公文档案信息化建设研究

2018-09-21李晶

中国管理信息化 2018年12期

关键词：信息化建设

李晶

[摘要]档案信息化是科学管理档案的一种方式，也是拓宽档案为社会提供公共服务的一种手段。本来从公文档案信息化建设的特点、建设现状入手进行阐述，并就如何做好公文档案信息化建设提出了几点建议，旨在推动公文档案信息化建设。

[关键词]公文档案；信息化；建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.082

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）12-0-02

1 公文档案信息化概述

公文档案信息化是指在国家档案行政部门的管理和规划下，将公文档案的信息进行电子化处理，并对档案信息进行相应的分类管理，从而为社会提供服务，以此来实现档案现代化。公文档案信息化，从一定程度上意味着档案信息化的成功转型，将传统纸质版的档案信息用电子化的形式呈现出来，可以说是非常成功的一种转型，利用网络平台可以提高档案信息的利用率，也可以为广大用户提供最优质的档案信息化服务。

2 公文档案信息化的内容

从国内对公文档案信息化的研究现状而言，档案学界的很多人对于公文档案信息化的主要内容从认识上没有一个统一的标准，所以目前学界还无准确定论。但是就笔者来看，公文档案信息化的内容包括以下几个方面。

（1）电子公文文件管理。随着科技的发展，电子文档逐渐成为企业公文运用中不可或缺的一部分。电脑的普及使公文逐渐实现电子化，所以电子版公文也逐渐普及，从原有纸质的公文到现在电子版的公文，实现了质的飞跃。电子版的公文相较于纸质版的公文而言，具有节能环保、易于保存等特点。

（2）公文档案信息数字化。纸质公文档案收藏起来比较费劲，占用的空间较大，如果遇到自然灾害，档案就很容易被损坏，但是如果将公文档案进行数字化处理，就可以拷贝很多份，从而就不会出现信息丢失的风险。同时，公文档案信息数字化，可以节省大量的人力资源，不用花费时间和精力去整理档案，从而可以提高企业的资源利用率。

（3）公文档案网络服务。网络服务是一个公开化的平台。公文档案网络服务可以分为两类，一类是比较开放性的公文，可以放到网上供大家阅读，另一类是私密性的公文，公文管理人员可以在系统中设置查看权限，需要输入验证码或者登录自己的账号才能获取资源，从而既能保证公文被需要的人使用，也能保护个人隐私不受侵犯。

（4）公文数字档案馆建设。公文数字档案馆建设，可以说是档案信息化建设里面比较高端的服务，将传统的档案服务项目与现代科技结合起来。只有拥有大量的公文，才可以建立公文数字档案馆。公文管理人员可以将公文进行细致分类，并利用信息技术形成一个公共的数字档案馆，但目前大多数企业还没有建设公文数字档案馆的条件。

3 公文档案信息化的特点

（1）公文档案原始性不变。虽然将公文档案由纸质版变为电子版，但是公文档案的内容没有发生原始性的改变。公文档案信息化，不应该拘泥于传统的纸质版文件，将其作为电子版的档案，使得公文从这种形式中解放出来，为员工阅读公文档案提供了更为便捷的方式，所以它的原始性保持不变。

（2）公文档案信息化覆盖全面。公文档案信息化覆盖，建立在网络法制健全的基础上，可以保证公文档案的安全性，所以公文档案也就慢慢实现了公文档案信息化的全面覆盖。

（3）公文档案信息化具有时效性的特点。公文都是对重大事件的一些批示，所以具有时效性的特点，在查阅时可以及时获取有效信息，实现企业利益最大化。对于公文，企业员工应该及时处理好自己部门的公文，尽可能保证不会影响其他部门做出相应的决策。

（4）公文档案信息化具有特殊性。具体来说，公文档案信息化的特殊性主要体现在公文的特殊性上，即公文具有时效性的特点，这个在前面已经论述。公文档案信息化的特殊性还体现在公文是以数字化的形式进行呈现。网络安全虽然越来越有效，但如果企业网络一旦出现漏洞，那么这些公文就會面临巨大的危险，这就要求企业要及时修复网络漏洞，来保证企业网络的安全。

4 公文档案信息化建设的现状

4.1 公文档案信息化建设取得的成果

近年来，我国的档案信息化发挥了至关重要的作用，在一些企业中也得到了应用。公文作为档案信息化中的一个模块，也受益颇多。

（1）公文电子文件管理快速发展。公文电子文件管理快速发展，将员工从繁重的公文整理中解脱出来，不再是传统“吃力不讨好”的操作方式。调查研究表明，公文电子文件管理，不管是小公司还是大企业，都积极去实现网络自动化，从而推进了文档一体化进程。

（2）公文档案网络服务建设逐渐完善。调查显示，公文档案网络服务建设逐渐完善，一方面公文档案建设有区域网络，使特有的人群能阅读公文档案，保证了公文档案的隐私性和安全性。另一方面，公文档案网络建设有公共网，方便广大公众的阅读取用，但是公文档案的网络服务建设还存在缺陷，有很多用户不能及时获取相关信息，所以公文档案信息化建设还需要主动解决网络服务中存在的问题。

（3）公文档案信息化制度建设逐渐完善。在一个企业中，制度是保证企业有效运转的基础，所以公文档案信息化制度建设也是必不可少的。我国颁布了很多关于信息化制度建设的条例，也出台了相关比较严格的管理标准，所以能够有效避免档案信息化走更多弯路。

4.2 公文档案信息化建设存在的问题

（1）公文档案信息化观念薄弱。虽然很多企业已经认识到公文档案信息化建设的重要性，但是只停留在表面，而没有进行有效管理。另外，公文档案信息化也取决于企业经营规模的大小，有些小企业为了节约公司的运营成本，将档案信息化这一至关重要的基础性环节进行精简，导致档案管理工作不能顺利开展。还有就是公文档案信息化过程中，没有破除一些比较传统的观念，导致公文档案信息化观念没有深入人心。

（2）公文档案信息化建设发展不平衡。公文档案信息化建设发展不平衡，主要体现在企业与企业之间的规模大小、实力等的不同，从而造成公文档案信息化建设发展不平衡。实力较强的公司公文档案信息化建设做得比较完善，但是相对于规模较小的企业来说，公文档案信息化建设存在很多漏洞，所以从横向比较来说，企业公文档案信息化建设存在不平衡的问题。

（3）公文档案信息化的基础条件差。从大的方面来讲，虽然我国的信息化建设发展迅速，但是将重点放在公文档案信息化建设上的时间较晚，从而会影响公文档案信息化建设的进程。另外，一些企业的管理层在公司建设中由于资金、人力、物力短缺，导致公文档案建设缓慢。

（4）公文档案信息存在安全隐患。公文档案信息在录入的时候涉及保密信息和大量的个人信息，但由于影响网络安全的因素很多，也缺少专业人员来修复网络漏洞，从而使公文档案信息存在很多安全隐患。

5 公文档案信息化建设的对策

（1）健全公文档案信息化建设的法律法规与标准。从国家层面而言，要健全公文档案，我国需要从法律层面约束一些不法分子的犯罪行为，为公文档案信息化建设提供法律保障。

（2）树立正确的公文档案信息化观念。企业管理人员只有树立正确的企业档案信息化观念，才能更好地为公文档案信息化建设服务。作为管理层，应该认识到公文档案信息化建设的重要性，积极转变传统的观念，并投身于公文档案信息化建设的浪潮中。同时，针对档案信息化建设，企业要加大宣传力度，带领员工加入公文档案信息化建设。

（3）培养高素质的档案管理人才。企业重点培养高素质的档案管理人才，定期对员工进行专业培训，使他们能够熟练运用网络对档案进行分拣、归类、整理。另外，企业还要培养熟练掌握计算机技术的人才，确保能够及时修复档案管理系统的漏洞。

6 结语

在网络逐渐普及的今天，企业要紧跟时代的脚步，做好公文档案信息建设工作。档案是一个公司历史的见证，也是对于公司资源的整合，只有加强企业档案信息化建设，才能推动企业实现可持续发展。

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