享；第三，构建完善的档案资源共享平台，摒弃传统的设计理念，减少各类因素造成的影响，对相关问题进行反馈，为实现档案管理资源共享奠定基础。

5 结 语

在信息化快速发展的背景下，需要对档案管理工作加以重视，并且应用信息化手段，促进其创新发展。现阶段档案管理中存在很多问题，档案管理人员需要及时发现与解决，将信息化融入其中，推动档案管理实现可持续发展。

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